Roczna podstawa wymiaru składek: co ma limit 30-krotności do wysokości zasiłku

- Nasz pracownik zachorował we wrześniu br. W listopadzie ubiegłego roku przestaliśmy za niego opłacać składki emerytalne i rentową, bo jego wynagrodzenie przekroczyło roczny limit podstawy ich wymiaru. Miesięczne zarobki zatrudnionego do końca grudnia 2010 wynosiły 8700 zł, a od 1 stycznia 2011 – 9000 zł. Jak naliczyć jego wynagrodzenie chorobowe za wrzesień br. (pięć dni choroby), jeżeli w listopadzie 2010, kiedy wystąpiło przekroczenie, przez trzy dni był on na zwolnieniu lekarskim?

Świadczenie to należy ustalić biorąc pod uwagę wynagrodzenie z okresu wrzesień 2010 – sierpień 2011. Szczególną uwagę trzeba jednak zwrócić na listopad i grudzień 2010. Pierwsze z nich trzeba odpowiednio uzupełnić, a obydwa należy pomniejszyć o mniejszą część składek społecznych potrąconych z przychodu zatrudnionego.

Przekroczony pułap

Obowiązuje zasada, że w każdym roku podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona. Dotyczy to wszystkich ubezpieczonych, w tym pracowników. Składek nie można opłacać od kwoty wyższej niż równowartość 30-krotności prognozowanego na dany rok przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.

Jego wysokość znajdziemy w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli ustawy nie zostały uchwalone (art. 19 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). W 2010 r. limit ten wynosił 94 380 zł, a w 2011 – 100 700 zł.

Jeśli od początku roku pracownik był zatrudniony tylko w jednej firmie, to pracodawca ma obowiązek narastająco zliczać jego oskładkowany przychód od początku roku i opłacać składki emerytalną i rentowe do osiągnięcia limitu. Pozostałe – chorobową, wypadkową, zdrowotną, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – nadal musi opłacać.

Zwykle przekroczenie tej granicznej kwoty ma miejsce w trakcie miesiąca. Należy wówczas opłacić składki od części przychodu za ten miesiąc.

Wpływ na podstawę

Podstawę wymiaru zasiłków liczymy zwykle z wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Przez „wynagrodzenie” należy rozumieć przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu części przez niego sfinansowanej na ubezpieczenia społeczne. Standardowo odpowiada ona wartości 13,71 proc. przychodu podwładnego (9,76 proc. to składka emerytalna, 1,5 proc. – rentowa i 2,45 proc. – chorobowa).

Nie chodzi jednak o to, żeby potrącać ten ryczałt, ale kwotę faktycznie pobranych składek. Należy o tym pamiętać już na etapie pomniejszania przychodu podwładnego o składki pobrane z jego przychodu.

W konsekwencji licząc podstawę zasiłku, uwzględnimy wyższe wynagrodzenie za miesiące, w których składki na ubezpieczenia emerytalne albo rentowe zostały pobrane w niższej wysokości lub w ogóle ich nie pobrano.

Czasem trzeba uzupełnić

Jeżeli w okresie, z którego ustalana jest podstawa chorobowego, czyli ostatnich 12 miesięcy, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru tego zasiłku:

- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których przepracował minimum połowę obowiązującego go czasu pracy.

Gdy podwładny otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce, uzupełnienie nie nastręcza żadnych trudności. Po prostu należy przyjąć pensję określoną w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy (art. 37 ust. 2 pkt 1 ustawy z 25 czerwca 1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

W szczególny jednak sposób uzupełnia się stały miesięczny przychód za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Trzeba wykonać „nadprogramowe” działania, tj.

Krok 1.

Obliczamy średni wskaźnik składek (ŚWS) na ubezpieczenia społeczne, potrąconych pracownikowi w tym miesiącu według wzoru ŚWS = kwota pobranych składek x 100 / przychód stanowiący podstawę wymiaru składek

Krok 2.

Przy zastosowaniu ŚWS obliczamy składki do potrącenia

Krok 3.

Pensję z umowy pomniejszamy o ustaloną kwotę składek

Przy zatrudnieniu żądaj oświadczenia

Zatrudniając pracownika czy zleceniobiorcę w trakcie roku, firma ma prawo żądać od niego pisemnej informacji do celów ustalenia, czy nadal ma za niego opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Nie może jednak wymagać, by podwładny podał kwotę przychodu osiągniętego w poprzednich zakładach pracy. W oświadczeniu wskazuje on jedynie, czy jego przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek. Jeśli to jeszcze nie nastąpiło, powinien oświadczyć, że zna wysokość rocznej podstawy wymiaru składek i poinformuje o jej osiągnięciu.

W przypadku opisanym przez czytelnika pracownik zachorował we wrześniu br. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego powinno być przyjęte wynagrodzenie za okres od września 2010 do sierpnia 2011.

Do końca 2010 stałe wynagrodzenie miesięczne tej osoby wynosiło 8700 zł, a od 1 stycznia 2011 pensja podskoczyła do 9000 zł. W listopadzie 2010 roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągnęła 30-krotność prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, tj. 94 380 zł. Jednocześnie trzeba wynagrodzenie za ten miesiąc uzupełnić (w związku z usprawiedliwioną trzydniową nieobecnością).

Pracownik przepracował w listopadzie ub.r. 17 z 20 obowiązujących go dni. Od 1 stycznia do 31 października 2010 jego przychód wyniósł 87 000 zł (8700 zł x 10 miesięcy). W listopadzie 2010 uzyskał niższy o trzy dni choroby (7830 zł). Jednocześnie w tym miesiącu przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych.

Od kwoty 7830 zł potrącona została tylko składka na ubezpieczenie chorobowe w wysokości 191,84 zł (7830 zł x 2,45 proc.). Natomiast składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe potrącono od części pensji w wysokości 7380 zł, tj. do osiągnięcia rocznej podstawy (87 000 zł + 7380 zł = 94 380 zł). Składki te wyniosły więc 830,99 zł (11,26 proc. z 7380 zł). Łącznie z wynagrodzenia zatrudnionego potrącono na ZUS 1022,83 zł (191,84 zł + 830,99 zł).

Aby ustalić wysokość uzupełnionego wynagrodzenia za listopad 2010 wliczanego do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, musimy kolejno:

KROK 1.  Obliczyć ŚWS

1022,83 zł x 100 : 7830 zł = 13,06 proc.

KROK 2.  Pomniejszyć przychód – kwotę z umowy – o składki naliczone według tego wskaźnika

8700 zł x 13,06 proc. = 1136,22 zł