Pojawienie się wczesną wiosną 2020 r. pandemii stało się testem dla wielu firm na świecie, pod względem zdolności adaptacyjnych w nagle zmieniającym się otoczeniu. Prowadzenie biznesu w ostatnich latach nacechowane było dużą zmiennością i wymagało w zarządzaniu przestawienia się na elastyczność i adaptowalność, niemniej jednak pandemia pokazała, że zmienność warunków otoczenia gospodarczego może przybrać rozmiary niezwykle zaskakujące. Umiejętność bardzo szybkiej adaptacji stała się kluczowa dla zabezpieczenia kontynuacji działalności. Mając na uwadze strategię długoterminową oraz biorąc również pod uwagę opinie ekspertów z wielu dziedzin, ze szczególnym uwzględnieniem wirusologii, wszyscy musimy być przygotowani na wiele zawirowań w otoczeniu biznesowym, podobnych do COVID-19. Tutaj chciałabym odnieść się do branży usług outsourcingowych, szczególnie outsourcingu usług księgowych oraz kadrowo-płacowych.

Praca zdalna

Pandemia stoi za odkryciem pracy zdalnej w wielu branżach, jak również dla regulatora, bowiem nasz kodeks pracy odnosi się tylko do telepracy, a to nie do końca odpowiada wszystkim formom pracy zdalnej. Czy praca zdalna powinna być odkryciem? Chyba nie, warto raczej powiedzieć, że pandemia zmusiła do zmiany stanowiska wielu niedowiarków, że w takim schemacie organizacyjnym można pracować bez szkody dla terminów realizacji prac i ich jakości. W mojej ocenie praca zdalna jest przyszłością dla wielu branż, w tym naszej, ale do niej trzeba się odpowiednio przygotować i nie można opierać się na czasie pandemii jako wzorcu.

Czytaj także: Koronawirus: Co dalej w biznesie? Jak pandemia zmieniła zarządzanie firmami rodzinnymi

Obecnie firma powinna przeprowadzić test adaptacyjny zastosowanych rozwiązań. Warto w tym zakresie opracować schemat tej pracy, a później testować pracę zdalną na wszystkich poziomach struktury oraz wprowadzić digitalizację dokumentów. Oczywiście nie wszyscy klienci są do tego przygotowani. Należy pamiętać, że przy pracy zdalnej ma znaczenie liczba sieci VPN oraz przeprowadzenie stress testów związane z obciążeniem sieci.

Dbałosć o zasoby ludzkie

Outsourcing księgowy oraz kadrowo-płacowy oparty jest o technologię oraz kompetencje ludzi. Mając na uwadze fakt, że zarówno księgowi, jak i specjaliści płacowi są w Polsce zawodami deficytowymi od kilku lat, to dbałość o zasoby ludzkie jest kluczowa. Pandemia tej sytuacji nie zmieniła, bo Polska pozostaje nadal atrakcyjnym rynkiem dla branży SSC, która jest bardzo silną konkurencją dla nas na rynku pracy. Do problemów na rynku pracy dochodzi jeszcze zmienność prawa, głównie podatkowego, w ostatnich trzech latach prawie czterdziestokrotnie, więc decydując się na pracę zdalną trzeba pod uwagę wziąć wiele czynników z tym związanych.

Po pierwsze, nie wszyscy pracownicy mają warunki w domu do pracy zdalnej i nie wszyscy pracownicy są w stanie pracować w odosobnieniu. Priorytetem powinno być umożliwienie powrotu czy w przyszłości pracy w biurze tym właśnie osobom, oczywiście z zachowaniem wszelkich środków ostrożności w czasie pandemii.

Planując pracę zdalną w wariancie długoterminowym trzeba wziąć pod uwagę podział pracowników na osoby mogące i zainteresowane pracą w tym wariancie oraz na osoby bezwzględnie muszące pracować w biurze.

