[b]– Głośny jest ostatnio temat elektronicznego przechowywania faktur VAT i znane negatywne stanowisko fiskusa co do faktur, które nie zostały wystawione w postaci elektronicznej. Natomiast moje pytanie dotyczy pozostałych dowodów podatkowych, czy można przechowywać je w formie elektronicznej, np. zgodnie z regułami określonymi w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C4D974F1FF1A718DEDF174AA6983D419?n=1&id=324433&wid=347265]ustawie o rachunkowości[/link]?

Ustawa ta dopuszcza elektroniczne zarchiwizowanie dowodów księgowych za dany rok obrotowy po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, ale czy działanie takie można uznać za poprawne w świetle regulacji podatkowych w odniesieniu do – najczęściej tożsamych z dowodami księgowymi – dokumentów będących dowodami podatkowymi? Czy w tej sprawie zajmował stanowisko minister finansów lub sądy administracyjne? [/b]– pyta czytelnik.

Ani ordynacja podatkowa, ani [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawa o CIT[/link] nie odnoszą się do kwestii przechowywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji rachunkowej, w których określono miejsce, sposób i okres przechowywania zbiorów, zawiera ustawa o rachunkowości (uor).

Do stosowania tych regulacji zobowiązuje art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.

[srodtytul]Można, ale są wyjątki[/srodtytul]

Stosownie do art. 72 ust. 1 uor księgi rachunkowe mogą mieć co do zasady formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w przepisach tej ustawy. Inaczej mówiąc, jeśli forma elektroniczna przechowywania danych będzie odpowiednio zabezpieczona, to istnieje możliwość przechowywania dowodów księgowych i podatkowych w takiej formie.

Warto również zwrócić uwagę na art. 73 ust. 2 uor. Zgodnie z jego treścią „z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej”.

Przepis ten określa warunki, jakimi jest obwarowane archiwizowanie dowodów księgowych i podatkowych w postaci elektronicznej. Wynika z niego, że warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

[srodtytul]Problem z fakturami[/srodtytul]

Takim innym przepisem jest § 21 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mówi on, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wymienione dokumenty należy przechowywać w oryginalnej postaci.

Konkluzja jest zatem taka, że – uwzględniając ustawę o rachunkowości – księgi podatkowe można by przechowywać w postaci elektronicznej. W formie tej również można archiwizować ewidencje dla celów VAT, jak również faktury wystawiane i otrzymywane w formie elektronicznej (np. EDI). Natomiast faktury wystawiane i otrzymywane w formie papierowej nie mogłyby być w ten sposób archiwizowane.

[srodtytul]Co z innymi dokumentami[/srodtytul]

Inne dowody księgowe i podatkowe, z wyjątkiem wymienionych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą zostać przeniesione na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów.

Jednak w przypadku dowodów, które można archiwizować w formie elektronicznej, w rzeczywistości może pojawić się problem przy ewentualnym postępowaniu podatkowym czy kontroli podatkowej. W sytuacji gdy mamy jedynie dowód w postaci elektronicznej, a nie mamy oryginalnej postaci papierowej, to organ kontrolujący może kwestionować moc dowodową dokumentu w formie elektronicznej.

Teoretycznie istnieje możliwość sfałszowania takiego dowodu przy jego wprowadzaniu do systemu albo na nośnik danych. Bez specjalistycznych badań często nie ma możliwości sprawdzenia, czy taki dowód został sfałszowany, a i takie badanie nie daje całkowitej pewności. Należy zaznaczyć, że wydane dokumenty urzędowe, które służą jako dowody podatkowe lub księgowe, a są przechowywane w formie elektronicznej, nie korzystają z domniemania prawdziwości.

[srodtytul]Organ może zakwestionować[/srodtytul]

[b]Podsumowując, można przechowywać w formie elektronicznej wiele dokumentów istotnych dla rozliczeń podatkowych, ale nie ma gwarancji, że organy podatkowe uznają ich wartość dowodową w ewentualnym postępowaniu podatkowym.[/b]

Na zakończenie warto wskazać, że ustawa o rachunkowości, regulująca zagadnienie przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej, nie należy do ustaw podatkowych, a zatem nie wchodzi w grę uzyskanie od ministra finansów pisemnej wiążącej interpretacji jej przepisów w trybie przewidzianym w ordynacji podatkowej.

[i]Autor jest konsultantem w Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o.[/i]