Nie każdy dzień zwłoki w dostarczeniu zwolnienia obniży zasiłek

- Nasz pracownik często choruje. W kwietniu dostarczył zwolnienie lekarskie na 20 dni (od 5 do 24). Lekarz wystawił je 5 kwietnia, a dotarło do zakładu pocztą dopiero 17 kwietnia. Za okres nieobecności pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe jeszcze za 9 dni (od 5 do 13 kwietnia), a za resztę już zasiłek chorobowy. Zakład ma uprawnienia do wypłaty zasiłków. Jak prawidłowo liczyć termin obowiązujący pracownika do złożenia ZUS ZLA? Jak powinniśmy postąpić przy obniżeniu świadczenia o 25 proc. – czy obniżyć również wynagrodzenie chorobowe? Pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie – 1600 zł.

– pyta czytelniczka.

Wysokość zasiłku należy obniżyć o 25 proc. za okres od 14 kwietnia do dnia dostarczenia zaświadczenia. Skoro dotarło drogą pocztową, za dzień jego doręczenia należy uznać datę widniejącą na stemplu pocztowym, a nie datę faktycznego odebrania przesyłki przez pracodawcę (np. gdy urząd pocztowy podbił list 16 kwietnia, a pracodawca otrzymał go 17 kwietnia). W analizowanym przypadku trzeba obniżyć zasiłek za okres od 14 do 16 lub 17 kwietnia. Nie można okroić wysokości wynagrodzenia chorobowego.

Tydzień na przesyłkę

W razie choroby pracownikowi przysługuje najpierw wynagrodzenie chorobowe płatne przez pracodawcę i z jego funduszy, a po wyczerpaniu okresu tak opłacanego – zasiłek chorobowy. Płatnikiem zasiłku w danym roku kalendarzowym jest albo płatnik składek (czyli pracodawca) albo ZUS. Zależy to od liczby osób zgłoszonych przez zakład do ubezpieczenia chorobowego w dniu 30 listopada roku poprzedniego.

Przy ustalaniu prawa do zasiłku chorobowego i jego wysokości dowodem na potwierdzenie czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby jest zaświadczenie lekarskie wydane na druku ZUS ZLA. Jest ono również podstawą do wypłaty wynagrodzenia chorobowego zgodnie z art. 92 kodeksu pracy. Pracownik ma określony termin na dostarczenie zwolnienia lekarskiego swojemu pracodawcy. Powinien się "wyrobić" nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania.

Co ważne w przypadku pracowników, oni zawsze powinni dostarczać zaświadczenie pracodawcy, nawet jeśli zasiłek wypłaca im ZUS. Zakład ma obowiązek przekazać zaświadczenie do ZUS niezwłocznie, podając datę otrzymania zwolnienia (art. 62 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa).

Zatem zwolnienie lekarskie zawsze trafia najpierw do miejsca pracy, a pracownik ma siedem dni na przekazanie tam druku od lekarza. Na tej podstawie pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe i ewentualnie zasiłek. Gdy nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, dokumenty musi przekazywać do ZUS bez zbędnej zwłoki (nie ma tu doprecyzowanego terminu obowiązującego zakład pracy). Pierwsze zwolnienie ma obowiązek złożyć wraz z zaświadczeniem płatnika składek sporządzonym na druku ZUS Z-3. Na podstawie wskazanej tam wysokości wynagrodzenia ZUS ustali wysokość zasiłku.

Bez pierwszego dnia

Przy ustalaniu siedmiodniowego terminu obowiązującego pracownika nie uwzględnia się dnia, w którym otrzymał on zaświadczenie lekarskie. Z kolei jako datę otrzymania zaświadczenia lekarskiego przyjmuje się dzień jego wystawienia przez lekarza (pkt 22 druku ZUS ZLA), chyba że ubezpieczony udowodni, że otrzymał je później.

Zatem termin siedmiu dni nie biegnie od dnia wizyty w gabinecie lekarskim. Choćby dlatego że pracownik może pójść po diagnozę w godzinach popołudniowych czy nawet wieczornych, a wtedy nie miałby szans na doniesienie zwolnienia do firmy.

Przykład

Po wyjściu z firmy

Pan Jan otrzymał zwolnienie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby 11 kwietnia. Wizytę u lekarza miał umówioną po pracy, o godz. 18. Medyk uznał, że pan Jan przez kilka dni nie powinien chodzić do pracy i wydał mu zwolnienie lekarskie na okres od 11 do 17 kwietnia. Termin siedmiu dni, w którym pracownik ma obowiązek przekazać to zaświadczenie pracodawcy, liczy się od 12 kwietnia. Upływa zatem 18 kwietnia.