Mając wdrożony system organizacji operacyjnej oparty był o stałe zespoły, warto tak projektować pracę zdalną, aby w przyszłości móc rotować całymi zespołami. W tej projekcji bardzo ważnym czynnikiem jest komunikacja, zarówno operacyjna związana z realizacją usług, jak i HR-owa, z punktu widzenia podtrzymywania przynależności emocjonalnej do organizacji. Zdalnie można z powodzeniem przeprowadzać spotkania integracyjne.

Przy pracy zdalnej bardzo ważne jest również dobre rozplanowanie zadań i monitoring efektywności. Szkolenia z zarządzania zespołem i klientem w warunkach rozproszonych powinny być podstawą budżetów szkoleniowych w najbliższych latach.

Oprócz powyższych kwestii nie wolno zapominać o odpowiedzialności pracodawcy za zorganizowanie miejsca pracy, a więc należy zabezpieczyć niezbędny sprzęt do wykonywania pracy, typu komputer, telefon, dodatkowy monitor czy drukarka, o ile jest niezbędna. Pracodawcy też muszą wziąć pod uwagę higienę pracy i zabezpieczyć stanowisko pracy, na przykład poprzez wypożyczanie swoim pracownikom foteli biurowych.

Należy mieć nadzieję, że w miarę szybko powstaną przepisy regulujące zwrot kosztów dla pracowników, związanych ze zużyciem energii elektrycznej czy opłat za Internet.

Rekrutacja nowego pracownika zespołu

Procesy rekrutacyjne najszybciej zaadoptowały się w pandemii, rekrutacja online jest na chwilę obecną standardem. Niemniej jednak poza procesem samej rekrutacji i sukcesu w postaci podpisania umowy, ważny jest proces onboardingu. Wdrożenie nowego pracownika wymaga przemyślanego i zaplanowanego działania, same procedury nie wystarczą, a dotychczasowe przyzwyczajenia należy odłożyć do archiwum. Pracowników z doświadczeniem zawodowym można z powodzeniem wdrażać online, natomiast asystentów i początkujących specjalistów trzeba objąć wariantem hybrydowym, oni wymagają więcej uwagi i bezpośredniego kontaktu. Lider zespołu w takim wdrożeniu odgrywa niezwykle ważną rolę, jego kompetencje miękkie mogą decydować o utrzymaniu pracownika w organizacji, a przede wszystkim będą decydować o rozwoju pracownika. Dobrze przeprowadzone wdrożenie nowego pracownika do jego nowych obowiązków rzutuje na pracę całego zespołu oraz na jakość usługi i satysfakcję obsługiwanego klienta. Warto też zainwestować w nagranie filmików onboardingowych, które mogą jako powtórki być odtwarzane. Praca zdalna poszerza możliwości rekrutacyjne, bowiem można poszukiwać pracowników z całego kraju, a przy specyficznych projektach również z zagranicy.

Lokalizacja

Pandemia zmieniła, chyba bezpowrotnie, postrzeganie pracy w biurze i zapotrzebowania na powierzchnię. Praca w systemie zdalnym powoduje istotne zmiany w zarządzaniu biurem, od redukcji powierzchni do wykorzystania tej samej do wypracowania istotnych wzrostów rozwojowych. Zmieni się z pewnością podejście do nakładów inwestycyjnych w związku z rozwojem regionalnym, tu w mojej ocenie kluczem może być wykorzystanie coworkingu na początkowym etapie, eliminując wykładanie pieniędzy na powierzchnię biurową uwzględniającą przyszły rozwój. W coworkingu można wzrastać równolegle w kilku lokalizacjach. Przy wyborze lokalizacji istotnymi czynnikami będą: dostęp do zasobów ludzkich oraz dostęp do mediów, mam na myśli przede wszystkim jakość łączy internetowych.

Czy praca zdalna wpłynie na stawki czynszu? Trudno chyba już teraz o tym przesądzać, bowiem przy tej samej ofercie cenowej więcej klientów może skorzystać z tej samej powierzchni, wszystko raczej zależeć będzie od stosunku popytu do podaży.

