ZUS: błąd spowodowany nadpłatą w składkach emerytalno-rentowych pracodawca musi zwrócić etatowcowi

Na początku stycznia odkryliśmy, że w 2014 r. przez zmiany systemu kadrowo-płacowego nie wprowadziliśmy obowiązującego wówczas limitu 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (112 380 zł). W efekcie u wielu pracowników doszło do przekroczenia rocznej podstawy składek ZUS i ich nadpłaty. Co teraz zrobić? – pyta czytelnik.

W roku kalendarzowym płatnik składek musi naliczać  składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dodatkowo czasem też na Fundusz Emerytur Pomostowych).

Ograniczeniem do ich obliczania i odprowadzania jest kwota odpowiadająca 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku kalendarzowym. Tak stanowi art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm., dalej: ustawa o sus). W 2014 r. kwota ta wynosiła 112 380 zł, a w 2015 r. wzrosła do 118 770 zł.

Tego limitu nie stosuje się natomiast przy ustalaniu podstawy składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a także na ubezpieczenie zdrowotne.

Najpierw korekta

Kwotę przekroczenia rocznej podstawy składek płatnik ustala według własnej dokumentacji płacowej lub informacji uzyskanej od ubezpieczonego albo z ZUS. Jeżeli składki opłaca więcej niż jeden płatnik, ubezpieczony musi poinformować wszystkich o przekroczeniu 30-krotności składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Za skutki błędnie złożonej informacji powodującej nieopłacenie należnych danin odpowiada ubezpieczony (art. 19 ust. 5 i 6 ustawy o sus). Jeżeli złoży fałszywe oświadczenie o przekroczeniu limitu i spowoduje zadłużenie przy tych ubezpieczeniach, musi je spłacić w całości (§ 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej: rozporządzenie składkowe).

Jeżeli płatnik naliczał składki emerytalno-rentowe po przekroczeniu tej granicy, musi skorygować dokumenty rozliczeniowe do ZUS i zwrócić zatrudnionemu nadpłacone składki w części przez niego finansowanej. Ostatecznego rozliczenia dokonuje w miesiącu zwrotu ubezpieczonemu składek.

Skutkiem przekroczenia limitu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i dalszego naliczania składek emerytalno-rentowych jest ich nadpłata. Gdy płatnik nie przestał ich naliczać zarówno w wyniku własnego błędu (jak u czytelnika), jak i wskutek omyłkowo złożonego oświadczenia przez ubezpieczonego, sporządza i przekazuje do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych. Ich komplet obejmuje:

- raport RCA, w którym płatnik prawidłowo rozlicza składki na ubezpieczenia za pracownika, oraz

- deklarację rozliczeniową DRA, w której wykazuje pełne rozliczenie składek za wszystkich ubezpieczonych i ewentualnie wypłacone świadczenia.

W efekcie przekroczenia 30-krotności jako podstawy składek dochodzi do nadpłaty tych:

- na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne – po stronie ubezpieczonego,

- na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – po stronie płatnika.

Co z podatkiem

Kwota nadpłaty składek emerytalno-rentowych sfinansowana przez pracownika, a następnie zwrócona przez ZUS za pośrednictwem pracodawcy (płatnika składek), stanowi przychód ze stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy jest to zwrot składek pobranych od pracownika w ubiegłych latach czy w roku bieżącym. W każdym przypadku szef dolicza zwrot do wynagrodzenia i pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu i od całości pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Kwota nadpłaconych składek sfinansowanych przez etatowca, a następnie zwrócona przez ZUS, stanowi bowiem zwrot uprzednio nienależnie pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. Oznacza to, że zaliczkę na podatek szef pobiera od nadpłaconych składek emerytalnych i rentowej w części finansowanej przez pracownika przed pomniejszeniem o nieuregulowaną część składki zdrowotnej. Następnie zaliczkę do urzędu skarbowego pomniejsza o część składki zdrowotnej uprzednio niezapłaconej, a podlegającej odliczeniu od podatku w części odpowiadającej 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Zwrot uwzględnia się w zeznaniu podatkowym za rok, w którym podatnik faktycznie otrzymał składki, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą. Stąd korekta podstawy składek dotycząca roku 2014 nie nakłada na płatnika obowiązku poprawiania rozliczeń podatkowych za ten rok. A to dlatego, że deklaracja PIT-4R oraz informacja PIT-11 sporządzone za rok 2014 odzwierciedlają stan faktyczny zaistniały w tym roku, a tym samym zostały sporządzone prawidłowo i nie ma potrzeby ich korygowania.

