Surowe sankcje za nieprawidłowości w dokumentacji firmy

Jedną z najważniejszych przyczyn kłopotów finansowych małych i średnich przedsiębiorstw jest niesolidność i nieuczciwość ich kontrahentów. W celu zminimalizowania ryzyka z tym związanego dla przedsiębiorców bardzo ważne jest pozyskiwanie kompletnych i rzetelnych informacji o partnerach biznesowych. Przede wszystkim ważne jest posiadanie kompleksowej i zgodnej z rzeczywistością wiedzy na temat formy prawnej, kapitale, strukturze własności czy przedmiocie działalności. Bezcenna jest również wiedza o kondycji finansowej kontrahenta, a więc o jego wypłacalności, dyscyplinie płatniczej, obecności w rejestrach długów, oraz posiadanie danych bilansowych. Firma, która nie będzie posiadała takich informacji, może zaciągnąć niekorzystne dla siebie zobowiązanie i narazić się na poważne kłopoty finansowe, a nawet na bankructwo.

Jakie grożą konsekwencje

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji swojej działalności.  Chodzi tu przede wszystkim o prowadzenie ksiąg podatkowych i rachunkowych, kas fiskalnych oraz wszystkich innych wymaganych przez przepisy prawne skatalogowanych i przechowywanych dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy nie wywiązują się z tych obowiązków, narażają się na surową odpowiedzialność karną.

Zgodnie z art. 303 § 1 kodeksu karnego kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, popełnia przestępstwo. Grozi za nie do trzech lat pozbawienia wolności.

Co ważne, przestępstwo to nie odnosi się do wszystkich dokumentów, a jedynie do tych, dla których obowiązek prowadzenia wynika z przepisu rangi ustawowej, a więc np. z ustawy o rachunkowości. Przedmiotem tego przestępstwa nie są prywatne zapiski, listy, spisy, rejestry sporządzone co prawda w związku z prowadzoną działalnością, jednak do których sporządzenia podmiot gospodarczy nie został zobowiązany ustawowo, co słusznie zauważył Sąd Najwyższy w swoim postanowieniu z 2 lutego 2009 r. (V KK 330/08).

Rodzaje zabronionych zachowań

Do popełnienia tego przestępstwa dochodzi przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca w ogóle nie prowadzi dokumentacji działalności gospodarczej. Nieprowadzenie dokumentacji polega na całkowitym zaniechaniu dokonywania w niej odpowiednich wpisów.

Karalne jest również prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej w sposób nierzetelny. Oznacza to prowadzenie dokumentacji w sposób wadliwy, nieodzwierciedlający we właściwy sposób sytuacji gospodarczej podmiotu. W praktyce sytuacja taka wystąpi, gdy dokumentacja nie daje prawdziwego i zupełnego obrazu działalności gospodarczej danej jednostki, jej interesów czy długów. Nawet zatem jeżeli dana osoba prowadzi dokumentację firmy w sposób niezgodny z obowiązującymi formami przewidzianymi dla tego typu działalności, ale zapisy takie dają zupełny i jasny obraz działalności danej jednostki, to nie popełnia ona przestępstwa nierzetelnego prowadzenia dokumentacji.

Niezgodne z prawem jest też prowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej w sposób niezgodny z prawdą. Należy przez to rozumieć powtarzające się dokonania wpisów, które w całości lub w części nie odpowiadają prawdzie. Nie chodzi tu o sporadyczny przypadek dokonania nieprawdziwego wpisu w dokumentacji firmy, ale powtarzające się praktyki tego rodzaju. Nie oznacza to oczywiście, że osoba, która celowo wprowadziła jeden nieprawdziwy wpis w dokumentacji spółki, w ogóle nie poniesie odpowiedzialności karnej. W takiej sytuacji może ona bowiem zostać ukarana za fałszerstwo dokumentu.

Nierzetelne lub niezgodne z prawdą prowadzenie dokumentacji może w szczególności polegać na niszczeniu jej, usuwaniu, ukrywaniu, przerabianiu lub podrabianiu. Niszczeniem jest takie oddziaływanie na dokument, które uniemożliwia lub utrudnia zapoznanie się z zawartą w nim informacją. Usuwanie lub ukrywanie to z kolei utrudnienie lub uniemożliwienie dotarcia do dokumentu i zapoznania się z jego treścią. Przez podrabianie należy rozumieć nadawanie jakiemuś przedmiotowi, np. nośnikowi informacji w postaci papieru, pozoru oryginalnej dokumentacji działalności gospodarczej danego podmiotu. Może ono dotyczyć całości lub pewnej części tego przedmiotu. Przerabianie polega zaś na dokonywaniu zmian w tekście istniejącego dokumentu i czynieniu go w ten sposób nieprawdziwym. Może ono polegać na dokonywaniu dopisków, usuwaniu fragmentów czy przekreślaniu pewnych zapisów w dokumencie.

