Właściwe ustalenie harmonogramu czasu pracy nie jest szczególnie trudne, pod warunkiem że pracodawcy uda się uniknąć kilku błędów. Jakie najczęściej mogą się zdarzyć?

Zanim pracodawca rozpocznie tworzenie harmonogramu czasu pracy, musi określić obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy. Następnie ustala dla niego wymiar czasu pracy. Sama technika liczenia tego wymiaru nie sprawia szefom większej trudności, ale mimo to mylą się w obliczeniach. Dlaczego?

Wielu z nich traktuje tydzień pracy jako 7 kolejnych dni kalendarzowych od poniedziałku do piątku. Tymczasem jest to 7 dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2 k.p.).

Ustalając wymiar czasu pracy na luty br., pracodawca mnoży 40 godzin przez 3 pełne tygodnie okresu rozliczeniowego: 5- 9 lutego, 12 - 16 lutego, 19 - 23 lutego (40 x 3 tygodnie = 120 godzin). Do tego dodaje 40 godzin (8 godzin x 5 dni wystających = 40 godzin, tj. 1-2 lutego i 26 - 28 lutego).

Pracodawca rozpoczął liczenie pełnych tygodni od poniedziałku 5 lutego, tymczasem okres rozliczeniowy rozpoczyna się 1 lutego w czwartek, a pierwszy tydzień tego okresu rozliczeniowego kończy się 7 lutego w środę.

Czasami ten błąd zmienia ostateczny wynik wymiaru czasu pracy, a nawet jeśli tak nie jest, to błędne ustalenie tygodnia pracy narusza zasady tygodniowych odpoczynków zatrudnionych.

Pracodawca ma miesięczny okres rozliczeniowy. W lutym ustalił tygodniowe odpoczynki na 8-9 lutego i następny na 15-16 lutego br. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby tydzień pracy można liczyć od poniedziałku do piątku. Wówczas odpowiedni odpoczynek byłby zachowany w każdym tygodniu. Jednak pierwszy tydzień pracy w tym miesiącu rozpoczyna się 1 lutego w czwartek,a kończy się w środę 7 lutego. Oznacza to, że w pierwszym tygodniu okresu rozliczeniowego pracowników pozbawiono prawa do co najmniej 35-godzinnego odpoczynku. To natomiast zgodnie z art. 281 pkt 5 k.p. jest wykroczeniem, za które pracodawcy grozi grzywna.

Po ustaleniu wymiaru czasu pracy na dany okres rozliczeniowy można układać harmonogram czasu pracy. Pracodawcy nie wolno zaplanować w nim większej liczby godzin pracy, niż wynika to z wymiaru na dany okres rozliczeniowy. Szef nie może też przekroczyć w konkretnych dniach dobowej normy czasu pracy lub dopuszczalnego w niektórych systemach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Nie wszyscy pracodawcy o tym pamiętają.

Wielu z nich, ustalając liczbę godzin pracy na poszczególne dni tygodnia, przekracza wymiar czasu pracy. Jest to wykroczenie, za które grozi grzywna. Dlaczego? Jeżeli praca ponad wymiar wynika z rozkładu czasu pracy, to znaczy, że pracodawca zaplanował nadgodziny. To natomiast - zgodnie z art. 151 § 1 k.p. w zw. z art. 281 k.p. - jest zabronione.

Szczególnej rozwagi wymagają harmonogramy układane dla równoważnych systemów czasu pracy. Wydłużając dobową normę czasu pracy jednego dnia, pracodawcy zapominają o tym, aby w następnym dniu skrócić odpowiednio czas pracy albo oddać dzień wolny. Jeżeli np. w środę pracownik wykonywał pracę przez 12 godzin, to w innym dniu powinien pracować mniejszą liczbę godzin lub dostać dzień wolny.

Ustalając harmonogram czasu pracy, pracodawcy nie zaznaczają w nim dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Nawet jeśli takim dniem jest sobota, to nie wystarczy wskazać, że jest to dzień wolny. Z harmonogramu musi dodatkowo wynikać jeszcze jego charakter. Prawidłowo będzie, jeżeli w rubryce dotyczącej dnia wolnego z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy pracodawca wpisze W5.

Uwaga! Kodeks pracy nie precyzuje, który dzień tygodnia powinien być wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Może to być poniedziałek, środa lub sobota. Chodzi o to, aby w ogólnym podsumowaniu w jednym tygodniu pracy pracownik nie pracował więcej niż 5 dni w tygodniu. Zatem co do zasady szósty dzień musi być zawsze wolny, ale od tej reguły są wyjątki.