Ostrożnie z członkami rad nadzorczych

Od 1 stycznia 2015 r. po zmianie ustawy ubezpieczeniom społecznym podlegają członkowie rad nadzorczych sprawujący tę funkcję odpłatnie (art. 6 ust. 1 pkt 22 ustawy o sus). Dotyczy to wszystkich członków RN, którzy pobierają za to wynagrodzenie, bez względu na to, czy posiadają inny tytuł do ubezpieczeń, czy pobierają emerytury lub renty (art. 9 ust. 4 i ust. 9 ustawy o sus). Przy czym członkowie RN podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, natomiast nie podlegają chorobowemu i wypadkowemu. W efekcie od 1 stycznia br. przychody uzyskiwane przez członków RN za pełnioną funkcję, stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uwzględnia się przy ustalaniu 30-krotności przeciętnego prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia określającego roczną podstawę wymiaru tych danin.

Przykład

U pracownika do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek doszło w listopadzie 2014 r. W tym miesiącu pracodawca powinien naliczyć te na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wynoszącej 5260 zł (kwota brakująca do osiągnięcia rocznego limitu), natomiast w składek nie powinien ich już naliczać. Tymczasem błędnie zrobił to zarówno w listopadzie, jak i w grudniu od 9800 zł. Po stwierdzeniu pomyłki płatnik ma skorygować dokumenty rozliczeniowe wysłane do ZUS za listopad i grudzień 2014 r., uwzględnić właściwe podstawy i ustalić kwotę nadpłaconych składek społecznych i niedopłaconej składki zdrowotnej >patrz tabela.

Kwota nadpłaconych składek emerytalnych po stronie pracownika wynosi 1614,68 zł [(1343,58 zł + 1343,58 zł) – (832,38 zł + 240,10 zł)], natomiast niedopłaconej składki zdrowotnej – 145,32 zł, tj. [(761,08 zł + 761,08 zł) – (807,09 zł + 860,39 zł)].

Przykład

Załóżmy, że pracodawca dokonał korekty w styczniu 2015 r. i w tym miesiącu zwraca pracownikowi składki. W efekcie od tych zwróconych nie powinien mu naliczać składek społecznych. Od nadpłaty składek emerytalno-rentowych pobiera natomiast zaliczkę na podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną w miesiącu, w którym uregulował nadpłatę. Oznacza to, że kwotę nadpłaconych przez etatowca składek emerytalno-rentowych szef dolicza do pozostałych jego przychodów w styczniu. Od łącznej kwoty należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, który zmniejsza się o część składki zdrowotnej podlegającej odliczeniu od podatku, tj. o 7,75 proc., zgodnie z listą płac za styczeń >patrz tabela.

Jak rozliczyć błąd

Krok 1. Oblicza składki społeczne finansowane przez pracownika od podstawy wymiaru 9800 zł.

- [(9800 zł x 9,76 proc.) + (9800 zł x 1,5 proc.) + (9800 zł x 2,45 proc.)] = 1343,58 zł

Krok 2. Ustala podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne i oblicza składki.

- 9800 zł (podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) – 1343,58 zł (składki społeczne finansowane przez pracownika) = 8456,42 zł

- 8456,42 zł x 9 proc. = 761,08 zł (z czego odliczy od podatku 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 655,37 zł)

Krok 3. Ustala składkę zdrowotną do uwzględnienia w rozliczeniu z racji dokonanej korekty:

- 1614,68 zł (zawyżona w 2014 r. wartość podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowiąca wartość zaniżonej wówczas podstawy składek na ubezpieczenie zdrowotne)

- 1614,68 zł x 9 proc. = 145,32 zł (kwota niedopłaconej składki zdrowotnej w wyniku korekty; z czego do odliczenia od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 125,14 zł)

Krok 4. Ustala przychód, a następnie podstawę opodatkowania i oblicza zaliczkę na podatek dochodowy.

- przychód: 11 414,68 zł, tj. (9800 zł wynagrodzenia + 1614,68 zł składki zwracane pracownikowi)

- podstawa opodatkowania: 11 414,68 zł (przychód) – 111,25 zł (KUP) – 1343,58 zł (składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 9960 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

- zaliczka na podatek: 9960 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 1746,47 zł

- oblicza podatek do urzędu skarbowego: 1746,47 zł (zaliczka na podatek) – 655,37 zł (składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) – 125,14 zł (niedopłacona w 2014 r. składka zdrowotna w części podlegającej odliczeniu od podatku) = 966 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

Krok 5. Ustala kwotę do wypłaty.