[b]– Ponieważ pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem, wypłaciliśmy zamiast wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenie za pracę. Jak rozliczyć nadpłatę w zakresie ZUS (składki, raporty)?[/b] – pyta czytelnik.
Za czas absencji chorobowej pracownikowi przysługuje najpierw przez łącznie 33 dni w roku kalendarzowym (14 dni dla osób po 50 roku życia) wynagrodzenie chorobowe, płatne ze środków pracodawcy (art. 92 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]). Chorujący pracownik nieco traci na poborach w czasie leczenia, bo wynagrodzenie chorobowe wynosi 80 proc. podstawy wymiaru.
Sposób postępowania pracodawcy w razie wypłaty pełnego wynagrodzenia zamiast wynagrodzenia chorobowego zależy od tego, czy zwolnienie lekarskie zostało dostarczone przez pracownika już po rozliczeniu składek ubezpieczeniowych za miesiąc choroby, czy jeszcze przed tą operacją, i od tego, jak długa jest choroba.
[srodtytul]Pracownik ma wyznaczony termin[/srodtytul]
Powinien w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA przekazać je swojemu pracodawcy. Za datę jego otrzymania uważa się dzień wystawienia druku przez lekarza, chyba że pracownik udowodni, że otrzymał je później. Na odwrocie tego dokumentu pracodawca powinien odnotować dzień jego wpływu i od tej daty, w ciągu 30 dni, dokonuje wypłaty świadczenia chorobowego.
Wypłata wynagrodzenia chorobowego (zasiłku) powinna być zrealizowana w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do wypłaty. Tak stanowi art. 64 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=352798]ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512)[/link].
[srodtytul]Zwolnienie po 15 dniu miesiąca[/srodtytul]
Jeżeli pracownik dość znacznie spóźnił się z dostarczeniem krótkotrwałego zwolnienia lekarskiego za niedyspozycję przypadającą na dany miesiąc i pracodawca zdążył już przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za ten miesiąc (jest na to czas do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni), wykazując w nich pełną podstawę wymiaru składek, czyli taką jak za cały miesiąc pracy, to nie ma potrzeby korygowania zbiorczej deklaracji i raportu imiennego za tego pracownika.
A to dlatego, że można tę sytuację wyprostować w dokumentach za miesiąc następny, kiedy z pensji pracownika zostanie odliczona kwota nienależna, wcześniej wypłacona. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się bowiem, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 kodeksu pracy).
Takie rozwiązanie umożliwia pracodawcy zmniejszenie wysokości wynagrodzenia pracownika o wynagrodzenie wypłacone mu w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który pieniędzy nie powinien otrzymać [b](wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94). [/b]
Natomiast pracownik otrzymujący pensję z góry powinien liczyć się ze zwrotem nienależnie pobranego wynagrodzenia w razie niewykonywania pracy w okresie, za który mu zapłacono[b] (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, oraz wyrok SN z 14 listopada 1996 r., I PRN 112/96).[/b]
Uwaga! Odliczenia wolno dokonać tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po bezpodstawnej wypłacie [b](wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94)[/b], bez konieczności uzyskania na to zgody pracownika.
Zatem przy sporządzaniu listy płac za miesiąc następny obniża się wynagrodzenie o kwotę nadpłaty z poprzedniego okresu. W imiennym miesięcznym raporcie ZUS RCA zostanie wtedy wykazana podstawa wymiaru składek i ich sumy od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia, pomniejszonego o nadwyżkę pensji za miesiąc wstecz.
[wyimek]80 proc.podstawy wymiaru wynosi zwykle wynagrodzenie chorobowe pracownika[/wyimek]
Do kompletu druków dołącza się również raport ZUS RSA z okresem niezdolności do pracy z poprzedniego miesiąca. Z takiej uproszczonej metody nie można jednak skorzystać, gdy zaświadczenie od lekarza obejmuje długotrwałą niezdolność do pracy (powyżej jednego miesiąca).
Wówczas konieczna jest korekta za miesiąc wyższej wypłaty, ze względu na brak możliwości zmniejszenia podstawy wymiaru składek w kolejnym miesiącu o kwotę nadpłaty za miesiąc, za który zwolnienie dotarło do zakładu pracy z opóźnieniem. Poprawiamy listę płac, raport ZUS RCA i dołączamy ZUS RSA, wpisując dni choroby przypadające na ten miesiąc.
[srodtytul]Wcześniejsze usprawiedliwienie[/srodtytul]
Gdy zatrudniony przyniósł pracodawcy druk ZUS ZLA po zainkasowaniu całego wynagrodzenia za dany miesiąc, ale zdążył jeszcze przed rozliczeniem składek za ten miesiąc, wystarczy na listę płac nanieść stosowne poprawki (naliczenie wynagrodzenia chorobowego i za przepracowaną część miesiąca), a w dokumentach rozliczeniowych do ZUS wpisać prawidłowe dane.
Pracownik za dany miesiąc otrzymał nadpłatę wynagrodzenia, jednak nie jest ona ujawniona w formularzach rozliczeniowych. Potem pozostaje już wzajemne rozliczenie się z pracownikiem i wyrównanie nadpłaty w kolejnym miesiącu.
[ramka][b]Przykład [/b]
W spółce PIK wynagrodzenia wypłacane są ostatniego dnia miesiąca. Pan Marek nie był w pracy od 28 do 31 maja, ale zwolnienie lekarskie przedstawił w firmie 10 czerwca.
Pełne wynagrodzenie za maj zostało tymczasem przelane na jego konto 28 maja. Z kolei pan Marcin zawiadomił 27 maja pracodawcę, że jest w szpitalu i będzie miał operację, a jego nieobecność potrwa nawet dwa miesiące.
Za maj również otrzymał pensję w całości. Spółka rozliczyła już składki za maj 9 czerwca.
U pana Marka spółka może wykazać zwolnienie lekarskie za okres 28 – 31 maja w dokumentach do ZUS za czerwiec oraz na czerwcowej liście płac. Natomiast z tytułu absencji chorobowej pana Marcina firma musi dokonać korekty listy płac za maj, raportu ZUS RCA i złożyć raport ZUS RSA.[/ramka]