Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych 31 marca 2012 r. mija termin na przekazanie do ZUS informacji ZUS ZSWA, czyli zgłoszenia (korekty) danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W tym roku termin ten się przesunie z soboty na poniedziałek 2 kwietnia. Zgodne bowiem z art. 57 § 4 kodeksu postępowania adminstracyjnego, jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (roboczy). Pracodawcy zatrudniający takich pracowników przekazują w tym roku ZUS ZSWA po raz drugi. Dziś podpowiadamy jak bezbłędnie wywiązać się z tego obowiązku
Jak ustalać poszczególne okresy pracy
Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wynika to z art. 12 ustawy pomostowej.
Oznacza to, że nie należy brać pod uwagę okresów:
- wypłaty wynagrodzenia chorobowego (zarówno na podstawie art. 92 kodeksu pracy, jak również korzystniejszych dla pracownika przepisów wewnątrzzakładowych wydłużających okres pobierania wynagrodzenia chorobowego)
- zasiłku chorobowego,
- świadczenia rehabilitacyjne,
- zasiłku macierzyńskiego,
- zasiłku opiekuńczego.
Pamiętać należy, że przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów:
- urlopu wychowawczego,
- urlopu bezpłatnego
- służby wojskowej.
Oczywiście cały okres urlopu wypoczynkowego i okresy korzystania z urlopów okolicznościowych (np. dwa dni na opiekę nad dzieckiem, dwa dni z tytułu ślubu własnego) zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Kiedy ZUS ZSWA musi trafić do ZUS?
Co do zasady ZUS ZSWA przekazują płatnicy składek za poprzedni rok kalendarzowy do 31 marca roku następnego. W pewnych okolicznościach termin przekazania formularza do Zakładu może być jednak inny. Stanie się tak w przypadku:
- wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej (wtedy płatnik ma 7 dni na przekazanie informacji do ZUS od zgłoszenia wniosku),
- upadłości lub likwidacji płatnika składek (płatnik przekazuje wówczas informację nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek, a jeśli upadłość lub likwidacja płatnika składek nastąpiła przed przekazaniem zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy – w terminie 7 dni).
Jak wypełnić ZUS ZSWA by nie popełnić błędu?
Blok I – Dane organizacyjn
e
W tym miejscu wypełniamy jedynie pole 01. Wpisujemy identyfikator oznaczający numer raportu za dany rok kalendarzowy. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową, składany w trakcie roku kalendarzowego. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, należy numerować kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001 - 999). Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy też korekty zgłoszeń.
Blok II – Dane identyfikacyjne płatnika składek
Wpisujemy tu informacje o płatniku podane w zgłoszeniu ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku EDG-1, a w przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane z bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku EDG-1.
Blok III.A. – Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
Znajdą się tu dane pracownika podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.
Jeżeli po raz pierwszy zgłaszamy pracownika jako osobę wykonującą pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – wpisujemy wtedy w polu 01 należy "X". Jeśli formularz składamy w trybie zgłoszenia korekty danych „X”zaznaczamy w polu 02.
Blok III.B. – Dane o pracy w szczególnych warunkach / o szczególnym charakterze
W polu 02 wpisujemy najpierw 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia pracownika. Następnie podajemy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
W kolejnych polach - 03 i 04 - podajemy:
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (z uwzględnieniem podziału na poszczególne okresy jeśli praca była wykonywana z więcej niż jednego kodu szczególnego zatrudnienia) i
-wymiar czasu pracy, który zapisujemy w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy lub 142/168 – gdy wymiar czasu pracy określony jest w godzinach.
UWAGA!
Jeśli jeden pracownik ma więcej niż 4 okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy na dokumencie ZUS ZSWA dla danego ubezpieczonego należy wypełnić następny blok, ponieważ kolejne bloki od IV.A do VI.B należy wypełnić analogicznie jak blok III.A i III.B.
Trzeba pamiętać, że data początkowa („od” - w polu 3) nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku poprzedzającego (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest za rok poprzedni) lub 1 stycznia roku bieżącego (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest w roku, gdy ubezpieczony wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości).
Z kolei data końcowa ("do" - w polu 4) nie może być późniejsza niż 31 grudnia roku poprzedzającego (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest za rok poprzedni) lub dzień wypełnienia zgłoszenia (w sytuacji, w której zgłoszenie przekazywane jest w roku, gdy ubezpieczony w trakcie roku wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości).
Jeśli się zdarzy, że obie daty ("od" i "do") będą takie same, wówczas przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień.
Blok VII – Oświadczenie płatnika składek
Ponieważ ZUS ZSWA przekazuje się w takiej samej formie, która obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do innych dokumentów zgłoszeniowych, tj. elektronicznej lub papierowej, to tylko nieliczni pracodawcy, którzy przekazują deklaracje papierowe wypełnią ostatnią część dokumentu, tj. poświadczenie podpisem i pieczątką (jeżeli płatnik taką posiada), że informacje są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
Obowiązek skorygowania danych w ciągu 7 lub 30 dni
Z różnych powodów może nam się przydarzyć konieczność dokonania korekty danych, które zawarliśmy w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Niezależnie od tego, czy korygujemy informację po odkryciu własnego błędu, czy też na skutek decyzji czy kontroli ZUS czy PIP - dokument korygujący składamy w formie nowego zgłoszenia (z kolejnym numerem).
Jeśli korekta jest spowodowana naszym uchybieniem to dokumenty korygujące musimy przekazać do ZUS w 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie. Podobnie gdy ZUS wyda decyzję w tym przedmiocie - wtedy także mamy 7 dni na korektę od uprawomocnienia się decyzji.
Nieco dłużej możemy zwlekać z korektą jeśli jej konieczność została stwierdzona po kontroli ZUS. Wówczas na poprawienie swoich błędów mamy 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli
Jeżeli dokonujemy korekty ze względu na podanie błędnych okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wówczas należy podać poprawne daty. Natomiast gdy pracownik w ogóle nie pracował w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, to po wypełnieniu danych płatnika i pracownika (bloki od I do III.A.), blok III.B. pozostawiamy pusty, niewypełniony.
Od zasady tej są jednak wyjątki. Jeżeli konieczność korekty informacji podanych w formularzu ZUS ZSWA jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:
decyzji – korektę przesyłamy w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;
kontroli – korektę w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Podstawa prawna:
- art. 42 ustawy z 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. Nr 237, poz. 1665 ze zm.),
Zobacz także serwis:
