Kto wystawia zaświadczenie ?o przychodzie do ZUS

Najczęściej jest to pracodawca. To on powinien pamiętać o tym, aby w wymaganym terminie wystawić taki dokument uprawnionemu do emerytury lub renty. Zobowiązują go do tego przepisy emerytalne. Jeśli nie zrobi tego z własnej inicjatywy, pracownik ma prawo upomnieć się o dopełnienie tych formalności.

Co ma się znaleźć w zaświadczeniu? Wszystkie te składniki wynagrodzenia, od których płatnik musi naliczać składkę emerytalną i rentową. U pracowników zawsze będzie to przychód, od którego nalicza się podatek dochodowy od osób fizycznych. Są to zarówno wynagrodzenia zasadnicze, jak i różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Ale nie tylko. Może się bowiem zdarzyć, że dorabiający emeryt lub rencista zawarł dodatkowo ze swoim pracodawcą (lub wykonuje na jego rzecz) umowę agencyjną, zlecenie lub inną umowę o świadczenie usług (do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) lub umowę o dzieło. Przychody z tych kontraktów też muszą się znaleźć w zaświadczeniu. Te wypłaty bowiem także są oskładkowane.

Przykład

Pan Marek w grudniu 2013 r. uzyskał prawo do renty rodzinnej po zmarłym ojcu. Będąc na studiach zaocznych, zatrudnił się w firmie farmaceutycznej na umowę o pracę. W 2014 r., oprócz comiesięcznej pensji, ze stosunku pracy otrzymywał nagrody kwartalne oraz dodatek specjalny. Poza tym dorabiał u pracodawcy na zlecenie i w niektórych miesiącach 2014 r. miał z tego dodatkowy przychód. Rencista przekazał do ZUS informację o osiąganiu przychodu w wysokości powodującej zmniejszenie świadczenia. Obecnie pracodawca musi mu wystawić zaświadczenie potwierdzające przychód za cały 2014 rok. Powinien w nim ująć zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i dodatek specjalny oraz nagrody kwartalne wypłacone w 2014 r. ze stosunku pracy. Do tej kwoty musi jeszcze doliczyć cały ubiegłoroczny przychód z umowy-zlecenia.

Trzeba doliczyć zasiłki

Ten, kto w ubiegłym roku chorował w trakcie zatrudnienia nawet przez długi czas, nie ustrzeże się przed zawieszeniem lub zmniejszeniem wypłacanego świadczenia. W dokumencie potwierdzającym ubiegłoroczny przychód muszą się też znaleźć wypłacone z tego tytułu wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłku chorobowego, a także świadczenia rehabilitacyjnego. Zaświadczenie ma również uwzględniać inne świadczenia przysługujące w razie choroby i macierzyństwa – kwoty zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego, świadczenia wyrównawczego, zasiłku wyrównawczego oraz dodatku wyrównawczego. To wyjątek od ogólnej zasady uwzględniania w zaświadczeniu wyłącznie wypłat oskładkowanych. Wszystko dlatego, że w świetle przepisów kwoty tych świadczeń wpływają na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty tak samo jak wypłaty, od których odprowadza się składki. I dlatego trzeba je wykazać w dokumencie wystawianym dla celów rozliczenia z ZUS.

Przykład

Od listopada 2013 r. pani Barbara jest uprawniona do wcześniejszej emerytury. Na początku 2014 r. ponownie podjęła zatrudnienie. W połowie marca poszła na zwolnienie lekarskie. Najpierw z tego tytułu pobierała wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a później zasiłek chorobowy. Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego nabyła prawo do świadczenia rehabilitacyjnego i pobierała je przez pozostałą część 2014 r. Mimo że wynagrodzenie za pracę uzyskała wyłącznie w styczniu, lutym i marcu 2014 r., musi rozliczyć się z przychodu za cały rok kalendarzowy. W zaświadczeniu, które pracodawca musi jej wystawić, powinny też się znaleźć wszystkie kwoty pobranych świadczeń chorobowych (obok pensji za okres wykonywania pracy).

