Pracodawcy często wykorzystują w codziennej działalności wizerunki (zdjęcia) swoich pracowników – a to w galeriach publikowanych na stronie Intranet, a to w firmowym internecie lub w mediach społecznościowych. Publikowanie takich zdjęć może służyć promowaniu własnej działalności, komunikacji wewnętrznej lub wymianie informacji pomiędzy pracownikami. Jest ono legalne, o ile pracodawca spełni pewne elementarne warunki. W szczególności nie może tego robić – poza pewnymi wyjątkami – bez uzyskania zgody pracownika.

Wizerunek należy do danych osobowych pracownika

Wizerunek pracownika należy do kategorii danych osobowych, które w świetle przepisów RODO podlegają ochronie przed nielegalnym wykorzystaniem (przetwarzaniem). Skorelowane z RODO przepisy kodeksu pracy wskazują zakres danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika. W tym zakresie mieszczą się: imię i nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, adres zamieszkania, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, nr rachunku bankowego, a także imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci pracownika lub członków najbliższej rodziny – jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień.

Wizerunek pracownika nie został wymieniony wśród danych, których zgodnie z kodeksem pracy pracodawca żąda w związku z zatrudnieniem. Czy więc pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika?

Podstawy prawne wykorzystania wizerunku

Wszelkie formy wykorzystania wizerunku, a nawet jego pozyskiwanie od pracownika, jako wypełniające przesłanki przetwarzania danych osobowych, muszą być realizowane zgodnie z RODO. W pierwszym rzędzie takie przetwarzanie musi mieć podstawę prawną, a w stosunkach pracowniczych taką podstawą z reguły będzie zgoda wyrażona przez pracownika (art. 6 ust. 1 pkt a) RODO). Do tej podstawy nawiązuje kodeks pracy w art. 221a §1, który stanowi, że pracodawca może wnioskować (ale nie żądać), aby pracownik przekazał mu także inne dane osobowe niż te, których podanie jest obowiązkowe. Wprawdzie są kategorie danych osobowych, które nie mogą być objęte takim wnioskiem (szczególne kategorie danych), ale wizerunek pracownika się do nich nie zalicza.

Warunki prawidłowo uzyskanej zgody i jej forma

Jak stanowią przepisy RODO, każda zgoda na przetwarzanie danych osobowych, a więc także zgoda na wykorzystanie wizerunku pracownika, musi spełniać trzy podstawowe warunki – musi być dobrowolna, konkretna i złożona w sposób świadomy.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że odnośnie do pierwszego warunku (dobrowolności zgody) w piśmiennictwie, ale także w wytycznych tzw. Grupy Roboczej art. 29 (obecnie Europejska Rada Ochrony Danych) zgłasza się istotne zastrzeżenia, podając w wątpliwość, czy w stosunkach pracowniczych zgoda w ogóle może być dobrowolna. Wskazuje się, że w układzie pracodawca–pracownik z reguły występuje nierównowaga sił i pracownik może czuć się, mniej albo bardziej, przymuszony do wyrażenia zgody, gdyż obawia się negatywnych konsekwencji ewentualnej odmowy. Bez wchodzenia w szczegóły tych rozważań, można zalecić pracodawcom, aby unikali sytuacji, w których prośba o udostępnienie wizerunku jest powiązana z jakąkolwiek formą nacisku na pracownika.

Znacznie mniejsze trudności może powodować spełnienie dwóch pozostałych warunków poprawnie udzielonej zgody. Zgoda będzie odpowiednio więc skonkretyzowana i będzie ją można uznać za wyrażoną świadomie, jeżeli będzie spełniała wymogi RODO w zakresie określenia celów, do których pracodawca będzie wykorzystywał wizerunek, np. do udostępnienia w wewnętrznej sieci Intranet oraz będzie się ograniczała tylko do pozyskania i przetwarzania niezbędnej liczby zdjęć pracownika. Spełnienie tych wymogów będzie realizacją zasady ograniczenia celu przetwarzania (art. 5 ust. pkt b) RODO) oraz zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 pkt c) RODO).