Natomiast zmieni się podejście do zagospodarowania powierzchni na rzecz zwiększenia liczby sal konferencyjnych wyposażonych w narzędzia do zdalnej komunikacji, możemy też mieć większe zapotrzebowanie na fotele biurowe w porównaniu do metrów kwadratowych.

Technologia

Pandemia pokazała, że technologia jest kluczem do sukcesu. O branży usług outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego można powiedzieć, że pod względem rozwoju technologicznego odnotowała bardzo duży postęp w ostatnim czasie, duży wpływ na to miały zdigitalizowane wymagania odpowiednich organów państwa w zakresie sprawozdawczości księgowej i podatkowej, mam na myśli choćby JPK/VDEK czy eSF. W najbliższych planach są np. faktury elektroniczne.

Koszty pracy, skracające się terminy raportowania na rzecz klientów, powodują konieczność wdrażania rozwiązań z zakresu automatyzacji opartych na Excelu, Power Query i tym podobnych narzędziach. Z coraz większym impetem do branży outsourcingowej wchodzi robotyka, szczególnie przy weryfikacji białej listy. Ten typ pracownika nie potrzebuje powierzchni, urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego, nie generuje godzin nadliczbowym ani specjalnie płatnych, pomimo że pracuje w nocy. Robot natomiast potrzebuje opiekuna, który będzie pilnował aktualizacji pracy przez niego wykonywanej, co kreuje nowe kategorie stanowisk pracy.

Zastosowanie nowych technologii i podążanie za ich zmianami jest przyszłością całej branży, niemniej jednak kluczowe jest połączenie kompetencji opartych na wiedzy, wpisaniem ich w pracę zespołową, tak aby nikt nie czuł się zagrożony i niepotrzebny. Przy tam zawiłym prawie, jakie mamy w Polsce, przyjaźń specjalistów z robotami jest nieunikniona, a wszelkie automatyzacje i robotyka zmieniają zakres obowiązków ekspertów merytorycznych, oni stają się bardziej specjalistami od analizy danych i doradcami klienta. W zarządzaniu z tak postępującymi zmianami bardzo ważne jest przygotowanie pracowników do świadomego otwarcia się na świadome korzystanie z wartości dodanej automatyzacji i robotyki.

Konieczna zmiana mentalności

Podsumowując pandemia bezpowrotnie zmieniła branżę outsourcingową z papierowej na elektroniczną, zmieniła charakter pracy specjalistów księgowych oraz kadrowo – płacowych, wykreowała nowych pracowników, otworzyła nowe możliwości rozwoju, ze szczególnym naciskiem na dostęp do zasobów ludzkich z innych lokalizacji, ale też wytworzyła inne potrzeby przed działami HR. Dobre działy HR mogą być mogą stanowić o powodzeniu planów rozwojowych.

Niezależnie od powyższego przyszłość branży usług outsourcingowych jest oparta o umiejętność zarządzania permanentną zmianą oraz o umiejętność adaptacji w bardzo szybko zmieniającym się otoczeniu gospodarczym i prawnym. W tych okolicznościach pilnie oczekiwane są zmiany prawa pracy oraz zmiany innych ustaw umożliwiających pełną digitalizację dokumentów. Mam tu na myśli choćby zaświadczenia o zarobkach czy elektroniczna dokumentacja pracownicza w wariancie bardziej przystępnym dla wszystkich podmiotów, niezależnie od skali ich działalności.

Na koniec warto podkreślić, że są to zmiany bardzo korzystne, tylko jak zawsze muszą być dobrze zaplanowane i rozsądnie wdrożone. Szczególnej uwadze natomiast warto polecić kwestie związane z komunikacją z pracownikami, jak i z klientami.

Monika Nowecka Partner Zarządzająca Działem Usług Księgowych i Kadrowo-Płacowych Mazars w Polsce