Bez odpraw i zapomóg

Są też wypłaty, których szef nie musi ujmować w zaświadczeniu o przychodzie emeryta lub rencisty. Te wszystkie składniki wymienia rozporządzenie z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Należą do nich m.in. nagrody jubileuszowe wypłacane nie częściej niż co pięć lat, odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom za wygaśnięcie lub rozwiązanie stosunku pracy czy zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Od wszystkich takich wypłat pracodawca nie nalicza ani podatku, ani składki emerytalno-rentowej. Tym samym nie powinien ich też uwzględniać w sporządzanym zaświadczeniu.

Przykład

Od ponad dziesięciu lat firma zatrudnia pana Tomasza, który od grudnia 2013 r. jest uprawniony do renty z racji częściowej niezdolności do pracy. W połowie 2014 r. wypłaciła mu nagrodę jubileuszową za pierwsze dziesięć lat zatrudnienia. Od tej wypłaty pracodawca nie odprowadził składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdyż w świetle przepisów nie musiał tego robić. Tym samym nie powinien też jej uwzględniać w zaświadczeniu do rozliczenia przychodu dla ZUS.

W rozbiciu na miesiące

Płatnik składek, który wystawia zaświadczenie dla zarobkującego emeryta lub rencisty, w tym dokumencie wskazuje zarówno łączny przychód wypłacony mu w minionym roku kalendarzowym, jak i wynagrodzenia z poszczególnych jego miesięcy. A wszystko po to, aby ZUS mógł sprawdzić, czy dla świadczeniobiorcy korzystny będzie miesięczny, czy roczny wariant rozliczenia. Stosując pierwszy z nich, ZUS porównuje zarobki z poszczególnych miesięcy roku do limitów zarobkowych obowiązujących w tych miesiącach. Przy drugim wariancie porównuje się wyłącznie roczne kwoty zarobków oraz progów przychodowych.

Jeśli jednak płatnik składek nie wykazał w zaświadczeniu przychodu ubezpieczonego w poszczególnych miesiącach ubiegłego roku, to jeszcze nic straconego. Po otrzymaniu takiego dokumentu ZUS wprawdzie rozliczy przychód wyłącznie w wariancie rocznym, ale w decyzji rozliczającej poinformuje o możliwości dokonania rozliczenia w formie miesięcznej. Będzie to dopuszczalne wtedy, gdy do czasu uprawomocnienia się tej decyzji (tj. w ciągu miesiąca od jej doręczenia) uprawniony dostarczy zaświadczenie potwierdzające przychód w rozbiciu na kolejne miesiące roku, a taki sposób rozliczenia okaże się dla niego korzystniejszy.

Ważny miesiąc wypłaty

Zdarza się, że płatnik składek wypłaca ubezpieczonemu przychód za poprzednie miesiące (np. nagrody kwartalne) czy nawet za ubiegły rok (np. trzynastki). Przypomnijmy, że w razie wykazywania przychodu w zaświadczeniu ZUS Rp-7 (dla potrzeb ustalenia wysokości emerytury lub renty) istotne znaczenie ma to, za jaki okres wypłata przysługuje. Przy druku wystawianym dla potrzeb rozliczenia przychodu liczy się prawie zawsze data jego wypłaty. A wynika to z zasad rozliczenia przychodu przez ZUS. Ten, ustalając, czy w danym miesiącu (roku) świadczenie podlegało zawieszeniu, zmniejszeniu czy też przysługiwało w pełnej wysokości, uwzględnia przychód wypłacony lub przedstawiony do wypłaty w tym miesiącu (roku). O tej zasadzie powinien pamiętać płatnik składek, przyporządkowując w ten właśnie sposób poszczególne wypłaty w wystawianym dokumencie.

Wykazując przychód, płatnikowi nie wolno jednak zapomnieć o dwóch innych ważnych sprawach. Po pierwsze, ZUS, dokonując rozliczenia, nigdy nie uwzględnia przychodu uzyskanego przez świadczeniobiorcę z pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do świadczenia lub po ustaniu tych uprawnień (bez względu na to, kiedy ten przychód wypłacono). Dlatego w wystawianym piśmie płatnik powinien uwzględnić wszystkie wypłaty dokonane w poszczególnych miesiącach (lub w całym poprzednim roku), wskazując jednocześnie, które z nich przysługują za poprzednie miesiące (poprzedni rok kalendarzowy).