Wolno bowiem tak ustalić harmonogram czasu pracy, aby w jednym tygodniu pracownik wykonywał swoje obowiązki przez 6 dni, pod warunkiem że w innym tygodniu, należącym do tego samego okresu rozliczeniowego, będzie miał 2 dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Wówczas będzie pracował tylko 4 dni.

Innym błędem popełnianym przez pracodawców jest planowanie pracy w niedzielę i święta bez oddawania za to pracownikom dni wolnych.

Nie każdy pracownik może pracować w te dni, a nawet jeśli tak się stanie, to pracę w niedzielę czy święto rekompensuje się dniami wolnymi w innej części tygodnia.

Nie wystarczy jednak, aby pracodawca zaznaczył dzień wolny. Podobnie jak przy dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy musi zaznaczyć charakter tego dnia wolnego. Może go oznaczyć np. jako WN albo WS. Oznaczenia te są ważne ze względu na prawidłowe rekompensowanie nadgodzin. Może się bowiem zdarzyć, że mimo wolnego dnia pracownik przyjdzie do firmy. Jak wtedy zrekompensować mu tę pracę? Oznaczenia pozwolą zweryfikować, czy chodzi o dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dzień harmonogramowo wolny, czy właśnie dzień udzielony w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Zgodnie z art. 151k.p. za pracę w dniu wolnym udzielonym za niedzielę lub święto pracodawca musi udzielić w pierwszej kolejności dnia wolnego. Jeżeli będzie to dzień wolny za niedzielę, ma to nastąpić w ciągu 6 dni kalendarzowych następujących lub poprzedzających taką niedzielę. A jeżeli będzie to praca w dniu wolnym za święto, wówczas pracodawca udziela dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. 100-proc. dodatek za pracę w te dni szef wypłaci dopiero wtedy, gdy pracownik nie będzie mógł odebrać wolnego dnia.

Powszechnym błędem w rozkładach czasu pracy jest również brak odpoczynków od pracy.

W każdym tygodniu pracownikowi należy zapewnić minimum 35 godzin, w których jest co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy. Zazwyczaj pracodawcy zachowują ten odpoczynek - gwarantują zatrudnionym sobotę i niedzielę wolną od pracy. Wtedy odpoczynek tygodniowy jest nawet dłuższy, bo wynosi 48 godzin.

Nie byłoby zatem złamaniem przepisów, gdyby pracownik świadczył pracę w sobotę, niedzielę miał wolną, a dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy odbierał np. na początku tygodnia albo dopiero w następnym tygodniu.

W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik wykonuje pracę przez 8 godzin na dobę. Niedziela to dla niego dzień wolny, a sobota jest dniem pracy. W pierwszych dwóch tygodniach pracy dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy to środa. Wyjątkowo w trzecim tygodniu okresu rozliczeniowego pracownik poza niedzielą pracuje codziennie od 8 do 16. Dopiero w ostatnim tygodniu okresu rozliczeniowego szef oddał mu 2 dni wolne za przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Jeśli chodzi o odpoczynek tygodniowy, to pracodawca zachował go w każdym tygodniu. W sumie godzin tego odpoczynku jest więcej niż 35. Są to bowiem 24 godziny z całej wolnej niedzieli i jeszcze 16 godzin z soboty. Uwaga! Doba w niedzielę trwa od 8 w tym dniu do 8 w poniedziałek.

Pracodawca musi pamiętać, że 24 godziny z dnia całkowicie wolnego i dodatkowe 11 godzin odpoczynku dobowego z innego dnia muszą wystąpić łącznie. Nie może być zatem tak, że niedziela jest wolna, a 11 godzin odpoczynku dobowego, który pracodawca mógłby doliczyć do 24 godzin, występuje np. w piątek.

Uwaga! Nie zawsze odpoczynki są takie same. Przykładowo przy zmianowej organizacji pracy szef może skrócić odpoczynek tygodniowy do 24 godzin. Natomiast w równoważnych systemach każdy dobowy wydłużony wymiar czasu pracy trzeba zrównoważyć krótszym wymiarem czasu pracy w innych dniach tygodnia lub po prostu udzielić pracownikowi wolnego dnia.

Zdarza się też, że pracodawcy tworzą grafiki czasu pracy na krótsze okresy rozliczeniowe niż przyjęte w firmie.

W firmie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracodawca ułożył jednak harmonogram czasu pracy na miesiąc. Jest to błąd. Grafik czasu pracy powinien obejmować cały kwartał. Uwaga! Harmonogramy czasu pracy krótsze niż okres rozliczeniowy mogą występować tylko w nielicznych wypadkach, np. przy czasie pracy kierowców.

