- Pracownica przebywała na zwolnieniu chorobowym z tytułu wypadku przy pracy od 1 do 10 stycznia br. Z tego tytułu wypłaciliśmy jej zasiłek chorobowy. 11 stycznia wróciła do pracy, a z końcem tego miesiąca rozwiązała się umowa zawarta z nią na czas określony. Księgowa przez nieuwagę naliczyła i wypłaciła tej osobie w styczniu zbyt wysoki zasiłek chorobowy (zawyżyła jego podstawę wymiaru, wliczając jubileuszówkę zwolnioną ze składek na ZUS).

W wyniku tej pomyłki powstała nadpłata zasiłku chorobowego. Była pracownica nadwyżki już nie zwróciła. Czy powinna oddać tę nadpłatę? Czy od tej nadwyżki trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy? Jak skorygować dokumenty ubezpieczeniowe złożone w ZUS?

– pyta czytelniczka.

Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego ustala się w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru. Przy wyznaczaniu podstawy stosuje się zasady określone w rozdziale ósmym ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa), czyli praktycznie te, które odnoszą się do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.

Tę podstawę stanowi zatem przychód, od którego zostały opłacone składki społeczne, za 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy. Przy czym wynagrodzeniem, z którego nalicza się zasiłek, rozumie się kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie:

W deklaracji rozliczeniowej nie wolno odliczyć zasiłków bezpodstawnie wypłaconych

- chorobowe – w przypadku zasiłku z tego ubezpieczenia,

- wypadkowe – do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego.

Z obliczeń wyłączone są zatem te składniki, od których nie nalicza się składek – czyli te wymienione w rozporządzeniu MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Druki do korekty

Księgowa, wliczając do podstawy wymiaru zasiłku wypadkowego nagrodę jubileuszową, która jest zwolniona ze składek, zawyżyła wysokość świadczenia. Po skorygowaniu błędu podstawa zasiłku będzie niższa, a więc i sama kwota świadczenia zmaleje.

Korekty nie da się tu uniknąć. Z punktu widzenia przepisów ubezpieczeniowych złożenie dokumentów „prostujących" fakty do ZUS jest w tej sytuacji konieczne. W zestawie złożonym za styczeń są bowiem w tej chwili dwa błędy – zbyt wysoka kwota zasiłku oraz niesłusznie obniżona o nią suma składek na ubezpieczenia społeczne należne do zapłaty.

Pracodawca, który wypłaca zasiłki finansowane ze środków publicznych, ma prawo wliczyć je w ciężar składek. Tak wynika z art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa o sus).

Składki należne za dany miesiąc i zasiłki wypłacone w tym miesiącu rozlicza w jednej deklaracji ZUS DRA. Wskutek tego dokonuje wpłaty na ubezpieczenia społeczne w wysokości, którą stanowi różnica między wykazaną w deklaracji sumą należnych składek a m.in. stawką wypłaconych zasiłków (tzw. uznań).

Nie może jednak rozliczyć w deklaracji świadczeń wypłaconych bezpodstawnie. A z taką sytuacją mamy do czynienia w stanie faktycznym wykazanym przez czytelnika. Bezpodstawnie wypłacony zasiłek to taki, który pracodawca jako płatnik źle ustalił – np. przyznał do niego prawo niesłusznie lub zawyżył podstawę wymiaru tego zasiłku albo jego stawkę dzienną (np. zamiast 80 czy 70 proc. wypłacił go w wysokości 100 proc.).

Skoro pracodawca nieprawidłowo ustalił zasiłek wypadkowy, a złożył już dokumenty rozliczeniowe za styczeń, musi je skorygować. W raporcie ZUS RSA (świadczeniowym) powinien podać poprawną wysokość zasiłku, czyli uzyskaną po ponownym przeliczeniu jego podstawy. Następnie musi skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA, w której płatnik odliczył nadpłacony zasiłek od należności z tytułu składek społecznych. Może w niej odliczyć tylko przysługującą część zasiłku.

Po tych zmianach na koncie pracodawcy pojawi się niedopłata. Trzeba ją uregulować wraz z odsetkami za zwłokę – chyba że ich kwota nie przekroczy 6,60 zł, wtedy nie należy opłacać karnych procentów.

Bez szans na zwrot

Pozostaje jeszcze sprawa ewentualnego zwrotu nadwyżki zasiłku przez pracownicę. Stosunek pracy został już z nią rozwiązany i zapewne nie odda pobranych pieniędzy. Dodatkowo nie zobowiązują jej do tego przepisy. Musiałaby oddać nadpłatę, gdyby to ona ponosiła winę za złe obliczenia. Skoro jednak to wina płatnika, to pracownica nie musi zwracać tych pieniędzy.

Pracodawca mógłby dochodzić roszczeń na drodze cywilnej z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i następne kodeksu cywilnego).

