Jakie uproszczenia w księgowości mogą stosować małe firmy

W ustawie o rachunkowości możemy znaleźć dwa rodzaje uproszczeń: polegające na wyborze pomiędzy alternatywnymi rozwiązaniami oraz na możliwości rezygnacji z niektórych obowiązków. Z tych drugich mogą skorzystać firmy, które nie podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.

Formalną podstawą do przyjęcia uproszczonych rozwiązań jest zazwyczaj decyzja kierownika jednostki odzwierciedlona w jej polityce rachunkowości.

Rodzajowy układ kosztów

Jednym z najczęściej wykorzystywanych uproszczeń jest ograniczenie ewidencji kosztów wyłącznie do układu rodzajowego (amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, świadczenia na rzecz pracowników, pozostałe koszty, wartość sprzedanych towarów i materiałów). Rozwiązanie to stosowane jest przede wszystkim w jednostkach prowadzących jednorodną działalność w niewielkich rozmiarach.

Formalnie nie ma jednak przeszkód, aby przyjąć je także w innych firmach, jeśli tylko adresaci informacji generowanych przez rachunkowość przedsiębiorstwa uznają tak wysoki poziom agregacji danych za wystarczający dla celów zarządczych. Ustawa o rachunkowości nie wymienia bowiem sytuacji, kiedy konieczne jest również prowadzenie ewidencji kosztów według typów działalności.

Zastosowanie tylko rachunku kosztów w układzie rodzajowym upraszcza ich kwalifikowanie w księgowości. Wymagane jest bowiem jedynie ich przypisanie do jednego ze wskazanych rodzajów. Jednostki, które ograniczą rachunek kosztów do układu rodzajowego powinny również sporządzać rachunek zysków i strat w wersji porównawczej, w której część obejmująca koszty działalności operacyjnej podzielona jest właśnie na poszczególne rodzaje kosztów.

Rachunek zysków i strat w tej wersji bezpośrednio wskazuje, jakie rodzaje kosztów i w jakiej wysokości poniosła jednostka. Taki sposób prezentacji kosztów jest bardziej przejrzysty niż ich układ w kalkulacyjnej wersji rachunku zysków i strat. Jest też łatwiejszy w odbiorze dla przeciętnego odbiorcy informacji.

Kolejnym z uproszczeń jest możliwość sporządzenia sprawozdania finansowego w formie uproszczonej.

Uproszczone sprawozdanie

Uprawnienie to wynika z art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przysługuje ono jednostkom, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęły dwóch z następujących trzech wielkości:

-  średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

-  suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 mln euro,

-  przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 mln euro.

Firma, która korzysta z uproszczeń zawartych w art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości w poszczególnych częściach sprawozdania może wykazywać jedynie informacje w zakresie oznaczonym literami i cyframi rzymskim bez dalszego uszczegółowienia.

Dodatkowo, jeśli informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok go poprzedzający, przy sporządzaniu sprawozdania pozycje te się pomija. Informacja dodatkowa również może być sporządzona w odpowiednio uproszczonej formie.

Wymienione jednostki, z uwagi na fakt, że powyższe kryteria są niższe niż kryteria kwalifikujące do obowiązkowego badania sprawozdania finansowego, mogą także zrezygnować ze sporządzania sprawozdania z przepływu środków pieniężnych oraz zestawienia zmian w kapitale własnym, gdyż taki obowiązek mają jedynie jednostki podlegające obowiązkowi badania.

Wątpliwości mogą dotyczyć spółki akcyjnej. To dlatego, że co do zasady każda spółka akcyjna podlega obowiązkowemu badaniu. Teoretycznie uproszczenia nie mają więc do niej zastosowania. Osobiście skłaniałbym się jednak ku poglądowi, że o ile nie wpływa to na użyteczność sprawozdania finansowego (wierny i rzetelny obraz), o tyle uproszczenia dopuszczalne są w każdej jednostce. Moim zdaniem użyteczność powinna być oceniana przez pryzmat adresatów sprawozdania (faktycznych, nie potencjalnych).

Brak podatku odroczonego

Zgodnie z art. 37 ust. 10 ustawy o rachunkowości jednostki, które nie mają obowiązku badania sprawozdania finansowego, mogą również nie tworzyć aktywów oraz rezerw na odroczony podatek dochodowy.

Zadaniem aktywów i rezerw na odroczony podatek dochodowy jest zneutralizowanie różnic pomiędzy wynikiem finansowym wykazanym w sprawozdaniu finansowym jednostki, a jej dochodem do opodatkowania ustalonym zgodnie z ustawą o CIT. Różnice te wynikają z odmiennych zasad rozpoznawania momentu powstania przychodu oraz uznawania wydatków za koszt w prawie podatkowym i bilansowym.

Jednak w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie struktura aktywów i pasywów jest zwykle nieskomplikowana, a które dodatkowo wykazują skłonność do stosowania w rachunkowości rozwiązań wynikających z przepisów podatkowych, różnice tego typu występują stosunkowo rzadko. Jeśli już się pojawią, to ich wartość zwykle jest niewielka.

Z tego powodu pominięcie ustalania aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego nie wpływa w istotny sposób na obraz przedsiębiorstwa wynikający ze sprawozdania finansowego. Ustawodawca uznał więc, że nakład pracy potrzebny do ustalenia odpowiednich wielkości byłby niewspółmierny do uzyskiwanych korzyści.

Kwalifikacja umów leasingu

Co do zasady, większość umów leasingowych na gruncie ustawy o rachunkowości jest traktowana jako leasing finansowy. To pociąga za sobą bardziej skomplikowaną ewidencję księgową niż w przypadku leasingu operacyjnego, w którym księgowane są jedynie faktury dokumentujące poszczególne raty leasingowe.

W tym przypadku możliwe jest uproszczenie polegające na kwalifikacji umów leasingu operacyjnego według zasad określonych w przepisach podatkowych. Pozwala na to art. 3 ust. 6 ustawy o rachunkowości. Podobnie jak w przypadku podatków odroczonych, uproszczenie to jest przewidziane dla jednostek, których sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.

Przyjęte do używania przedmioty leasingu operacyjnego wykazuje się w ewidencji pozabilansowej na koncie „Środki trwałe w leasingu” oraz w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego w pozycji „Wartość nieamortyzowanych lub nieumarzanych przez jednostkę środków trwałych, używanych na podstawie m.in. umów leasingu”.

Kłopotliwa ewidencja instrumentów finansowych

W zakresie instrumentów finansowych regulacje ustawy o rachunkowości uzupełnia rozporządzenie ministra finansów z 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU nr 149, poz. 1674 ze zm.).

Zawiera ono wiele szczegółowych wytycznych. Mniejsze przedsiębiorstwa nie dysponują z reguły istotną z punktu widzenia sumy bilansowej kwotą instrumentów finansowych. Dlatego jednostki, których roczne sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, mogą nie stosować przepisów tego rozporządzenia. Dzięki temu pomijają żmudne i skomplikowane działania związane z jego szczegółowymi wytycznymi.

Poszukując zaś dalszych uproszczeń mogą także zrezygnować z wyceny instrumentów finansowych w cenie nabycia i dokonywać jej w cenie zakupu.

Ustawa o rachunkowości ustala dla inwestycji krótkoterminowych m.in. wariant wyceny według ceny rynkowej. Ta zaś w przypadku wielu papierów wartościowych, w szczególności akcji i obligacji może być sprowadzona do ceny z notowań giełdowych. To też może więc być uproszczenie.