Nie ma obowiązującego powszechnie wzoru karty ewidencji czasu pracy. Każdy pracodawca powinien stworzyć taki dokument samodzielnie.

Na prośbę czytelnika w ostatniej DOBREJ FIRMIE prezentowaliśmy prawidłowy wzór takiej ewidencji. Dziś wskazujemy zasady, jakich trzeba przestrzegać, wypełniając taki dokument.

W pierwszej kolejności pracodawca podaje wszystkie godziny pracy w poszczególnych dniach. Nie chodzi jednak o zaplanowaną przez szefa dobową normę czasu pracy, ale faktycznie przepracowane godziny.

Jeżeli zatem dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin, a pracownik dodatkowo wykonywał pracę przez 4 godziny, to pracodawca wpisuje, że jego faktyczna liczba godzin pracy tego dnia wyniosła 12.

Pracodawca wyszczególnia godziny przepracowane w niedziele i święta, w porze nocnej, w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz godziny nadliczbowe.

W ciągu tygodnia pracownik przepracował 12 godzin nadliczbowych, bo pracował po 4 godziny we wtorek, czwartek i piątek. W czwartek 4 godziny jego pracy przypadały na porę nocną. W ewidencji czasu pracy szef zaznaczył, że w sumie we wtorek, czwartek i piątek liczba faktycznie przepracowanych godzin wynosi 12. W oddzielnej rubryce zaznacza godziny nadliczbowe. W każdym z tych dni będą to 4 godziny, ale w rubryce podsumowującej czwartek musi dodatkowo zaznaczyć 4 godziny wykonywane w nocy.

Uwaga! Zaznaczając godziny pracy w porze nocnej, dodatkowo wpisz je w rubryce nadgodzin.

W ewidencji czasu pracy trzeba też zaznaczyć, w jakich dniach pracownika nie było w pracy i dlaczego. W ewidencji muszą się zatem znaleźć rubryki dotyczące urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.

Jeśli pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, to najlepiej określić go np. literą W. Przy zwolnieniach od pracy pracodawca podaje przepis, na podstawie którego pracownik jest nieobecny. Jeżeli np. odbiera czas wolny za pracę w nadgodzinach, to w rubryce zwolnień od pracy szef wpisuje art. 151§ 1 k.p. A jeżeli nieobecność jest spowodowana niezdolnością do pracy z powodu choroby, szef może to oznaczyć w ewidencji np. jako CS.

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia rozkładu czasu pracy. Z art. 150 § 1 k.p. wynika jedynie, że rozkłady czasu pracy tak samo jak okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu.

Większość ekspertów dostrzega różnicę między rozkładem i harmonogramem czasu pracy. Ten pierwszy ogólnie wskazuje dni w tygodniu, kiedy pracownik pracuje i po ile godzin. Natomiast harmonogram określa szczegółowo dni i konkretne godziny pracy w okresie rozliczeniowym.

Uwaga! Przepisy milczą o możliwości zmieniania harmonogramów czasu pracy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Eksperci przyjmują jednak, że nie wolno tego robić.

Przy ustalaniu czasu pracy na dany okres rozliczeniowy należy stosować zasady wynikające z art. 130 k.p. Wyliczmy zatem prawidłowo wymiar czasu pracy.

Pracodawca mnoży 40 godzin (norma średnio-tygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym, a następnie do otrzymanej liczby godzin dodaje iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających).

Jeżeli w okresie rozliczeniowym święto wypada w innym dniu niż niedziela, to pracodawca obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Uwaga! Obecnie wymiar czasu pracy ujmuje się z tytułu każdego święta. Przed ostatnią nowelizacją kodeksu pracy trzeba było go zmniejszać tylko o 8 godzin bez względu na ilość występujących w jednym tygodniu świąt.

Jeżeli w okresie rozliczeniowym pracownik ma nieobecność usprawiedliwioną, to szef obniża wymiar jego czasu pracy o liczbę godzin tej nieobecności w firmie, o ile godziny te, zgodnie z rozkładem czasu pracy, przypadały do przepracowania w czasie tej absencji.

Uwaga! Ten krok dotyczy nie tyle samego planowania czasu pracy, ile jego rozliczania.

W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy i wymiar czasu pracy na luty br. wynosi: 40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

Pierwszy dzień lutego przypadał w czwartek.

Tydzień dla tego okresu rozliczeniowego kończy się w środę. Oznacza to, że pełnych tygodni w lutym jest 4 i nie ma żadnych dni wystających.

Uwaga! W lutym nie ma też żadnego święta. Pracodawca nie musi więc obniżać wymiaru czasu pracy o 8 godzin.