Tylko 30,6 proc. instytucji publicznych w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu urzędach, szczególnie w samorządach, dominuje papierowy obieg dokumentów. A to zwiększa koszty i wydłuża procedury.
Na rynku istnieją zarówno systemy komercyjne EZD, jak i publiczny – EZD RP. Ten publiczny jest udostępniony bezpłatnie. Ministerstwo Cyfryzacji rekomenduje go jako system, który pozwala zautomatyzować i przyspieszyć obieg dokumentów wewnątrz urzędów, między instytucjami oraz w kontaktach z obywatelami – jest w pełni zintegrowany z e-Doręczeniami i ePUAP-em.