Niedopełnienie obowiązków administracyjnych, podatkowych i ubezpieczeniowych grozi wysokimi karami. Oto kluczowe wymogi, które należy spełnić przed i w trakcie delegowania pracowników do Niemiec w 2026 roku.
Delegowanie a podróż służbowa – konieczność aneksu
Delegowanie nie jest tym samym co krótkotrwała podróż służbowa. Wymaga sporządzenia aneksu do umowy o pracę, który określa miejsce, czas i warunki zatrudnienia, w tym wysokość wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe. Brak takiego aneksu może zostać uznany przez niemieckie organy za nielegalne oddelegowanie.
Wynagrodzenie minimalne i stawki branżowe w Niemczech
Od 1 stycznia 2026 roku w Niemczech obowiązuje nowa płaca minimalna – 13,90 euro brutto za godzinę. Każdy delegowany pracownik musi otrzymywać co najmniej tę kwotę. W wielu branżach – m.in. w budownictwie, opiece, sprzątaniu, gastronomii i transporcie – obowiązują jednak wyższe stawki branżowe wynikające z układów zbiorowych. Przed rozpoczęciem prac należy więc każdorazowo sprawdzić aktualne stawki obowiązujące w danej branży.
Zgłoszenie w niemieckim urzędzie celnym (niem. Zollamt)
W niektórych branżach istnieje obowiązek zameldowania pracowników w niemieckim urzędzie celnym najwcześniej jeden dzień przed delegowaniem pracowników do Niemiec. Dotyczy to w szczególności sektorów narażonych na naruszenia prawa pracy, takich jak budownictwo, transport, sprzątanie, gastronomia czy opieka nad osobami starszymi.
Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem portalu www.meldeportal-mindestlohn.de, podając dane firmy, miejsce wykonywania prac, okres delegowania i osobę kontaktową w Niemczech. Brak zgłoszenia może skutkować karą finansową sięgającą 30 tys. euro. Dokumenty związane z zatrudnieniem należy przechowywać w języku niemieckim i udostępniać podczas kontroli.
Wpis do rejestru rzemieślników (niem. Handwerksrolle)
Jeżeli firma wykonuje usługi o charakterze rzemieślniczym (np. murarskie, elektryczne, hydrauliczne, stolarskie, dekarskie), to konieczny może być wpis do niemieckiego rejestru rzemieślników, prowadzonego przez lokalną izbę rzemieślniczą. Przedsiębiorstwa z krajów Unii Europejskiej mogą korzystać z uproszczonej procedury, jeśli ich działalność w Niemczech ma charakter czasowy i okazjonalny. W takim przypadku wystarczy zgłoszenie w izbie i potwierdzenie kwalifikacji zawodowych. Zgłoszenie jest ważne 12 miesięcy i wymaga odnawiania.
Rejestracja w kasie urlopowej SOKA-BAU
Firmy budowlane mają obowiązek zarejestrowania się w SOKA-BAU, czyli niemieckiej kasie urlopowej. Składka wynosi 15,2 proc. wynagrodzenia brutto i jest przekazywana co miesiąc. System zapewnia prawo do urlopu niezależnie od liczby pracodawców. Brak rejestracji może skutkować wysokimi karami oraz uznaniem, że firma działa niezgodnie z prawem.
Zaświadczenie A1 – potwierdzenie polskiego ubezpieczenia
Aby pracownik delegowany pozostał w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca musi uzyskać z ZUS zaświadczenie A1. Dokument potwierdza, że składki są opłacane w Polsce, i obowiązuje przez maksymalnie 24 miesiące. Po tym okresie konieczne jest uzyskanie tzw. porozumienia wyjątkowego pomiędzy ZUS a niemiecką instytucją ubezpieczeniową. Brak ważnego A1 oznacza obowiązek zapłaty składek w Niemczech.
Podatek budowlany (Bauabzugsteuer)
Niemiecki kontrahent ma obowiązek potrącić 15 proc. podatku u źródła od wynagrodzenia firmy zagranicznej wykonującej prace budowlane. Aby tego uniknąć, należy uzyskać w niemieckim urzędzie skarbowym zaświadczenie o zwolnieniu z podatku, ważne przez 12 miesięcy. Brak zaświadczenia powoduje automatyczne potrącenie podatku i może utrudnić rozliczenia.
Czytaj więcej:
Czas delegowania i powstanie zakładu podatkowego
Delegowanie może trwać do 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia do 18. Po tym czasie pracownikowi przysługują pełne prawa wynikające z niemieckiego prawa pracy. Jeżeli prace budowlane, montażowe lub instalacyjne trwają dłużej niż 12 miesięcy, to powstaje tzw. zakład podatkowy (Betriebsstätte). Oznacza to, że polska firma staje się podatnikiem niemieckiego podatku dochodowego – od osób prawnych (Körperschaftsteuer) lub od osób fizycznych (Einkommensteuer). W takiej sytuacji powstaje również obowiązek potrącania i odprowadzania w Niemczech podatku od wynagrodzeń pracowników (Lohnsteuer). Niewypełnienie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością finansową i karną skarbową przed niemieckim urzędem skarbowym.
Wiza Vander Elst dla pracowników z krajów trzecich
Jeżeli polska firma chce delegować do Niemiec pracowników pochodzących spoza Unii Europejskiej, EOG lub Szwajcarii (czyli np. z Ukrainy), to konieczne jest uzyskanie wizy Vander Elst. Wiza ta potwierdza, że pracownik legalnie przebywa i pracuje w Polsce oraz może czasowo wykonywać pracę na terytorium Niemiec w ramach świadczenia usługi przez polskiego pracodawcę. Bez tej wizy pracownik z kraju trzeciego nie może legalnie wykonywać pracy w Niemczech, nawet jeśli posiada pełne zezwolenie na pracę w Polsce.
Czytaj więcej:
Delegacja do Niemiec. Dokumentacja i kontrole
Wszystkie dokumenty dotyczące delegowania – umowy, listy płac, potwierdzenia przelewów i ewidencje czasu pracy – muszą być dostępne w języku niemieckim. Urzędy celne i skarbowe mogą w każdej chwili zażądać ich okazania. Warto prowadzić dokumentację w formie elektronicznej i wyznaczyć osobę kontaktową przebywającą w Niemczech.
Komentarz
Aleksandra Nykiel, LL.M - radca prawny, Kancelaria NYKIEL KANZLEI w Berlinie
Delegowanie pracowników do Niemiec w 2026 roku wymaga starannego przygotowania i znajomości wielu przepisów. Pracodawca musi pamiętać o: nowej płacy minimalnej 13,90 euro, obowiązku zgłoszenia w urzędzie celnym, rejestracji w SOKA-BAU, uzyskaniu A1, możliwym powstaniu zakładu podatkowego (Betriebsstätte) i obowiązku Lohnsteuer, a w przypadku obywateli państw trzecich – o konieczności uzyskania wizy Vander Elst. Spełnienie tych wymogów to nie tylko wymóg prawny, lecz także gwarancja wiarygodności i bezpieczeństwa polskich firm na rynku niemieckim.
