- Nasza pracownica 4 grudnia 2012 r. urodziła bliźniaki. Od tego dnia przebywa na urlopie macierzyńskim. W tym roku jesteśmy płatnikiem zasiłków. Jednak od przyszłego roku świadczenia przysługujące naszym pracownikom ma wypłacać ZUS. Wynagrodzenia i wszystkie świadczenia wypłacamy obecnie z dołu – do 10-tego dnia następnego miesiąca. To oznacza, że grudniowe płace (i zasiłki) przelejemy na konta zatrudnionych w przyszłym roku (10 stycznia). Kto ma wypłacić pracownicy grudniowy zasiłek – my czy ZUS?
– pyta czytelnik.
Płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego jest albo firma, albo ZUS. Decyduje o tym liczba osób zgłoszonych przez zakład do ubezpieczenia chorobowego ostatniego dnia listopada ubiegłego roku. Jeśli 30 listopada 2012 r. pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 osób, to od 1 stycznia 2013 r. będzie płatnikiem m.in. zasiłków macierzyńskich.
Tak stanowi art. 61 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Jeśli zadeklaruje mniej osób do chorobowego, obowiązki płatnicze od stycznia 2013 r. przejmie ZUS.
Wątpliwości, kto będzie płatnikiem zasiłku dotyczą najczęściej sytuacji, gdy na przełomie roku zmienia się płatnik.
Na przełomie roku
Jeśli szef straci swe dotychczasowe uprawnienia – gdy 30 listopada 2012 r. okaże się, że firma nie będzie w 2013 r. wypłacać zasiłków swoim ubezpieczonym – to zasiłkowe pieniądze ma prawo i obowiązek wypłacać tylko do końca bieżącego roku.
Gdy ubezpieczony będzie do niego uprawniony także 1 stycznia i w dniach kolejnych, to wypłatę należności podejmie ZUS.
Zatem w razie utraty uprawnień do realizacji zasiłków, płatnik nie kończy wypłaty świadczenia pobieranego na przełomie roku. Organ rentowy przejmuje od niego ten obowiązek od pierwszego dnia nowego roku kalendarzowego.
Płatnik nie reguluje
W sytuacji opisanej w pytaniu szef nie wypłaci grudniowego zasiłku. Obowiązek ten podejmie za niego organ rentowy. I to on będzie go realizował do końca pobierania zasiłku macierzyńskiego, czyli do 8 lipca 2013 r. przy powrocie do firmy po wykorzystaniu pełnego 31-tygodniowego podstawowego urlopu macierzyńskiego.
Okres wypłacania rodzicielskich pieniędzy przez ZUS wydłuży się do 19 sierpnia 2013 r., jeśli mama zdecyduje się na dodatkowy sześciotygodniowy urlop macierzyński. Szef w tym czasie będzie ją jedynie wykazywał w dokumentacji przekazywanej do ZUS.
Aby zagwarantować sobie maksymalny okres pobierania zasiłku macierzyńskiego – w przypadku pracownicy z pytania jest to 37 tygodni – musi ona pamiętać, aby złożyć pracodawcy pisemny wniosek o udzielenie dodatkowego wolnego najpóźniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem.
Dodatkowy urlop macierzyńskiego udziela się bowiem jednorazowo bezpośrednio po wykorzystaniu zasadniczego urlopu macierzyńskiego. Chcąc skorzystać z tego rodzicielskiego uprawnienia, wniosek u szefa w tej sprawie warto złożyć dużo wcześniej – nawet razem ze składanym w kadrach odpisem aktu urodzenia dziecka (lub jego kopią) niezbędnym do wypłaty zasiłku.
Niezbędne formalności
Dokumentacyjne obowiązki płatnika i ubezpieczonego przy ubieganiu się o zasiłkowe pieniądze określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2012 r., poz. 444). Zawsze, kiedy zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS, niezbędne jest dodatkowo zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 (w przypadku pracownika) lub ZUS Z-3a (np. u zleceniobiorcy, który przystąpił do ubezpieczenia chorobowego)