Przepisy o ochronie danych osobowych nie określają formy zgody, jednak ze względu na potrzebę wykazania faktu jej udzielenia (zasada rozliczalności – art. 5 ust. 2 RODO), pracodawca powinien uzyskać zgodę na piśmie. Jednocześnie pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi niezbędny zakres informacji związanych z jej udzieleniem, a także poinformować go o możliwości wycofania zgody. Dopełnienie tych warunków pozwoli uniknąć sytuacji, w której pracownik będzie kwestionował fakt udzielenia zgody lub jej zakres.

Pisemne oświadczenie pracownika powinno zawierać w szczególności wyraźne stwierdzenie zgody na wykorzystanie jego wizerunku, wskazanie podmiotu, na rzecz którego zgoda jest wyrażona, a także cel oraz formę tego wykorzystania. Z punktu widzenia pracodawcy korzystnym rozwiązaniem może być uzyskiwanie zgody w sposób usystematyzowany od wszystkich pracowników już przy podpisywaniu umowy o pracę, co może ułatwić zachowanie jednolitej i zgodnej z zasadami praktyki w tym zakresie.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że nieprawidłowe byłoby uzyskiwanie zgody na czas nieoznaczony, gdyż jest to sprzeczne z zasadą ograniczenia przechowywania danych osobowych (art. 5 ust. 1 pkt e) RODO).

Inne wymogi dotyczące zgody

Poza dopełnieniem warunków związanych z legalnością wykorzystania wizerunku pracownika w świetlne RODO pracodawca powinien pamiętać, że również sposób tego wykorzystania nie pozostaje bez znaczenia i nie może naruszać dóbr osobistych pracownika, w szczególności jego godności czy prawa do prywatności rozumianego szerzej niż tylko ochrona wizerunku. Do takiego naruszenia mogłoby dojść w sytuacji, gdyby pracodawca przykładowo umieścił zdjęcie pracownika w dwuznacznym kontekście albo wykorzystał je w sposób ośmieszający pracownika.

Kiedy zgoda na wykorzystanie wizerunku nie jest konieczna

Są takie sytuacje, w których wykorzystanie wizerunku (zdjęcia) pracownika jest niezbędne do prawidłowego wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych. Chodzi między innymi o użycie zdjęć w identyfikatorach lub innych elementach kontroli dostępu, gdy ze względów bezpieczeństwa konieczna jest identyfikacja pracownika. Ma to zastosowanie także w sytuacji, gdy wykorzystanie zdjęcia jest konieczne ze względu na specyfikę pracy lub charakter wykonywanej przez pracownika działalności (np. w usługach ochroniarskich).

W takiej sytuacji za samoistną podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku można uznać art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, czyli – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (tu: pracodawcy). Pracodawca powinien jednak zapewnić, aby sposób i zakres wykorzystania wizerunku pracownika nie naruszał interesów lub praw i wolności pracownika, co w praktyce może oznaczać np. konieczność zadbania o należytą jakość identyfikatorów oraz ich niezwłoczną utylizację, gdy już nie są potrzebne. Ponadto, jak wynika z utrwalonego w tym zakresie orzecznictwa, warunkiem legalności wykorzystania wizerunku we wszelkiego rodzaju identyfikatorach jest wprowadzenie przez pracodawcę, w formie regulaminu lub innego podobnego dokumentu, szczegółowych zasad takiego wykorzystania, które zostały udostępnione pracownikom i które są ściśle przestrzegane.

Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku w świetle prawa autorskiego

Nie można zapominać o jeszcze jednej podstawie prawnej odnoszącej się do wykorzystania wizerunku zawartej w art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przepis ten wymaga uzyskania zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, a więc na udostępnianie go publicznie nieokreślonej liczbie odbiorców. Takie rozpowszechnianie może mieć miejsce w szczególności na stronie internetowej pracodawcy, do której dostęp ma każdy. Zezwolenie uzyskiwane w trybie tej ustawy może zostać dołączone do formuły zgody udzielanej w trybie przepisów RODO.

Zamieszczenie zdjęcia pracownika w Intranecie, czyli wewnętrznej sieci firmowej, nie jest uznawane za rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oznacza to, że w takim przypadku nie byłoby konieczne uzyskanie od pracownika odrębnego zezwolenia pracownika w trybie tej ustawy, jeżeli dostęp do Intranetu jest ograniczony w ten sposób, że mają do niego dostęp wyłącznie osoby zatrudnione w danym przedsiębiorstwie i nie dochodzi do rozpowszechniania wizerunków. W przypadku, gdy dostęp do Intranetu posiadają również inne osoby, np. pracownicy podmiotów współpracujących z pracodawcą, wówczas konieczne byłoby uzyskanie zezwolenia pracownika, o którym mówi ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W świetle przywołanego wyżej przepisu ustawy pojawia się kwestia, kiedy można zastosować, określony w art. 81 ust. 2, wyjątek od obowiązku uzyskania zezwolenia – gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Wydaje się jednak, że w stosunkach pracowniczych wyjątek ten może mieć zastosowanie tylko sporadycznie, już choćby z tego powodu, że rzadko wspólne zdjęcia z udziałem pracowników (np. z imprez integracyjnych) mają inny cel niż właśnie utrwalenie wizerunków pracowników.

Wrzucanie zdjęć do sieci przez pracownika

Częstą praktyką jest zamieszczanie w Intranecie zdjęć przez samych pracowników. W takim przypadku już samą publikację zdjęć przez pracownika należy uznać za równoznaczną z udzieleniem przez niego zgody na zamieszczenie jego wizerunku w Intranecie. Należy jednak podkreślić, iż zgoda ta nie obejmuje wykorzystania takiego zdjęcia przez pracodawcę do innych celów, np. w celach marketingowych.

Czy zgodę można cofnąć

Zgodę na wykorzystanie wizerunku pracownik może w każdej chwili cofnąć, o czym należy go poinformować. Cofnięcie zgody nie będzie jednak miało wpływu na legalność wykorzystania wizerunku pracownika do momentu, w którym poinformował on pracodawcę o wycofaniu zgody.

Co ważne, pracodawca nie może próbować „obejść” wycofania zgody przez pracownika poprzez powołanie się na inną, wskazaną wyżej jako alternatywną, podstawę legalizującą wykorzystanie wizerunku, to jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO). Co do zasady RODO wyklucza modyfikowanie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, jeżeli nie zmienił się cel tego przetwarzania.

Co będzie, gdy pracodawca umieści zdjęcie bez zgody pracownika?

W przypadku nieuprawnionego wykorzystania zdjęcia pracownika przez pracodawcę pracownik może dochodzić roszczeń przewidzianych w kodeksie cywilnych z tytułu naruszenia jego dóbr osobistych. Pracownik może zatem żądać od pracodawcy złożenia publicznego oświadczenia, np. przeprosin. Sąd może również przyznać pracownikowi odpowiednią sumę pieniężną tytułem zadośćuczynienia lub na żądanie pracownika zobowiązać pracodawcę do uiszczenia odpowiedniej sumy na cel społeczny. Nie jest też wyłączona możliwość dochodzenia przez pracownika odszkodowania na zasadach ogólnych (art. 24 kodeksu cywilnego).

W przypadku rażącego naruszenia przez pracodawcę interesów lub praw i wolności pracownika w związku z wykorzystaniem jego wizerunku, pracownik może także rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 55 §1 kodeksu pracy.

Piotr Kryczek, radca prawny z kancelarii CDZ Chajec i Wspólnicy