7) przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Z tych uprawnień przysługujących inspektorom wynikają obowiązki kontrolowanych płatników.
Drzwi i archiwa w pełni dostępne
Kontrolowany płatnik składek ma obowiązek współdziałać i ułatwiać przeprowadzenie kontroli inspektorowi i to nieodpłatnie. W szczególności powinien:
1) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem im niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Jeżeli płatnik zlecił prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi innemu podmiotowi, powinien przedłożyć te dokumenty inspektorowi lub umożliwić przeprowadzenie kontroli w tym podmiocie. Gdy – kierując się ekonomiką postępowania – nie jest zasadne przeprowadzenie kontroli dokumentacji w miejscu jej przechowywania, inspektor może wyznaczyć kontrolowanemu płatnikowi odpowiedni termin na jej przedłożenie. Zakres dokumentacji, jaką płatnik musi przedstawić do kontroli, jest ściśle skorelowany z zakresem kontroli
2) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli płatnik zalega z opłatą należności z tytułu składek
3) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora
4) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności (z wyjątkiem transportowych) oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik. Płatnik musi zapewnić kontrolującemu warunki niezbędne dla przeprowadzenia kontroli. Z kolei udostępnienie środków technicznych i łączności musi być uzasadnione zakresem i celem postępowania kontrolnego. Jeżeli nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi, kontrola może być przeprowadzona w jednostce organizacyjnej ZUS, gdzie płatnik musi się stawić z niezbędnymi dokumentami
5) udzielać wyjaśnień kontrolującemu
6) przedstawić tłumaczenie na język polski dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej sporządzonej w języku obcym. Inspektor może zażądać od płatnika sporządzenia kopii tych dokumentów. Tłumaczenia nie musi jednak dokonywać tłumacz przysięgły.
Przebieg postępowania
Inspektor ZUS może rozpocząć kontrolę u płatnika po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu mu upoważnienia do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego. Takie upoważnienie może doręczyć płatnikowi tuż przed przystąpieniem do czynności kontrolnych. Data jego doręczenia jest przy tym bardzo istotna, bowiem z tym dniem następuje wszczęcie postępowania kontrolnego.
Zgodnie z art. 81 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. Musi też dokonywać w książce kontroli wpisów informujących o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź o ich uchyleniu przez organ kontroli, jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
Z prowadzenia książki kontroli przez przedsiębiorcę wynika dla niego pewne uprawnienie. Polega ono na tym, że czas trwania wszystkich postępowań kontrolnych w ciągu roku kalendarzowego u przedsiębiorcy będącego mikroprzedsiębiorcą, małym przedsiębiorcą (art. 105 u.s.d.g.) lub średnim przedsiębiorcą (art. 106 u.s.d.g.) nie może przekraczać czterech tygodni. Natomiast u pozostałych przedsiębiorców ten roczny limit wynosi osiem tygodni. Obowiązuje tu jednak jedno, ale bardzo istotne odstępstwo.
Naruszenie zeruje limit
Jeśli wyniki przeprowadzonej u płatnika kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa, ZUS może przeprowadzić u niego powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym i w tym samym roku kalendarzowym. Czasu jej trwania nie wlicza się do okresu, w jakim u płatnika mogą być przeprowadzane w ciągu roku kontrole.
W razie nieobecności płatnika składek inspektor może przystąpić do czynności kontrolnych, jeżeli płatnika może wyręczyć przedstawiciel upoważniony do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Wówczas inspektor powinien przedstawić tej osobie zarówno legitymację służbową, jak i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Z czynności sprawdzających przeprowadzonych w jej obecności powinien niezwłocznie sporządzić protokół, który doręcza płatnikowi składek.
Płatnik lub osoba go reprezentująca ma prawo uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych podejmowanych przez inspektora kontroli.
14 dni na reakcję
Inspektor spisuje swoje ustalenia w protokole kontroli. W terminie 14 dni od daty jego otrzymania płatnik może wnieść na piśmie swoje zastrzeżenia co do zawartych w nim ustaleń. O sposobie ich rozpatrzenia inspektor informuje płatnika na piśmie.
Ustawa nie wskazuje terminu, w jakim inspektor ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia. Jednak z uwagi na treść art. 123 ustawy o sus (odsyłającego do odpowiedniego stosowania przepisów k.p.a.) należy przyjąć, że powinien je rozpatrzyć bez zbędnej zwłoki, czyli co do zasady w ciągu 14 dni i nie później niż w ciągu miesiąca (art. 35 § 1 k.p.a.).
Ustalenia zawarte w protokole stanowią podstawę do wydania przez ZUS decyzji administracyjnej. Jeżeli płatnik nie zgadza się z ustaleniami, na podstawie których wydano decyzję, może ją zaskarżyć do sądu na zasadach określonych w art. 83 ustawy o sus, niezależnie od tego, czy wnosił zastrzeżenia do protokołu i czy zostały one uwzględnione.
