Dokumentacja pracownicza: grafiki można wyrzucić po trzech latach

Na dokumentację pracowniczą, którą dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 r. lub później przechowuje się przez 10 lat kalendarzowych po roku, w którym ustało zatrudnienie, składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Katalog dokumentów wchodzących do tej drugiej grupy określa § 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369). Obejmuje ona m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Katalog tych dokumentów nie obejmuje harmonogramów czasu pracy (grafików pracy).

Co prawda MRPiPS w swoich wyjaśnieniach (stanowisko z 7 lutego 2019 r.) stwierdziło, że harmonogramy powinny być przechowywane przez taki sam okres, co ewidencja czasu pracy. Trudno jednak znaleźć jakiekolwiek podstawy dla uznania zasadności takiego podejścia. Taki obowiązek nie wynika ani z przepisów kodeksu pracy, ani przywołanego rozporządzenia. Koncepcja przechowywania harmonogramów pojawiła się w jednym z projektów rozporządzenia, ale ostatecznie z tego zrezygnowano.

W związku z powyższym należy przyjąć, że grafiki powinny być przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, tj. trzy lata.

Autor jest prawnikiem