Gdzie w księdze podatkowej wpisać czynsz za lokal

- Od grudnia 2016 r. prowadzę działalność gospodarczą w wynajętym lokalu. Lokal wynajmuję od firmy X. Zgodnie z umową firma X 2 grudnia 2016 r. wystawiła fakturę za grudzień 2016 r. (nr 34/12/2016) na kwotę 1500 zł plus 345 zł VAT. Fakturę tę otrzymałem 2 grudnia 2016 r. Jestem podatnikiem VAT czynnym wykonującym wyłącznie czynności opodatkowane VAT, a zatem podatek naliczony w kwocie 345 zł odliczę w deklaracji VAT-7 za grudzień 2016 r. W jakiej kolumnie powinienem ująć tę fakturę za czynsz najmu za grudzień 2016 r. w prowadzonej przeze mnie (metodą kasową) podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatek na wynajem lokalu, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza, niewątpliwie może być dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodów.

Poniesione w dniu wystawienia faktury

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik prowadzi podatkową księgą przychodów i rozchodów metodą kasową. Oznacza to, że powinien potrąć koszt zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W przypadku czytelnika faktura została wystawiona (i  otrzymana przez czytelnika) 2 grudnia 2016 r. Tego dnia czytelnik powinien zatem potrącić udokumentowany tą fakturą koszt nabycia usługi najmu za grudzień.

Uwaga! Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że na udokumentowanie poniesionego wydatku z tytułu czynszu najmu za grudzień 2016 r. czytelnik posiada fakturę wystawioną przez wynajmującego. Warunek należytego udokumentowania wydatku należy więc uznać za spełniony. Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą zapisów w księdze są bowiem dowody księgowe, którymi są m.in. faktury.

Pomocne objaśnienia do pkpir

W niniejszej sprawie problem sprowadza się do tego, w której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów czytelnik powinien ująć wydatek z tytułu najmu lokalu użytkowego.

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i  rozchodów, do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów, przeznaczona jest kolumna 13. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki jak czynsz za lokal. Czytelnik powinien zatem wpisać wydatek do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i  rozchodów.

Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. „23/12/2016" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, czyli fakturę nr  34/12/2016. Założyłem, że czytelnik numeruje wpisy w  księdze w podziale na poszczególne miesiące – wpisy numeruje się od początku miesiąca, a pierwszy wpis w każdym miesiącu jest oznaczony liczbą porządkową 01.

Uwaga! VAT naliczony wynikający z otrzymanej faktury za najem lokalu użytkowego nie jest kosztem uzyskania przychodów, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o VAT, gdyż podlega odliczeniu w deklaracji VAT-7.