- Rozpoczynam działalność gospodarczą, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powierzyłem biuru rachunkowemu. Pracownik biura polecił mi wybór uproszczonej metody ewidencji kosztów. Na czym ona polega? Dlaczego chętniej wybieraną metodą jest właśnie ten sposób ewidencjonowania kosztów? – pyta czytelnik.
Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają do wyboru metodę memoriałową lub metodę uproszczoną ewidencji kosztów.
W przypadku pkpir prowadzonej metodą memoriałową (art. 22 ust. 5-5c ustawy o PIT), moment uznania poniesionego wydatku za koszt podatkowy zależy od tego, czy jest to koszt bezpośredni czy pośredni w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.
Koszt bezpośredni uznaje się za poniesiony w roku uzyskania odpowiadającego mu przychodu. W przypadku kosztów pośrednich istotne jest, czy dotyczy on okresu przekraczającego rok podatkowy. W takim przypadku oraz gdy nie jest możliwe ustalenie, jaka część kosztu dotyczy danego roku podatkowego, należy ten koszt podzielić proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy.
Inaczej będzie, gdy podatnik zdecyduje się na metodę uproszczoną. Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty podatkowe w tym przypadku potrącane są tylko w roku, w którym zostały poniesione. Nie trzeba ich dzielić na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. Nie ma znaczenia, jakiego okresu dotyczą.
U podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów – z wyjątkiem zaniechanych inwestycji, wynagrodzeń oraz składek na ZUS, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w pkpir (art. 22 ust 6b ustawy o PIT). Ta zasada obowiązuje bez względu na wybraną metodę ewidencji kosztów – memoriałową czy uproszczoną.
Wybór metody ewidencjonowania kosztów w pkpir ma kluczowe znaczenie dla celów ustalenia momentu uznania kosztu za koszt podatkowy.
Należy pamiętać, że zakup towarów handlowych i materiałów wpisuje się do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, według daty wystawienia dokumentu zakupu.
Podatnicy, jak również biura rachunkowe, chętniej wybierają uproszczoną metodę ewidencji kosztów, ponieważ datą księgowania i jednocześnie datą wpisywaną w kol. 2 księgi jest data wystawienia dokumentu. W takim przypadku, wpisując dokumenty do księgi, układa się je według daty ich wystawienia w danym miesiącu i wprowadza do ewidencji według tej daty. Nie powstaje problem podziału kosztów na bezpośrednie i pozostałe.
Przykład
Firma budowlana „Budujemy Marzenia" s.c., jest generalnym wykonawcą projektu budowlanego.
Zawarła umowę z podwykonawcą Fachowa Robota sp. z o.o. na wykończenie pomieszczeń w budowanej inwestycji. Przedsiębiorcy ustalili, że generalny wykonawca będzie rozliczał się z podwykonawcą za wykończenie po zakończeniu prac w każdym kolejnym pomieszczeniu.
Dla celów prowadzonej przez siebie metodą memoriałową pkpir spółka „Budujemy Marzenia" s.c. sporządza zbiorcze zestawienie dotychczas poniesionych kosztów. Przychód z wykonania projektu budowlanego powstanie po zakończeniu budowy. Nastąpiło to 25 lipca 2013 r. i tego dnia „Budujemy marzenia" wystawiła fakturę dla inwestora.
Usługi podwykonawcy są kosztem bezpośrednim i zostaną wpisane do kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów w dniu uzyskania przychodu przez generalnego wykonawcę.
Zapisy w PKPIR
Lp.
Data zdarzenia gospodarczego
Nr dowodu księgowego
Opis zdarzenia gospodarczego
Wartość sprzedanych towarów i usług
Pozostałem wydatki
zł
gr
zł
gr
- 1-
- 2 -
- 3 -
- 6 -
- 7 -
- 13 -
117
25/07/2013
FV 2013/07/01
Wykonanie projektu budowlanego
800 000
00
118
25/07/2013
Zestawienie zbiorcze kosztów inwestycji
Koszty bezpośrednie projektu budowlanego
75 000
00
—Kamil Sikora, partner zarządzający Biuro Rachunkowe Norwegian Finance