Prowadzę działalność handlową. Rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów. Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość kupionych za granicą towarów, jeśli na potwierdzenie ich nabycia mam paragony? Czy powinnam je dodatkowo opisać?
– pyta czytelniczka.
Niestety, organy podatkowe sprzeciwiają się zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tak udokumentowanych wydatków, nawet jeśli te wydatki bezspornie prowadzą do uzyskania przychodu albo zabezpieczenia lub zachowania ich źródła. Warunkiem pomniejszenia przychodu ?o poniesione przez podatnika wydatki, oprócz ich związku ?z przychodami, jest bowiem ich prawidłowe udokumentowanie, na co często zwracają uwagę organy podatkowe. Nie wystarczy więc wykazanie poniesienia wydatku i wskazanie, że – jak to niewątpliwie jest w tym przypadku – wydatek na zakup towarów jest związany z przychodami z ich sprzedaży.
Zamknięta lista
Sposób prowadzenia uproszczonej księgowości jest uregulowany w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to zawiera listę dowodów księgowych będących podstawą dokonywania wpisów w pkpir. Są nimi m.in. faktury, dokumenty określające korektę kosztów ?i przychodów na podstawie przepisów o zatorach płatniczych, noty księgowe czy dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży.
Niektóre wydatki, w drodze wyjątku i pod warunkiem prawidłowego opisania paragonu, można zaliczyć do kosztów na podstawie wydruków z kasy. Nie dotyczy to jednak księgowania w kolumnie 10 pkpir kosztów zakupu towarów.
Podatnicy, którzy posiadają dowód zakupu w postaci paragonu, niekiedy powołują się na § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem dowodami księgowymi są także dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub ?w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Nawet drobiazgowe dane nie wystarczą
Tak było np. w sprawie podatniczki, która planowała założenie firmy handlującej odzieżą. Zakupy chciała robić w hurtowni w Berlinie. Dowodem zakupu, jak wyjaśniła, będzie paragon z pieczątką sprzedającego oraz określoną ilością towaru i kwotą w euro. Zdaniem podatniczki będzie ona mogła wprowadzać zapisy do pkpir na podstawie takiego dokumentu, po jego przetłumaczeniu i przeliczeniu euro na złote, gdyż zawiera on określenie wystawcy, datę wystawienia, przedmiot operacji i wartość oraz kolejny numer dokumentu, co oznacza, że jest drukiem ścisłego zarachowania.
Izba Skarbowa w Poznaniu uznała jednak, że nie ma takiej możliwości. W interpretacji?z 14 lutego 2014 r. (ILPB1/415-1250/13-4/AA) wyjaśnił, że „Paragonami fiskalnymi mogą być dokumentowane wyłącznie wydatki, o których mowa w § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia, dotyczące zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych oraz za granicą paliwa ?i olejów. W konsekwencji paragonem fiskalnym nie może być udokumentowany zakup towarów handlowych". Izba dodała, że taki paragon nie może być też dowodem księgowym na podstawie § 13 pkt 5. Zgodnie z tym przepisem za dowody księgowe uważa się dokumenty zawierające dane, ?o których mowa w przytoczonym wyżej § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Podobne pytanie zadał przedsiębiorca wykonujący ?w Niemczech i Austrii usługi budowlane. Przebywając za granicą, kupuje paliwo, narzędzia. Napotyka, jak tłumaczył, problemy z uzyskaniem faktury i często zostaje z samym paragonem. Izba Skarbowa ?w Katowicach odpowiedziała, że paragon jest podstawą ujęcia w pkpir jedynie kosztów tankowania, i to pod warunkiem, że paragon ten zawiera datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu, a także pod warunkiem, że zostanie uzupełniony przez umieszczenie na odwrocie nazwiska podatnika (nazwy zakładu), jego adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru. Za koszty uzyskania przychodu nie mogą zostać natomiast uznane wydatki na nabycie narzędzi, udokumentowane paragonami fiskalnymi. Organ zaznaczył także, że dokumenty trzeba przetłumaczyć na język polski (interpretacja z 3 grudnia 2012 r., IBPBI/1/415-908/13/AP).