Jednak po pierwsze, kwota nadpłaty na pewno nie jest warta tego wysiłku.

Po drugie – jeśli pracownica wydatkowała już środki na bieżące potrzeby bez świadomości, że dostała za dużo (miała prawo uznać, że wyspecjalizowane służby płacowe u pracodawcy znają się na rzeczy i dobrze obliczyły świadczenie), szanse na odzyskanie nadpłaty są właściwie nierealne. Pozostaje więc umorzyć nadwyżkę.

Umorzenie nadpłaty

Jak jednak potraktować takie umorzenie z punktu widzenia podatku i składek na ZUS? Czy jest to dodatkowy przychód pracownika? W pierwszej chwili wydaje się, że nie. W styczniu płatnik rozliczył już bowiem przychód pracownicy zgodnie ze stanem faktycznym – czyli pobrał zaliczkę na podatek od całego zasiłku – tego nadpłaconego, bez odliczania składek (którym zasiłki nie podlegają). Również od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca naliczono daniny publiczne.

Jednak jeśli uznać, że nadpłacona część zasiłku nie jest już zasiłkiem, lecz przychodem ze stosunku pracy, sprawa przyjmie odmienny obrót. Różnicę (część nienależną) zasiłku trzeba wtedy oskładkować i ponownie przeliczyć styczniowy przychód, robiąc korektę listy płac. Cały czas mamy bowiem do czynienia z przychodem uzyskanym w styczniu, w postaci tej różnicy. Taki wniosek wypływa z interpretacji Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie wydanej 20 marca 2007 r. (1471/DPF/415-120/06/07/MJ).

Korekta listy płac polega na doliczeniu nadpłaty zasiłku do przychodu z tytułu wynagrodzenia za pracę i naliczeniu od tej sumy wszystkich składek oraz uwzględnieniu zasiłku w prawidłowej, należnej wysokości. Trzeba zatem ponownie wszystko przeliczyć, ustalając nową kwotę należnych składek do ZUS (ujmując to też w korektach dokumentów do ZUS za styczeń) oraz zaliczkę na podatek.

Jak wynika z podanego obok przykładu, zaliczka wcale nie musi ulec zmianie. Przy ustalaniu jej wysokości należy bowiem odjąć tylko te składki ubezpieczeniowe, które pracodawca faktycznie potrącił z dochodu pracownicy w styczniu. Składki naliczone od nadpłaconej części zasiłku ureguluje płatnik po wysłaniu korekt do ZUS.

Gdyby pracownica zwróciła zapłacone za nią (w jej części) składki od nadpłaty zasiłku, mogłaby je odliczyć w zeznaniu rocznym. Jednak skoro nie oddała samego zasiłku, to najprawdopodobniej nie zwróci również składek. Wtedy w miesiącu ich uiszczenia przez płatnika do ZUS stałyby się ponownym jej przychodem ze stosunku pracy.

Przykład

Odnosząc stan faktyczny do tego z pytania, załóżmy, że pracownica miała wynagrodzenie w wysokości 3200 zł brutto. Zatem podstawa wymiaru zasiłku wypadkowego powinna wynosić 2761,28 zł (3200 zł – 13,71 proc.), a sam 100-proc. zasiłek 920,40 zł:

2761,28 zł : 30 = 92,04 zł x 10 dni = 920,40 zł.

Z kolei wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca to 2133,30 zł:

3200 zł : 30 = 106,67 zł x 10 dni = 1066,70 zł

3200 zł – 1066,70 zł = 2133,30 zł

Jednak księgowa obliczyła zasiłek z podstawy równej 2977 zł (po odliczeniu 13,71 proc.), więc wyniósł 992,30 zł. Różnica to 71,90 zł.

Po korekcie przychód ze stosunku pracy i podstawa wymiaru składek społecznych wyniosły 2205,20 zł (2133,30 zł + 71,90 zł).

Podstawa opodatkowania jest więc po korekcie taka sama jak przed poprawką. A to daje tę samą kwotę zaliczki – czyli 301 zł. Różnica w korekcie dotyczy właściwie tylko sfery składkowej, ale w stosunku do ZUS. Jak wynika bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.), podstawę obliczenia podatku stanowi dochód po odliczeniu kwot składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika.

Z kolei podatek dochodowy w pierwszej kolejności trzeba obniżyć o kwotę składki zdrowotnej pobranej w roku podatkowym przez płatnika zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, czyli pobranej z dochodu ubezpieczonego (art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b updof).

Zatem dopóki była pracownica nie odda płatnikowi składek społecznych i zdrowotnej zapłaconych za nią do ZUS od nadwyżki zasiłku zakwalifikowanej jako przychód ze stosunku pracy, nie ma prawa ich odliczyć odpowiednio od dochodu ani podatku.