Przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur pozostaną w takim kształcie, jak uchwalił je Sejm. W ubiegłym tygodniu stosowną nowelizacją ustawy o VAT zajmował się Senat, ale odrzucił ją w całości. Powodem były zastrzeżenia do niekonstytucyjnego trybu ogłaszania wzorów e-faktur i innych dokumentów. Oznacza to, że Sejm może przyjąć uchwałę Senatu i wyrzucić ustawę do kosza. Może także stanowisko senatorów odrzucić, co przy obecnym układzie sił politycznych jest bardziej prawdopodobne.
W ten sposób wiadomo już, że dniem, na który wyznaczono start nowego systemu, będzie 1 lipca 2024 roku.
Czytaj więcej:
Warto próbować
Dlatego właśnie eksperci zalecają, żeby już dziś zacząć przygotowania organizacyjne i techniczne. Jak sugeruje Michał Sieradzan, kierownik produktu w firmie Symfonia (dostawcy oprogramowania dla biznesu), warto skorzystać z testowej wersji KSeF, którą udostępniło Ministerstwo Finansów.
– Niestety, testy systemu pokazały, że nie wychwytuje on wszystkich problemów, które dzisiaj rozwiązywało się za pomocą podmiany faktur – zauważa Sieradzan. I podaje przykład: Może się zdarzyć, że sprzedawca przez przypadek wyśle kilka razy tę samą fakturę. Jeśli zrobi to w odstępach kilkugodzinnych, to każda z nich dostanie swój odrębny numer i będzie dla odbiorcy wezwaniem do kilkakrotnej zapłaty należności i VAT.
tylu podatników bierze udział w testach KSeF
(wg Ministerstwa Finansów)
– Mogą być zresztą kłopoty ze skorygowaniem takiej faktury do zera, skoro u wystawcy figuruje ona jako jedna, a nie kilka faktur – przewiduje Sieradzan. Przypomina także, że wraz z uruchomieniem KSeF zniknie dzisiejsza praktyka biznesowa, jaką jest anulowanie faktury. Będzie możliwa tylko jej sformalizowana korekta przez KSeF. Podobnie będzie z wszelkimi modyfikacjami jakichkolwiek treści na fakturze.
Wielu partnerów to wyzwanie
W dużych firmach, np. w branży motoryzacyjnej czy farmaceutycznej, wprowadzenie KSeF wiąże się z wyzwaniami wynikającymi z dużej liczby partnerów handlowych takich firm oraz używania różnych zaawansowanych systemów księgowych, zarządzania i zbierania danych dotyczących transakcji. – Konieczny może być zakup i zainstalowanie aplikacji pośredniczących w wymianie danych między tymi systemami a KSeF, a także odpowiednie dostosowanie każdego z tych systemów i ich wzajemna komunikacja w czasie rzeczywistym – sugeruje Helena Bogdanowska, doradca podatkowy. Zwraca ona też uwagę na ważną w dużych firmach kwestię procedury akceptacji faktur zakupu.
– Dzisiaj, zgodnie z dobrymi praktykami, każdą taką fakturę akceptuje pracownik właściwego działu odpowiedzialny za kontakt z klientem oraz jego przełożony. Ten schemat wciąż będzie utrzymywany, przy czym trzeba zaprojektować taki sposób współpracy między KSeF a wewnętrznymi systemami, by faktury były odpowiednio przydzielane do poszczególnych zespołów – przewiduje Helena Bogdanowska. Dodaje, że warto przy tym uniknąć sytuacji, w której wszystkie faktury z systemu KSeF trafiają do wszystkich osób akceptujących faktury, bo byłoby to z różnych względów niepożądane.
faktur dziennie będzie mógł przyjąć KSeF
Jak pilnować terminów
Na konieczność zmian organizacyjnych w firmach zwraca także uwagę Iwona Biernat-Baran, doradca podatkowy. Dotyczy to, jej zdaniem, także kwestii terminowego wystawianie faktur. – Nawet dziś, jeszcze bez KSeF, w dużych firmach wewnętrzne uzgodnienia co do wystawianych faktur trwają na tyle długo, że firma nie zawsze dotrzymuje ustawowego terminu wystawienia faktury do określonego dnia w kolejnym miesiącu po dostawie towaru czy wykonaniu usługi. Wdrożenie KSeF może wymóc dotrzymywanie tych terminów – przewiduje ekspertka.
Czytaj więcej:
Wystawianie e-faktur będzie obowiązkiem także małych firm. I choć prawdopodobnie będą one korzystały z bezpłatnego oprogramowania dostarczanego przez administrację skarbową, to powinny zaznajomić się z nowymi regułami.
– O ile duże firmy często na własną rękę organizują już przygotowania do nowego systemu, o tyle np. jednoosobowi przedsiębiorcy wciąż nie zawsze są świadomi nowych obowiązków. Niezbędna jest duża rządowa kampania informacyjna – uważa Iwona Biernat-Baran.
Etap legislacyjny: przed rozpatrzeniem stanowiska Senatu przez Sejm