Jeżeli ostatni dzień siedmiodniowego terminu przypada w dniu ustawowo wolnym od pracy, to uznaje się, że zaświadczenie lekarskie zostało dostarczone na czas (terminowo), gdy dotarło do pracodawcy w najbliższym dniu roboczym. To samo dotyczy sytuacji, gdy ostatni dzień na dostarczenie L-4 przypada w sobotę. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 15 czerwca 2011 r. (I OPS 1/11) zrównał ten dzień z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu przepisów regulujących zasady postępowania administracyjnego.

Przykład

Z soboty na poniedziałek

Pani Anna była u lekarza 23 marca i tego dnia otrzymała zwolnienie. Powinna je oddać pracodawcy najpóźniej 30 marca. Ten dzień wypadł jednak w sobotę, więc mogła je przekazać do 2 kwietnia. Jest to bowiem pierwszy roboczy dzień po świątecznym okresie.

Ćwierć wypłaty mniej

Pracownik, który nie dotrzyma siedmiodniowego terminu na złożenie zwolnienia u pracodawcy, traci część zasiłku. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje bowiem obniżenie o 25 proc. wysokości świadczenia przysługującego od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia doręczenia tego zaświadczenia (łącznie z tym dniem). Pracownik może się przed tym bronić wykazując, że nie dostarczył dokumentu z przyczyn od niego niezależnych (np. leżał w szpitalu i nie miał kogo poprosić o przysługę zaniesienia zwolnienia pracodawcy).

Tak stanowi art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Jeśli pracownik nie zawinił, dostanie cały zasiłek, mimo przekroczenia terminu. Musi to jednak odpowiednio udowodnić. W innych okolicznościach dostarczenie druku ZUS ZLA po upływie siedmiu dni od jego otrzymania, skutkuje obniżką zasiłku.

Przykład

Sankcja za zwłokę

Pan Marek był niezdolny do pracy z powodu choroby od 15 do 26 kwietnia. Zaświadczenie lekarskie, które otrzymał 15 kwietnia, złożył u pracodawcy 24 kwietnia.

Termin siedmiu dni, w którym pracownik miał obowiązek złożyć to zaświadczenie u pracodawcy, jest liczony od 16 kwietnia i upłynął 22 kwietnia. Ponieważ pan Marek nie dotrzymał tego terminu, jego zasiłek chorobowy zostanie obniżony o 25 proc. za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, tj. od 22 do 24 kwietnia.

Takiego obniżenia nie wolno stosować do wynagrodzenia chorobowego określonego w art. 92 k.p. Zatem dopóki pracownik ma prawo do tego świadczenia, nie musi obawiać się o jego częściową utratę w razie uchybienia siedmiodniowemu terminowi. Natomiast w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie obejmuje okres, za który przysługuje mu zarówno wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, jak i zasiłek chorobowy, obniżenie o 25 proc. wysokości, stosuje się wyłącznie do zasiłku chorobowego.

Przykład

Niepełna wypłata

Pan Tadeusz (53 lata) otrzymał już w 2013 r. wynagrodzenie chorobowe za 10 dni niezdolności do pracy. Ponownie zachorował w kwietniu. Lekarz wystawił mu zwolnienie 22 kwietnia na okres od 22 kwietnia do 7 maja. Pracownik wysłał je pocztą.

Do celu dotarło 6 maja, ale data na stemplu pocztowym to 4 maja. Termin siedmiu dni, w którym pracownik miał obowiązek złożyć to zaświadczenie upłynął 29 kwietnia.

Za okres od 22 do 25 kwietnia (łącznie 14 dni choroby w 2013 r.) pan Tadeusz ma prawo do wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez zakład pracy w wysokości nie niższej niż 80 proc. podstawy wymiaru. Wysokość wynagrodzenia, mimo opóźnienia w dostarczeniu zaświadczenia lekarskiego, nie ulega obniżeniu. Obniżenie o 25 proc. obejmuje zasiłek chorobowy przysługujący za okres od 29 kwietnia do 4 maja.

Gdy ubezpieczony nie dostarczy na czas zaświadczenia lekarskiego, które obejmuje okres krótszy niż 8 dni, zasiłku nie można obniżyć. A to dlatego, że okrojenie zaczyna się dopiero od ósmego dnia L-4. Jeśli więc zostało wystawione na np. siedem dni lub mniej, to mimo dostarczenia po terminie nie da prawa do obniżenia o 25 proc.

Przykład

Bez konsekwencji

Pani Kasia poszła do lekarza 17 kwietnia i dostała zwolnienie lekarskie na okres od 17 do 19 kwietnia (3 dni). 22 kwietnia wróciła do pracy, ale zwlekała z oddaniem formularza do księgowości. Przypomniała sobie o tym dopiero 29 kwietnia i wtedy doniosła do pracy. Powinna je była dostarczyć do 24 kwietnia. Jednak mimo uchybienia terminowi zasiłek za 3 dni dostanie w pełnej wysokości.