Skutkiem jest szkoda majątkowa

Nawet takie nieprawidłowe wywiązywanie się z obowiązku prowadzenia dokumentacji działalności gospodarczej danego podmiotu nie oznacza jeszcze, że sprawca zostanie pociągnięty do odpowiedzialności karnej. Przestępstwo to ma bowiem charakter skutkowy. Oznacza to, że takie działanie osoby zobowiązanej do prowadzenia tej dokumentacji  musi wyrządzić danemu podmiotowi szkodę majątkową. Chodzi tu nie tylko o rzeczywistą poniesioną szkodę (tzw. damnum emergens), ale także o utracone korzyści (tzw. lucrum cessans). Szkodą nie będzie zaś uszczerbek podatkowy, na co zwrócił uwagę Sąd Najwyższy swoim wyroku z 19 lipca 2006 r. (III KK 55/06).

Dla odpowiedzialności za to przestępstwo nie ma znaczenia wysokość tej szkody. Konieczne jest jedynie to, aby w ogóle ona wystąpiła. Jeżeli jednak szkoda ta będzie znaczna, a więc przekroczy 200 tys. zł, to zgodnie z art. 303 § 2 kodeksu karnego sprawca poniesie surowszą odpowiedzialność. W takiej sytuacji grozi mu od trzech miesięcy do pięciu lat pozbawienia wolności.

Jeżeli natomiast czyn sprawcy będzie mniejszej wagi, to grozi mu grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. W praktyce taki przypadek mniejszej wagi zaistnieje wtedy, gdy dany podmiot gospodarczy poniesie niewielkie straty, ale także w sytuacji, gdy stopień nierzetelności dokumentacji nie będzie duży.

Wobec sprawcy tego przestępstwa, który dobrowolnie naprawił wyrządzoną przez siebie szkodę w całości, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary, a nawet może odstąpić od jej wymierzenia. Możliwość taką przewiduje art. 307  § 1 kodeksu karnego.

Jeżeli natomiast sprawca dobrowolnie chciał naprawić szkodę, ale zrobił to nie w całości, lecz w znacznej części, sąd może zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary. W takim przypadku nie jest możliwe odstąpienie od jej wymierzenia.

Nie każdy trafi do więzienia

Przestępstwo to ma charakter indywidualny. Oznacza to, że jego sprawcą może być każda osoba, na której ciąży obowiązek prowadzenia określonego rodzaju dokumentacji działalności gospodarczej. Źródłem takiego obowiązku może być ustawa, orzeczenie sądu, decyzja właściwego organu czy umowa zlecająca prowadzenie takiej dokumentacji.

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Lublinie w swoim wyroku z 20 września 2001 r. (II Aka 162/01), przestępstwo to może popełnić zarówno osoba, która zarządza własnym majątkiem i jednocześnie prowadzi dokumentację swojej działalności gospodarczej, ale także osoba prowadząca dokumentację działalności gospodarczej określonego podmiotu na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub decyzji odpowiedniego organu.

W praktyce zatem za nierzetelne prowadzenie dokumentacji lub nieprowadzenie jej w ogóle mogą odpowiadać nie tylko przedstawiciele władz spółki, np. jej prezes czy wiceprezesi, ale także osoby zatrudnione w spółce w takim celu, jak np. księgowa. Do odpowiedzialności karnej za to przestępstwo mogą nawet zostać pociągnięte osoby, które w ogóle nie są przez daną firmę zatrudnione na umowie o pracę, ale np. na podstawie umowy-zlecenia prowadzą jej dokumentację.

W każdym przypadku sprawca musi działać umyślnie zarówno z zamiarem bezpośrednim, jak i ewentualnym.

Autor jest asesorem Prokuratury Rejonowej Warszawa-Ochota

podstawa prawna: art. 303 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (DzU nr 88, poz. 553 ze zm.)

Na kim ciążą obowiązki

Ustawę o rachunkowości w zakresie, w jakim określa ona obowiązkowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski:

- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,

- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro;

- jednostek organizacyjnych działających na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;

- gmin, powiatów, województw i ich związków, a także: państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych oraz gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;

- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej;

- oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;

- jednostek, które otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.