Księgi rachunkowe: które zakupy można dokumentować paragonem

Prowadzę działalność handlową. Rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów. Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość kupionych za granicą towarów, jeśli na potwierdzenie ich nabycia mam paragony? Czy powinnam je dodatkowo opisać?

– pyta czytelniczka.

Niestety, organy podatkowe sprzeciwiają się zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów tak udokumentowanych wydatków, nawet jeśli te wydatki bezspornie prowadzą do uzyskania przychodu albo zabezpieczenia lub zachowania ich źródła. Warunkiem pomniejszenia przychodu ?o poniesione przez podatnika wydatki, oprócz ich związku ?z przychodami, jest bowiem ich prawidłowe udokumentowanie, na co często zwracają uwagę organy podatkowe. Nie wystarczy więc wykazanie poniesienia wydatku i wskazanie, że – jak to niewątpliwie jest w tym przypadku – wydatek na zakup towarów jest związany z przychodami z ich sprzedaży.

Zamknięta lista

Sposób prowadzenia uproszczonej księgowości jest uregulowany w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to zawiera listę dowodów księgowych będących podstawą dokonywania wpisów w pkpir. Są nimi m.in. faktury, dokumenty określające korektę kosztów ?i przychodów na podstawie przepisów o zatorach płatniczych, noty księgowe czy dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży.

Niektóre wydatki, w drodze wyjątku i pod warunkiem prawidłowego opisania paragonu, można zaliczyć do kosztów na podstawie wydruków z kasy. Nie dotyczy to jednak księgowania w kolumnie 10 pkpir kosztów zakupu towarów.

Podatnicy, którzy posiadają dowód zakupu w postaci paragonu, niekiedy powołują się na § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem dowodami księgowymi są także dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub ?w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.