Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
- rzetelnie,
- bezbłędnie,
- sprawdzalnie,
- bieżąco.
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Za rzetelne można uznać te księgi, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym w toku prowadzonej przez jednostkę działalności.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe oraz gdy zapewniono ciągłość zapisów i bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi prowadzone są w sposób zapewniający ich sprawdzalność, jeżeli zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych.
Należy ponadto posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich zapisania w księgach.
Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych ma miejsce przy zachowaniu: terminowego sporządzania sprawozdań finansowych, statystycznych, naliczania zobowiązań podatkowych (na podstawie danych z ksiąg rachunkowych), terminowego sporządzania zestawienia obrotów i sald, codziennej rejestracji obrotu gotówkowego, czeków i weksli obcych (poprzez bieżące zapisy w raportach kasowych itp.).
WNIOSEK:
Przedsiębiorca powinien posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich zapisania w księgach
podstawa prawna: art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 330 ze zm.)
