Jakie są źródła prawa pracy w Stanach Zjednoczonych?
Amerykańskie prawo pracy jest bardzo rozdrobnione. Źródła regulacji znajdziemy w konstytucji USA i konstytucjach poszczególnych stanów, ustawach federalnych i stanowych, oraz prawie zwyczajowym (common law) – również na poziomie federalnym i stanowym. Dochodzą do tego rozporządzenia wydane na postawie ustaw, a czasem przepisy obowiązujące w konkretnej miejscowości (np. w zakresie wynagrodzenia minimalnego). Regulacje te nie zawsze są ze sobą kompatybilne, a w przypadku rozbieżności standardową regułą jest, że przeważa rozwiązanie bardziej przyjazne pracownikowi.
Jakie są główne ryzyka prawne dla pracodawcy w procesie rekrutacji?
Największe ryzyka wiążą się z amerykańskimi przepisami antydyskryminacyjnymi. Kandydaci do pracy są uprawnieni do podnoszenia roszczeń jeśli uznają, że pracodawca stosuje niedozwolone kryteria w procesie rekrutacyjnym. Dlatego też w Stanach Zjednoczonych popularne – oraz bardzo rekomendowane – jest używanie sztywnych procedur rekrutacyjnych, pozwalających na wykazanie braku czynników dyskryminacyjnych w procesie. Fakt użycia agencji rekrutacyjnej nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za przebieg procesu rekrutacji.
Czy dozwolone jest weryfikowanie referencji oraz historii zatrudnienia kandydata do pracy?
Tak, ochrona prywatności pracowników jest niższa niż w europejskim standardzie wyznaczonym przez RODO. Tzw. background check jest czasem wymogiem prawnym, a często jest rekomendowany w celu uniknięcia odpowiedzialności za zaniedbania rekrutacyjne,które mogą spowodować odpowiedzialność pracodawcy za działania pracownika (np. pobicie). Background check jest zasadniczo dopuszczalny w odniesieniu do każdego zawodu, choć prawo stanowe i lokalne może wprowadzać ograniczenia, najczęściej w zakresie weryfikacji historii kredytowej i karalności. Możliwe jest również uzyskiwanie referencji od byłych pracodawców, lecz nie należy się dziwić, gdy uzyskane informacje ograniczą się do suchych wiadomości na temat nazwy stanowiska i okresu zatrudnienia. Przyczyną takiej sytuacji jest obawa przed roszczeniami ze strony byłych pracowników na podstawie przepisów antydyskryminacyjnych, lub pozew o zniesławienie. Dzieje się tak pomimo praktyki, zgodnie z którą byli pracownicy wyrażają zgodę na przekazanie informacji oraz zrzekają się roszczeń do byłego pracodawcy związanych z treścią referencji. Okazywało się już, że takie zrzeczenie się roszczeń nie zawsze jest skuteczne.
Przepisy amerykańskie pozwalają również na badanie kandydatów do pracy pod kątem trzeźwości i zażywania narkotyków. Prawo stanowe i lokalne może wprowadzać ograniczenia w tym zakresie – przykładowo, niektóre stany nie pozwalają na badanie obecności marihuany.
Jak wygląda proces zawierania umowy o pracę w USA?
Pracownicy amerykańscy są zatrudniani na zasadzie dobrowolności obu stron („at will"). Oznacza to brak gwarancji zatrudnienia – każda ze stron stosunku pracy może zakończyć go w każdej chwili, bez wypowiedzenia. Pracodawcy amerykańscy są też uprawnieni do jednostronnej zmiany warunków zatrudnienia, jeśli nie kłóci się to warunkami samej umowy, umowami z organizacjami związkowymi oraz minimalnymi warunkami określonymi przez prawo federalne, stanowe i lokalne.
Prawo amerykańskie nie wymaga sporządzenia pisemnej umowy o pracę. Powszechną praktyką w odniesieniu do pracowników na stanowiskach niekierowniczych jest wręczanie krótkiej oferty zatrudnienia „na zasadzie dobrowolności". W związku z możliwością rozwiązania umowy w każdym czasie, nie są praktykowane umowy na okres próbny.
Formalne umowy o pracę używane są w stosunku do kluczowej kadry, korzystającej z niestandardowych warunków zatrudnienia.
Czytaj więcej:
Jaki wymiar urlopu i zwolnienia chorobowego przysługuje pracownikom amerykańskim?
Prawo federalne ani prawo stanowe nie wymaga przyznawania urlopu wypoczynkowego pracownikom – choć zazwyczaj pracownicy otrzymują ok. 10 dni płatnego urlopu wypoczynkowego, a jego ilość wzrasta wraz ze stażem pracy. Podobnie, do niedawna przepisy nie zobowiązywały pracodawców do udzielania zwolnienia od pracy na czas choroby – zostało to zmodyfikowane w roku 2020 w związku z pandemią COVID-19; uprawnienia te jednak dotyczą obecnie braku możliwości pracy w związku z kwarantanną, izolacją i zachorowaniem na COVID-19, lub opieką nad członkami rodziny w podobnych okolicznościach.
Niektórzy pracownicy - zasadniczo osoby objęte federalną ustawą FMLA (Family and Medical Leave Act) korzystają z uprawnienia do zwolnienia od pracy na czas choroby w związku z poważnymi kwestiami medycznymi – np. hospitalizacja, niezdolność do pracy podczas ciąży, konieczność długotrwałego leczenia. Zwolnienia te często nie wiążą się z wypłaceniem wynagrodzenia, choć w niektórych miejscach zaczyna się to zmieniać.
