Przykład z życia: w dużej spółce Skarbu Państwa pojawia się nowy prezes. Pół roku działa i podpisuje umowy. W końcu – w związku z pewnymi podejrzeniami – decyduje się na audyt śledczy (audyt otwarcia). Audyt zostaje przeprowadzony i okazuje się, że postępowania zakupowe były ustawiane w firmie od lat, także już w trakcie działania nowego zarządu. Na przykład usługi szycia były „przepuszczane” przez podstawionego fasadowego pośrednika, którego właścicielką była koleżanka żony jednego z nieuczciwych pracowników. Oczywiście całą pracę wykonywały duże szwalnie, a ww. pośrednik (tzw. słup) brał tylko nienależną marżę, którą dzielił się ze zlecającym. Spółka traciła w ten sposób miliony złotych. Nowy zarząd podpisał się pod kilkoma takimi „lewymi” umowami. Na szczęście dzięki jego decyzji został przeprowadzony audyt śledczy i udało się wykryć przestępców. Dlatego uratował stanowisko i sam nie miał zarzutów.

Celem audytu śledczego jest zatem wykrycie nadużyć gospodarczych w firmie oraz zebranie wystarczającego materiału dowodowego, pozwalającego na złożenie zawiadomień do prokuratury. Problem polega na tym, że taki audyt jest jak szukanie igły w stogu siana. Audytor wchodzi do badanej firmy i ma do przeanalizowania tysiące transakcji, danych, dokumentów etc., a w tzw. papierach wszystko się zazwyczaj zgadza – nikt nie chce przecież zostać łatwo złapany na gorącym uczynku. Prawda jest zatem ukryta za pozorami całkiem normalnej, legalnej transakcji. Jak audytor będzie chciał badać wszystko dogłębnie, to nie wystarczy mu czasu i utknie na dobre.

Metodologia, technika i doświadczenie

Dlatego bez prawidłowej metodologii, możliwości technicznych (informatyka śledcza), wieloletniego doświadczenia, znajomości schematów nadużyć, księgowości, finansów, znajomości różnych branż nie ma się co spodziewać sukcesu.

Aby dobrze uświadomić sobie taki niestandardowy sposób działania audytora śledczego wróćmy do naszego przykładu z fałszywym pośrednikiem (a to jeden z częstszych schematów nadużyć w Polsce). W jaki sposób „trafić” takiego „słupa” w ogromnym gąszczu dostawców? W sukurs audytorowi śledczemu przychodzi doświadczenie, kreatywność oraz technologia. Tworzy on bowiem algorytm komputerowy, który bada kolejność numeracji faktur dostawców. W uproszczeniu: jeżeli sekwencja faktur jest np.: 1/24, 2/24, 3/24, 4/24 etc., to wiadomo, że ten dostawca wystawia faktury tylko jednej spółce (badanej), co oczywiście jest niezwykle podejrzane. Oczywiście przestępcy próbują ukryć tak prostą sekwencję, np. numerując faktury w taki sposób: 1/1/24, 1/2/24, 1/3/24 etc. Dlatego algorytm musi być trochę bardziej rozbudowany.

To nie jest audyt statutowy

Należy również wspomnieć o czymś, czego wciąż nie rozumie wiele osób. Audyt śledczy nie jest audytem statutowym, corocznie wykonywanym przez biegłych rewidentów. Celem audytu statutowego nie jest bowiem wykrywanie nadużyć gospodarczych, ale potwierdzenie z pewnym poziomem pewności, że dane ujęte w sprawozdaniach finansowych oddają stan rzeczywisty, a więc np. czy faktury zostały prawidłowo zaksięgowane w systemie, czy aktywa ujęte w sprawozdaniach naprawdę istnieją w spółce etc. Audytor śledczy wnika daleko głębiej, weryfikuje, co tak naprawdę kryje się za formalnymi dokumentami i kwotami.

Zadanie dla specjalistów

Kto taki audyt śledczy wykonuje? Wszędzie w tzw. cywilizowanym świecie zajmują się tym wyspecjalizowane firmy konsultingowe, posiadające wszystkie te możliwości, o których była mowa wyżej, oraz co najmniej 15 lat udokumentowanego doświadczenia w zakresie wykrywania nadużyć.

Niektórzy pytają, czy czynności takich nie mogliby wykonywać pracownicy audytu wewnętrznego firmy. W profesjonalnym biznesie nie jest to praktykowane. Audytorzy wewnętrzni – jeżeli w ogóle są w firmie – najczęściej nie mają wystarczającego doświadczenia ani możliwości technicznych, odpowiednich kontaktów na rynku etc. Po drugie niezależna firma audytorska gwarantuje wiarygodność, co jest bardzo ważne dla dalszej sprawnej działalności prokuratury. Wreszcie istnieje ryzyko, że audytorzy wewnętrzni mogli również być zamieszani w ukrywanie nadużyć w przeszłości, a co więcej – często trudno im ścigać swoich kolegów z pracy.

Prokuratura ma inne zadania

Na koniec warto odnieść się do medialnej dyskusji dotyczącej nadużyć gospodarczych i roli prokuratury w ich ściganiu. Często możemy bowiem ostatnio usłyszeć o licznych zawiadomieniach składanych do prokuratur w tym zakresie. Po pierwsze zatem trzeba sobie to jasno i szczerze powiedzieć: prokuratura nie jest od wykrywania, wyjaśniania i prowadzenia audytów śledczych w spółkach, ma do wykonania wiele innych zadań.

To sama spółka (jej organy) jest odpowiedzialna za ochronę swojego majątku, tj. wykrycie i uprawdopodobnienie nadużycia, czyli zlecenie audytu śledczego, z którego raport powinien być ewentualnie podstawą wszczęcia śledztwa. Nie może bowiem być też tak, że będą składane zawiadomienia na tzw. ilość, bez specjalistycznej analizy. W ten sposób doprowadzimy bowiem do paraliżu spółek – zarządy będą się bały podejmować jakiekolwiek decyzje, które w biznesie często wiążą się z jakimś ryzykiem.

Autor jest prezesem Fraud Control sp. z o.o., certyfikowanym specjalistą ds. wykrywania nadużyć (CFS)