Ostatnie dni na przekazanie rocznego zestawienia składkowego do ZUS

- Zbliża się koniec lutego. Płatnicy mają więc ostatnią szansę na przygotowanie zestawienia rocznego za 2014 r. o pobranych składkach ZUS w zestawieniu miesięcznym. Kto musi dopełnić tych formalności?

To obowiązek wszystkich płatników, którzy naliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Roczne zestawienia muszą otrzymać zarówno pracownicy, jak i inne osoby ubezpieczone – zleceniobiorcy, zatrudnieni na kontraktach menedżerskich czy osoby przebywające w zeszłym roku np. na urlopach rodzicielskich. Jedynie płatnicy, którzy co miesiąc przygotowują i przekazują ubezpieczonym informacje o przekazanych do ZUS składkach w raportach miesięcznych, nie są zobowiązani do przekazywania informacji rocznej. Chyba że ubezpieczony zwróci się o wydanie takiego wykazu. Z wymogu jego wydania jest zwolniony jedynie ten płatnik, który opłacał tylko składkę zdrowotną za podwładnego.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121, dalej ustawa o sus) płatnik składek musi przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych składanych do ZUS (z uwzględnieniem ich korekt), w podziale na poszczególne miesiące, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego. Wzór informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej stanowi załącznik nr 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określania dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1594).

Zestawienie za 2014 r. trzeba przekazać do 28 lutego br. Ponieważ w tym roku wypada to w sobotę, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, czyli poniedziałek 2 marca.

- Czy płatnik, który zawiesił działalność, też musi wysłać dokumenty do byłych pracowników oraz zleceniobiorców?

Tak, taki płatnik także musi przekazać roczne zestawienie składkowe. W ustawie o sus nie ma przepisów wyłączających płatników „w zawieszeniu" z tej powinności. To oznacza, że przedsiębiorca, który zawiesił działalność, ma przekazać informację byłym pracownikom i zleceniobiorcom, którzy w poprzednim roku podlegali ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu zatrudnienia.

- Czy przekazując dokumentację, można odebrać od ubezpieczonego potwierdzenie odbioru? Czy byłby to wystarczający dowód świadczący o wypełnieniu tego obowiązku przez płatnika?

Informację o naliczonych składkach ZUS należy sporządzić i przekazać na piśmie lub – za zgodą ubezpieczonego – elektronicznie. Przy przekazaniu informacji listownej nawet wskazane jest odebranie potwierdzenia odbioru. Dla płatnika będzie to dowód, że wypełnił ten obowiązek.

- Jak należy sporządzić potwierdzenia odbioru? Czy może to być zbiorcza lista dla wszystkich ubezpieczonych czy raczej indywidualne pismo od każdej osoby?

Ponieważ nie ma obowiązku sporządzania potwierdzenia odebrania takiego zestawienia, płatnik – jedynie do celów dowodowych – może sporządzić albo zbiorczą listę ubezpieczonych, na której odbierający dokumenty potwierdzą ten fakt własnoręcznym podpisem i datą, albo wydrukować dokumenty w dwóch egzemplarzach. Jeden wydadzą ubezpieczonemu, a na drugim, który zostanie w firmie, podwładny potwierdzi jego odbiór wpisując datę i składając podpis.

- Czy dowód odbioru wolno przechować w aktach pracowniczych?

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę. Jednak przepisy związane z trzymaniem dokumentów tylko częściowo określają zasady odnoszące się do formularzy ubezpieczeniowych. Umożliwia to przechowanie w aktach pracownika kopii rocznej informacji o naliczonych składkach ZUS przekazanej ubezpieczonemu z potwierdzeniem odbioru, choć z przepisów nie wynika nakaz trzymania tych informacji w aktach zatrudnionych.

- Co należy zrobić, gdy pracownik nie kwapi się po odbiór wykazu do kadr? Wolno go mu wysłać pocztą?

Przepisy nie określają sposobu dostarczenia ubezpieczonemu rocznej informacji na piśmie. Tym samym dopuszczalne jest przekazanie jej drogą listowną.

- Załóżmy, że podwładny – przez zaniedbanie płatnika – nie otrzymał zestawienia składkowego za 2013 r. Czy teraz może domagać się takiego wykazu?

Płatnik ma przekazać ubezpieczonemu roczną informację o składkach ZUS za rok ubiegły do 28 lutego roku następnego. Jeżeli więc nie wypełnił tego obowiązku za poprzedni rok z powodu własnego zaniedbania, a podwładny poprosi o taki wykaz, płatnik powinien mu go wydać.

- A czy jeśli podwładny zgubił stare ZUS RMUA, płatnik musi sporządzić i przekazać mu duplikat dokumentu?