Ten ostatni wymóg ma dla ubezpieczonego istotne znaczenie także z innego powodu. Gdy określony przychód wypłacony w rozliczanym roku kalendarzowym przysługuje za okres, w którym prawo do emerytury lub renty było zawieszone, przy rozliczeniu ZUS może przyporządkować go do miesiąca, za który przysługuje, a nie do miesiąca wypłaty. Pod warunkiem, że jest to korzystniejsze dla świadczeniobiorcy.

Przykład

Od dwóch lat pan Mariusz ma prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy. W styczniu 2013 r. ponownie podjął zatrudnienie. Wynagrodzenie otrzymuje do 10. dnia następnego miesiąca. W styczniu 2014 r. otrzymał pensję za grudzień 2013 r. oraz trzynastkę za 2013 r., a wynagrodzenie za grudzień 2014 r. oraz trzynastkę za 2014 r. wypłacono mu w styczniu 2015 r. Wystawiając zaświadczenie do rozliczenia z ZUS, szef powinien uwzględnić wszystkie pensje wypłacone etatowcowi od stycznia do końca grudnia 2014 r., w tym również wypłacona w styczniu 2014 r. za grudzień 2013 r. oraz pełną kwotę trzynastki za 2013 r.

Przykład

Przez cały 2014 r. pani Maria pracowała na etacie. Od 1 lipca 2014 r. nabyła prawo do renty rodzinnej po zmarłym mężu. W grudniu 2014 r. otrzymała dodatkowo od pracodawcy 4000 zł nagrody za 2014 r. W zaświadczeniu wystawianym do rozliczenia przychodu pracodawca powinien wykazać (oprócz pensji wypłacanej pracownicy w każdym miesiącu 2014 r.) również grudniową nagrodę. Jednocześnie musi zaznaczyć, że ta gratyfikacja przysługiwała za cały 2014 r. Dzięki temu, rozliczając przychód, ZUS uwzględni tylko tę część nagrody rocznej, która przysługiwała za okres, w którym pracownica miała ustalone prawo do renty, tj. 1/2 z 4000 zł, a więc 2000 zł.

Przykład

Pani Anna od kilku lat jest uprawniona do wcześniejszej emerytury. W styczniu 2013 r. ponownie podjęła zatrudnienie, które trwało do końca czerwca 2014 r. Ponieważ w poszczególnych miesiącach uzyskiwała zarobki przekraczające wyższy próg zarobkowy, ZUS zawiesił jej emeryturę za cały okres zatrudnienia. Dodatkowo w styczniu 2014 r. pracodawca wypłacił emerytce nagrodę roczną, o czym poinformował w zaświadczeniu. Po doliczeniu kwoty tej nagrody do pensji za okres styczeń–czerwiec 2014 r. okazałoby się, że w wyniku rozliczenia przychodu za 2014 r. świadczenie należałoby zmniejszyć za ten rok o maksymalną kwotę. Dzięki informacji z zaświadczenia ZUS zakwalifikował jednak nagrodę roczną do 2013 r. Pracownica uniknęła zmniejszenia emerytury za 2014 r. W wyniku rozliczenia przychodu uwzględniającego wyłącznie pensję zasadniczą wypłaconą od stycznia do końca czerwca 2014 r. okazało się, że emerytura za ten okres przysługuje w pełnej wysokości.

Istotne formalności

Wystawiając zaświadczenie potwierdzające przychód emeryta i rencisty dla celów rozliczenia z ZUS, płatnik przede wszystkim podaje w nim własne dane (nazwę firmy, NIP, REGON, adres siedziby). Ponadto aby ZUS mógł prawidłowo zidentyfikować emeryta lub rencistę, w zaświadczeniu muszą się znaleźć dane osobowe świadczeniobiorcy (jego imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dokumentu tożsamości, numer PESEL). Zaleca się też, aby płatnik wystawiający dokument umieścił w nim symbol i numer emerytury lub renty, do której uprawniony jest dorabiający. O ile oczywiście ubezpieczony przekazał takie informacje.