Do 2 marca czas na przygotowanie rocznego zestawienia o składkach ZUS za 2014 r.

Rz: Kto musi przekazać roczne zestawienie o pobranych składkach za 2014 r., a kto jest z tego obowiązku zwolniony?

Andrzej Radzisław: Obowiązek ten mają wszyscy płatnicy, którzy opłacają lub rozliczają składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za zatrudnione osoby. Informację muszą więc przekazać przede wszystkim pracownikom czy zleceniobiorcom, za których co miesiąc opłacali składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ale trzeba ją też przygotować dla rodziców, którzy pobierają zasiłek macierzyński lub przebywają na urlopie wychowawczym, jeśli płatnik wykazuje za nich należne składki. Zestawienia nie należy natomiast przekazywać osobom, które podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu – np. zleceniobiorcom, którzy mają inny tytuł do ubezpieczeń społecznych i ze zlecenia są obciążone tylko składką zdrowotną.

Ostatni dzień lutego w tym roku wypada w sobotę. Czy to oznacza, że płatnicy mogą wywiązać się z tego obowiązku do poniedziałku 2 marca br.?

Termin na przekazanie informacji upływa 28 lutego. Uznając jednak, że przy realizacji tego obowiązku stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, a ostatni dzień terminu przypada w sobotę, ulega on przesunięciu na pierwszy dzień roboczy – w tym wypadku będzie to poniedziałek. Ale nawet jeśli płatnik przekaże te dane później, to nie zostanie z tego powodu ukarany. Ustawa systemowa takiej sankcji karnej nie przewiduje.

Czy płatnik, który na życzenie ubezpieczonego przekazywał mu co miesiąc rozliczenie pobranych składek, też musi przygotować dla niego zbiorczy dokument w rozbiciu na miesiące za cały 2014 r.?

Jeżeli co miesiąc ubezpieczony otrzymuje informację o swoich składkach, to tym samym płatnik wypełnia obowiązek przekazania mu informacji rocznej. Gdyby jednak taki ubezpieczony zgłosił się również po informację roczną, to należy mu je przekazać.

A jeśli ubezpieczony zapodział np. zeszłoroczne rozliczenia i teraz prosi szefa o przygotowanie mu duplikatu, czy płatnik musi ponownie sporządzić takie zestawienie? Czy można zażądać od podwładnego jakiejś opłaty?

Gdy ubezpieczony zgubi zestawienie roczne, płatnik może mu przekazać duplikat. Pamiętajmy jednak, że jest to jego dobra wola. Przepisy nie nakładają na płatników takiego obowiązku. Ustawa nic nie mówi na temat ewentualnych opłat pobieranych od ubezpieczonego, dlatego taką informację zawsze trzeba przekazać bezpłatnie. Oczywiście ubezpieczony zawsze może sprawdzić bezpośrednio w ZUS, jakie składki szef za niego odprowadzał w przeszłości.