Odnośnie niezdolności do pracy podczas ciąży oraz opieki nad dzieckiem, FMLA wymaga przyznania objętym ustawą pracownikom zwolnienia od pracy w wymiarze do 12 tygodni, z prawem do powrotu do pracy, lecz bez prawa do wynagrodzenia.
Amerykańskie prawo pracy słynie z silnej ochrony przed dyskryminacją. Kogo dotyczą te przepisy?
Federalne przepisy dotyczące dyskryminacji w zatrudnieniu są bardzo rozwinięte, dotyczą wszystkich grup pracowników, a ich naruszenie może być bardzo kosztowne. Regulacje te stosuje się we wszystkich obszarach HR, od rekrutacji, poprzez wykonywanie pracy, awanse i szkolenia, po rozwiązywanie umów.
Zabronione jest niekorzystne traktowanie pracowników m.in. ze względu na kolor skóry, wyznanie, płeć, pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność fizyczną lub umysłową, cechy genetyczne, stosunek do służby wojskowej, obywatelstwo czy przynależność do związków zawodowych. Dyskryminacja ze względu na płeć obejmuje swoim zakresem również ciążę, orientację seksualną oraz tożsamość płciową. Dyskryminacja ze względu na wiek dotyczy zazwyczaj osób w wieku od 40 lat. Federalne przepisy antydyskryminacyjne stosują się zazwyczaj do pracodawców zatrudniających co najmniej 15 pracowników.
Przepisy antydyskryminacyjne obejmują swoim zakresem także sygnalistów, osoby powracające z przewidzianych prawem przerw od pracy, a także osoby angażujące się w działalność związkową. Przepisy stanowe i lokalne mogą podwyższać standard ochrony.
Jakie najczęstsze typy działań dyskryminacyjnych są rozpoznawane w prawie amerykańskim?
Najczęściej spotkane są następujące rodzaje dyskryminacji:
- Dyskryminacja celowa – chronione prawnie cechy lub zachowania pracowników są podstawą podejmowania decyzji pracowniczej;
- Molestowanie na zasadzie „quid pro quo" (coś za coś) – gdy decyzje pracownicze podejmowane są na podstawie przyjęcia, lub odrzucenia, niepożądanych propozycji o charakterze seksualnym;
- Neutralne praktyki HR mające nieproporcjonalny wpływ na grupy podlegające ochronie w porównaniu z osobami nieprzynależącymi do takich grup;
- Molestowanie spowodowane wrogością w środowisku pracy wobec chronionej grupy pracowników (np. obraźliwe komentarze, napisy na ścianach). Pracodawca może odpowiadać za tego typu praktyki wykonywane przez współpracowników, klientów lub dostawców, jeśli pracodawca o nich wiedział i nie podjął kroków zaradczych;
- Działania odwetowe wobec sygnalistów i innych osób podejmujących zgodne z prawem działania, takie jak składanie skarg związanych z naruszaniem przepisów prawa przez pracodawcę, czy uczestnictwo w śledztwie dotyczącym takiego naruszenia. Negatywne referencje pracodawcy mogą być uznane za przejaw działania odwetowego po zakończeniu zatrudnienia.
Niektóre przepisy wyłączają ochronę przed dyskryminacją, lecz dotyczą one pracodawców w specyficznej sytuacji (np. pracodawcy zagraniczni faworyzujący pracowników pochodzących z tego samego państwa, jeśli uprawnienie takie przewiduje umowa międzynarodowa ze Stanami Zjednoczonymi).
Czytaj więcej:
Jakie odszkodowanie może uzyskać pracownik, który wygra sprawę o stosowanie praktyk dyskryminacyjnych?
Odszkodowania w sprawach o stosowanie praktyk dyskryminacyjnych obejmują utracone wynagrodzenie i równowartość utraconych benefitów, wynagrodzenie innych szkód (np. dyskomfort psychiczny), oraz tzw. odszkodowanie karne – którego celem jest prewencja, czyli zapewnienie, aby pracodawcy – w obawie przed wysoką karą – nie stosowali zakazanych praktyk w przyszłości. Pracownicy otrzymują również zazwyczaj zwrot kosztów obsługi prawnej.
Niektóre stany (oraz niektóre przepisy federalne) stosują limity odszkodowań w procesach dyskryminacyjnych – często na poziomie kilkudziesięciu tysięcy dolarów dla małych pracodawców, lub kilkuset tysięcy w odniesieniu do dużych pracodawców. W stanach, w których takie limity nie obowiązują, nierzadko spotyka się wielomilionowe wygrane.
Piotr Jaśkiewicz adwokat polski i amerykański, counsel w warszawskim biurze Baker McKenzie
Piotr Jaśkiewicz jest counselem w warszawskim biurze Baker McKenzie. Wcześniej pracował w biurach kancelarii w Londynie i Chicago, oraz w Monachium. Posiada uprawnienia adwokackie w Polsce i w USA. Doradza w kwestiach dotyczących inwestycji zagranicznych, fuzji i przejęć, ekspansji, transakcji transgranicznych, kwestii handlowych oraz compliance. Jest rekomendowany przez rankingi IFLR1000 oraz Legal 500.
Pierwszy artykuł z cyklu „Przewodnik inwestora" – „Kontrola inwestycji zagranicznych w Stanach Zjednoczonych", opublikowaliśmy 17 września. Drugi – „Jak założyć spółkę w Stanach Zjednoczonych" – 1 października. Trzeci – „Fuzje i przejęcia – prywatne transakcje M&A w Stanach Zjednoczonych" - 15 października.
