Podatnik musi prowadzić spis składników rzeczowych majątku

Wraz ze wspólnikiem prowadzę działalność gospodarczą w formie spółki jawnej. Firma zajmuje się m.in. handlem materiałami. Mamy dwa sklepy, w których sprzedajemy artykuły chemiczne. Czy musimy prowadzić ewidencję posiadanego przez te sklepy wyposażenia? Co taka ewidencja musi zawierać? – pyta czytelnik.

Podatnik powinien wypełniać nałożone na niego obowiązki w zakresie prowadzenia określonego rodzaju dokumentacji podatkowej i jej przechowywania oraz dokumentowania dla celów dowodowych zdarzeń gospodarczych.

Zgodnie z § 4 pkt 1 ust. 2 w związku z § 4 pkt 2 i 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spółki jawne osób fizycznych obowiązane do prowadzenia ksiąg podatkowych prowadzą ewidencję wyposażenia, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł.

Co wpisać...

Jako wyposażenie należy uznać rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone według przepisów ustawy o podatku dochodowym do środków trwałych. Chodzi zatem o składniki majątku o wartości w przedziale 1500–3500 zł.

Aby dany składnik został zaliczony do środków trwałych podlegających amortyzacji w sensie podatkowym, powinien spełniać warunki określone w art. 16a ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, w tym m.in. przewidywany okres jego używania powinien być dłuższy niż rok.

Przepisy prawa podatkowego określają dla środków trwałych limit wartości w wysokości 3500 zł. Jeżeli wartość początkowa środka trwałego przekroczy tę kwotę, to podatnik ma obowiązek ująć go w ewidencji środków trwałych oraz dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych. Aby dany składnik majątku zastał zaliczony do środków trwałych, przewidywany okres jego użytkowania musi przekraczać rok. O tym, jak długo będzie używany, decyduje sam podatnik.

Przykład

Podatnik Krzysztof Zajączkowski prowadzący firmę PPHU „Topik" zakupił kserokopiarkę. Zapłacił za nią 3050 zł, przy czym z góry określił, że będzie jej używał przez osiem miesięcy. Z uwagi na jej wartość – powyżej 1500 zł – wprowadził ją do ewidencji wyposażenia. Jeśli cena zakupu wspomnianej kserokopiarki byłaby wyższa niż 3500 zł i urządzenie to byłoby użytkowane przez co najmniej rok, to podatnik powinien ją zaksięgować jako środek trwały. W przeciwnym razie wpisuje ją do ewidencji jako wyposażenie. O tym, jak długo będzie używana, decyduje podatnik we własnym zakresie. Jeżeli więc dany składnik nie będzie przez podatnika użytkowany dłużej niż rok, o może on wprowadzić go do ewidencji wyposażenia.

Przykład

Podatnik Maksymilian Grabowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą PHU „Maspol" posiada samochód osobowy o wartości zakupu 15 000 zł oraz maszynę (obrabiarko – skrawarkę) o wartości zakupu 5700 zł. Z uwagi na okres używania – powyżej roku – tych składników majątku oraz ich wartość wprowadził je do ewidencji środków trwałych. Pan Maksymilian planuje kupić zgniatacz o wartości 1500 zł oraz podnośnik o wartości 2100 zł. Zaewidencjonuje te urządzenia jako wyposażenie.

...i w jakim celu

Prowadzenie ewidencji czy to środków trwałych, czy wyposażenia porządkuje stan ewidencyjny posiadanych przez podatnika składników rzeczowych. Pozwala na szybkie sprawdzenie, ile i jakich składników rzeczowych jest na stanie podatnika, jak również gdzie się one znajdują.

Rzeczowych składników majątku, które wpisuje się do ewidencji wyposażenia, nie można wpisać do ewidencji środków trwałych i odwrotnie. Jeśli podatnik uznaje dany składnik majątku za środek trwały, to nie może go równocześnie uznać za wyposażenie. Jeśli natomiast ewidencjonuje dane urządzenie jako wyposażenie, to nie może ująć tego składnika w ewidencji środków trwałych.

Pisemnie albo elektronicznie

Przepisy prawa podatkowego nie wskazują, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję wyposażenia. Może to być zatem zarówno forma pisemna, jak i forma elektroniczna.

Przykład

Podatnik Andrzej Kalinowski prowadzi działalność gospodarczą pod firmą „AWW" w zakresie usług marketingowych i handlowych. Księgowość prowadzona jest komputerowo, a elementami systemu komputerowego firmy „AWW" są m.in. moduły: kadry, sprzedaż, wyposażenie. Moduły te stanowią kompleksową bazę danych firmy. W module wyposażenie znajduje się również podgrupa „ewidencja", która jest na bieżąco uzupełniana. Po każdorazowej zmianie stanu składników rzeczowych ewidencja wyposażenia jest drukowana. Podatnik powinien posiadać drukowaną ewidencję, co w razie kontroli pozwoli na niezwłoczne jej przedstawienie.

Ewidencja wyposażenia powinna być prowadzona w sposób ciągły, poprzez kolejne lata podatkowe.

Zakres informacji

Ustawodawca określił minimum danych, które powinny zostać podane w ewidencji wyposażenia.

Taka ewidencja musi zawierać:

- numer kolejny wpisu,

- datę nabycia,

- numer faktury lub rachunku,

- nazwę wyposażenia,

- cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

- numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

- datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny)