Nawet jeśli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone, trzeba je złożyć w sądzie

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i kodeksu spółek handlowych roczne sprawozdanie finansowe spółki powinno zostać zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Firmy, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają więc na to czas do końca czerwca.

Kodeks spółek handlowych w art. 231 wskazuje, że zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W porządku obrad zgromadzenie powinno się znaleźć:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,

• podjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty (jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników) oraz

• udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Z kolei przepisy bilansowe (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości) mówią, że sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 ustawy o rachunkowości, podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni należy udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub ich członkom roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także opinię wraz z raportem biegłego rewidenta. Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Kolejnym etapem jest złożenie rocznego sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym (10 dni od dnia zatwierdzenia) i rejestrze sądowym (15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego). Należy pamiętać, że nawet jeśli termin zatwierdzenia sprawozdania nie zostanie dotrzymany, to spółka nie jest zwolniona z obowiązku złożenia kompletu dokumentów do właściwego rejestru sądowego. Zgodnie bowiem z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie:

- w ciągu 15 dni po tym terminie, a także

- 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami. W komplecie dokumentów, które kierownik jednostki składa do KRS, powinny się znaleźć:

• roczne sprawozdanie finansowe,

• opinia biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu),