Koniec roku oznacza obowiązek rozliczenia się z pracownikiem w kwestii składek. Płatnicy, którzy nie przekazali ubezpieczonym miesięcznych informacji ZUS RMUA, mają obowiązek do końca lutego wystawić i przekazać im informację roczną o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek i wysokości odprowadzonych składek. Jeżeli pracownik wystąpi do pracodawcy z prośbą o wcześniejsze wydanie takiej informacji, ten dokument trzeba mu wystawić niezwłocznie.
Istotna zmiana stawek
Trzeba też pamiętać, że z nowym rokiem wynagrodzenie minimalne pracowników wzrasta do 2000 zł (również dla osób pozostających w pierwszym roku zatrudnienia), a w przypadku zleceniobiorców wchodzi obowiązkowa minimalna stawka godzinowa wynagrodzenia. Zmienią się również inne wskaźniki, których wysokość zależy od stawki minimalnej płacy.
Pracodawcy powinni przeanalizować dokumentację pracowniczą pod kątem nadchodzących zmian i przygotować stosowne aneksy. Przy czym brak aneksów dotyczących zwiększenia wynagrodzenia do obowiązującego, minimalnego, nie zwalnia pracodawcy z konieczności naliczania i wypłaty poprawnych wartości.
Czas na korektę odpisów socjalnych
Do 31 grudnia 2016 r. pracodawcy muszą skorygować odpisy podstawowe na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, uwzględniając rzeczywiste zatrudnienie w ciągu roku. Jeśli wielkość zatrudnienia uległa zmianie w stosunku do przeciętnego planowanego, trzeba porównać liczbę etatów i przygotować korektę odpisu. Gdy okaże się, że szacunki były zawyżone, odpis można zmniejszyć, a jeśli je zaniżono – pracodawca musi wpłacić na konto funduszu różnicę między planowaną a rzeczywistą wartością.
Koniec roku i początek nowego decyduje również o tym, czy pracodawca będzie musiał utworzyć fundusz socjalny w 2017 r. Powinny go utworzyć firmy, które 1 stycznia będą zatrudniać więcej niż 20 pracowników, chyba że z tego zrezygnują w odpowiednim trybie. Natomiast pracodawcy, którzy tego dnia będą zatrudniać mniejszą liczbę etatowców, nie tworzą zfśs, ale mogą wypłacać świadczenia urlopowe.
Podejmując decyzję o nietworzeniu zfśs czy niewypłacaniu świadczenia urlopowego, pracodawca powinien poinformować o tym załogę do końca stycznia.
Również fiskus ma terminy
Zakończenie roku większości pracodawców kojarzy się głównie z koniecznością wzmożonej pracy przy przygotowywaniu i wysyłce deklaracji PIT i innych, pochodnych informacji. Pocieszający jest fakt, że w 2017 r. obowiązywać będą tegoroczne druki deklaracji. Brak zmian oznacza zaś brak ryzyka użycia niewłaściwego druku i możliwość wcześniejszego przygotowania dokumentów.
Warto już teraz zadbać o odpowiednie narzędzia oraz upoważnienia, na podstawie których będzie można wygenerować i przekazać deklaracje w formie elektronicznej. Tę czynność może bowiem wykonywać wyłącznie osoba posiadająca ważny podpis kwalifikowalny. Dodatkowo musi ona mieć upoważnienie do podpisywania deklaracji elektronicznych – druk UPL-1. Można go złożyć we właściwym dla firmy urzędzie skarbowym osobiście, wysłać pocztą, za pomocą ePUAP lub e-podpisu. Nie wiąże się to z żadną opłatą skarbową. Płatnik może wnioskować o upoważnienie terminowe lub bezterminowe. W każdej chwili może też je odwołać, składając druk OPL-1.
Liczy się czas
W przypadku rozliczenia z urzędem skarbowym niezwykle istotne są terminy ustawowe na składanie poszczególnych deklaracji. Pierwszym, podatkowym terminem, jest 10 stycznia. Do tego dnia podatnicy mogą składać płatnikowi oświadczenia PIT-12. Na tej podstawie pracodawca rozlicza przychód podwładnego za dany rok.
Termin przygotowania informacji PIT oraz rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika ustalony jest do końca lutego. Do 31 stycznia płatnik podatku musi jednak przekazać do właściwego dla siebie urzędu skarbowego deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR, zgodnie ze swoją siedzibą. Jeżeli spóźni się z przesłaniem tych deklaracji, musi do nich dołączyć czynny żal za niedotrzymanie terminu.
Warto pamiętać o GUS
Pracodawcy, którzy zobligowani są do wypełniania i przekazywania sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego, powinni pamiętać o czekających ich obowiązkach w zakresie sprawozdań kwartalnych oraz rocznych, których termin mija w ciągu pierwszych dwóch miesięcy 2017 r.
Badania statystyczne mogą być prowadzone jako dobrowolne lub obowiązkowe. Te drugie trzeba przekazać do GUS w ustawowym terminie.
Formalności wobec Funduszu
Pracodawcy zobligowani do comiesięcznego składania deklaracji do PFRON, również nie mogą zapomnieć o rocznym obowiązku złożenia deklaracji DEK-R lub INF-2. Do 20 stycznia mają czas, by go dopełnić. W przypadku niewywiązania się z terminu, PFRON może zażądać od płatnika wyjaśnień lub wezwać go do ich złożenia.
Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO
