Wymiar zasiłku a składki ZUS opłacone od premii kwartalnej

- Od czerwca br. będziemy wypłacać pracownikom nagrody kwartalne. Jak uregulować sposób ich wypłaty, żeby można je było uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków chorobowych?

W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych można uwzględnić inne składniki wynagrodzenia niż pensja zasadnicza – zarówno przysługujące za okresy miesięczne, jak i dłuższe (kwartalne, roczne). Muszą jednak zostać spełnione łącznie dwa warunki:

- elementy te muszą podlegać oskładkowaniu oraz

- obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe (lub umowa o pracę – gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania) muszą przewidywać brak do nich prawa za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego.

Jeżeli w przepisach nie ma wyraźnych postanowień, że dany składnik przysługuje mimo absencji chorobowej, zakłada się, że pracownik go nie otrzymuje w tym czasie. W takim przypadku należy go wliczyć do podstawy zasiłkowej. Jeśli jednak, mimo braku odpowiednich regulacji, pracodawca udokumentuje, że pracownik otrzymuje ten składnik płacowy za okresy pobierania zasiłku, trzeba go pomijać w obliczeniach.

Gdy wymieniony składnik pensji przysługuje za okresy kwartalne, wlicza się go do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym zachorował.

- Jak uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku premię kwartalną, jeżeli w okresie wcześniejszym pracownik chorował, a świadczenie to zostało zmniejszone za czas tej absencji?

To zależy, w jaki sposób taka premia jest zmniejszana za okres nieobecności w pracy.

Jeżeli w okresie ostatnich czterech kwartałów pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych i z tego powodu należną mu premię kwartalną zakład zmniejszył proporcjonalnie o czas tej absencji, to nagrodę tę trzeba uzupełnić następująco:

- najpierw z kwoty premii odliczyć składki potrącone w części finansowanej przez pracownika (tj. zwykle 13,71 proc.),

- różnicę podzielić przez liczbę dni przepracowanych (roboczych),

- wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować zgodnie z ustalonym dla niego harmonogramem.

Przykład

Trzeba uzupełnić

Pan Piotr przedłożył zwolnienie lekarskie w związku z opieką nad chorą żoną na okres od 13 do 23 kwietnia br. Oprócz zasadniczego wynagrodzenia miesięcznego przysługuje mu premia kwartalna, która jest proporcjonalnie zmniejszana za okres pobierania zasiłków.

Podstawę wymiaru zasiłku za kwiecień pracodawca musi ustalić, biorąc pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2012 r. do marca br. Musi do niego doliczyć premie kwartalne w wysokości 1/12 ich sumy wypłaconych pracownikowi za II, III i IV kwartał 2012 r. i I kwartał 2013 r.

Kwoty te po odliczeniu składek społecznych (13,71 proc.), wyniosły odpowiednio:

- za II kwartał 2012 r. – 1052,74 zł,

- za III kwartał 2012 r. – 837,01 zł,

- za IV kwartał 2012 r. – 500,48 zł,

- za I kwartał br. – 949,19 zł.

Przy czym premię za IV kwartał pan Piotr otrzymał w proporcjonalnie obniżonej wysokości, bo zamiast 63 dni, z powodu choroby przepracował 29 dni. Trzeba ją uzupełnić przed wliczeniem do podstawy chorobówki.

Premię za IV kwartał poprzedniego roku należy uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował wszystkie dni kwartału. Po uzupełnieniu premia za IV kwartał wyniosła:

500,48 zł : 29 dni = 17,26 zł,

17,26 zł x 63 dni = 1087,38 zł.

Premie kwartalne należy doliczyć do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika w kwocie 327,19 zł, tj.:

(1052,74 zł + 837,01 zł + 1087,38 zł + 949,19 zł zł) : 12 = 327,19 zł.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy premia jest zmniejszana za okres nieobecności, ale nieproporcjonalnie – np. kwotowo czy procentowo. Taki składnik wlicza się do podstawy wymiaru chorobówki, ale w kwocie faktycznie wypłaconej. Nie uzupełnia się jego wysokości przed tymi obliczeniami.

- Czy w sytuacji, gdy pracownik otrzymał nagrodę za kwartał, w którym przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, składnik ten należy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku?

Tak Zasada wyłączania z obliczeń składników, gdy pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, dotyczy wyłącznie miesięcznych składników płacy. W przypadku składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc, nie należy sprawdzać spełniania tego warunku. Wlicza się je pod warunkiem, że zostały od nich opłacone składki i że są zmniejszane za czas absencji zdrowotnej.

- Zdarza się, że z powodu trudności finansowych wypłacamy nagrody kwartalne zaliczkowo albo znacznie później niż regulaminowy termin. Jak w tej sytuacji liczyć wysokość zasiłku chorobowego?

To dwa odrębne przypadki i sposób postępowania.

Jeżeli nagroda przysługuje, ale zakład jej nie wypłacił do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków – bez względu na przyczynę – w podstawie wymiaru zasiłku należy przyjąć nagrodę w wysokości, jaką pracownik otrzymał za poprzedni okres. Po wypłacie tej właściwej nagrody, podstawy wymiaru zasiłku nie należy już wówczas przeliczać.

Jeśli natomiast pracownik nie otrzymał składników wynagrodzenia (premii) również za okresy poprzednie, to podstawę wymiaru zasiłku należy ustalić bez tych składników, a dopiero po ich wypłaceniu przeliczyć i wyrównać zasiłek.

Przykład

Bez przeliczania

Pani Hanna 17 marca br. urodziła dziecko. Od tego dnia przysługuje jej prawo do 140-dniowego zasiłku macierzyńskiego. Pracownica otrzymuje premię kwartalną, która jest proporcjonalnie obniżana za czas usprawiedliwionej nieobecności. W podstawie wymiaru zasiłku, oprócz wynagrodzenia zasadniczego z okresu od marca 2012 r. do lutego 2013 r., trzeba uwzględnić również premie za wszystkie cztery kwartały 2012 r. Do dnia sporządzenia listy wypłat zasiłków za marzec br. pracownicy nie otrzymali premii za IV kwartał 2012 r. W tej sytuacji w podstawie wymiaru zasiłku macierzyńskiego należy przyjąć premie za:

- I i II kwartał 2012 r. oraz

- za III kwartał 2012 r. w podwójnej wysokości.

Po dokonaniu wypłaty premii za IV kwartał nie należy przeliczać podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego.

Inaczej jest w przypadku, gdy pracownik otrzyma zaliczkę premii kwartalnej. Należy ją wtedy wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku, a po wyrównaniu premii przeliczyć tę podstawę uwzględniając pełną jej stawkę i wyrównać zasiłek.

- W ostatnim okresie w firmie były zmiany kadrowe. Część osób pracuje obecnie w podwyższonym lub obniżonym wymiarze czasu pracy. Jak w przypadku tych pracowników, uwzględniać wypłaconą im premię kwartalną w wysokości zasiłku?

Jeżeli pracownikowi zmienia się etat w okresie czterech kwartałów poprzedzających jego niezdolność do pracy, to składnik kwartalny należy przyjmować w proporcji odpowiedniej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy.

Jeżeli zaś do takiej zmiany dojdzie po upływie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, to składniki kwartalne wlicza się w wysokości 1/12 ich sumy za cztery kwartały poprzedzające miesiąc absencji. Przy czym wtedy wynik należy przeliczyć odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. W tym celu ustala się współczynnik zmiany wymiaru czasu pracy, który odpowiada proporcji aktualnego do poprzedniego wymiaru czasu pracy.

Przykład

Po zmianie etatu

Pan Jerzy do 31 stycznia br. był zatrudniony na 1/2 etatu, a od 1 lutego pracuje na 3/4 etatu. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego ma prawo do premii kwartalnej, która jest proporcjonalnie zmniejszana za okres pobierania zasiłków. Pan Jerzy zachorował w marcu 2013 r.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za luty br.

Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć premie kwartalne za cztery kwartały kalendarzowe poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, tj. za I, II, III i IV kwartał 2012 r., po pomnożeniu tej kwoty przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy. Współczynnik ten wynosi 1,5:

3/4 etatu : 1/2 etatu = 1,5.

Sumę premii kwartalnych mnożymy więc przez współczynnik 1,5 i wyliczamy z niej 1/12.

Podstawa prawna:

art. 36, art. 40 – 42, art. 47 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.)