Epidemia koronawirusa sprawiła, że firmy zostały z dnia na dzień zmuszone do przejścia w zdalny tryb funkcjonowania. Pociągnęło to za sobą wyzwania dla pracodawców i pracowników. Okazało się, że pracownicy są pod telefonem i pocztą elektroniczną poza standardowymi godzinami pracy.

Komisja Zatrudnienia i Spraw Społecznych Parlamentu Europejskiego zwróciła się do Komisji Europejskiej o rozważenie wprowadzenia dyrektywy regulującej prawo pracownika do bycia offline. Postulat ten, jak tłumaczą członkowie Komisji, wynika z tego, że pracownikom wykonującym zadania zdalnie trudno wyłączyć się od obowiązków służbowych w ustalonym czasie wolnym. Czują oni, że powinni monitorować przychodzące e-maile i odpowiadać na nie w możliwie jak najszybszym czasie. Zdarza się również, że pracodawcy kontaktują się z zatrudnionymi i oczekują realizacji zadań nawet w czasie, gdy ci korzystają z urlopu wypoczynkowego.

Czytaj także:

Ochrona zatrudnionych: Unia Europejska chce uniemożliwić pracę zdalną po godzinach

Na razie postulat

Komisja proponuje, aby pracodawcy podjęli odpowiednie działania, wdrożyli systemy w celu zapewnienia pracownikom możliwości nieangażowania się przez nich poza czasem pracy w zadania związane z pracą i nieuczestniczenia w kontaktach za pomocą narzędzi cyfrowych. Prawo do bycia offline ma gwarantować zachowanie równowagi między obowiązkami służbowymi a czasem wolnym pracownika.

Przedstawione stanowisko nie ma charakteru prawnie wiążącego i stanowi jedynie wyrażenie opinii o tym zagadnieniu. Z czasem okaże się, czy Komisja Europejska będzie zainteresowana uregulowaniem uprawnienia do bycia offline.

Kodeksowe regulacje

Zgodnie z przepisami polskiego kodeksu pracy, co do zasady, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin.

Tylko wyjątkowo praca może być wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Taka praca jest dopuszczalna jedynie w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii bądź w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Z domu nie znaczy dłużej

Takie same zasady dotyczące czasu pracy obowiązują przy pracy zdalnej. Sposób jej ewidencjonowania nie zmienia się. Nadal w ewidencji czasu pracy należy wykazywać w poszczególnych dniach liczbę godzin pracy pracownika oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracodawca nie pozostawia zatrudnionemu swobodnej decyzji co do godzin pracy.

W związku z wdrożeniem pracy zdalnej pracodawcy mają ograniczone możliwości monitorowania pracy pracownika. Często wydają więc regulaminy, w których m.in. określają zasady:

- porozumiewa się z pracownikiem,

- potwierdzania rozpoczynania i kończenia pracy,

- przekazywania zadań do wykonania,

- monitorowania czasu pracy, efektywności pracy,

- możliwości kontroli pracownika,

- obiegu dokumentacji,

- narzędzi służących do wykonywania pracy zdalnej,

- zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy,

- zapewnienia bezpieczeństwa informacji i danych osobowych.

Co istotne, pracownika w zasadzie nie wolno zobowiązać do pozostawania w dyspozycji cały dzień. Osoba pracująca zdalnie posiada prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego na ogólnych zasadach.

Praca zdalna pokazała, że zarówno pracownicy, jak i pracodawcy niekoniecznie poradzili sobie z przestrzeganiem czasu pracy. Zatrudnieni w trakcie pracy poza biurem organizują swój dzień pracy w najkorzystniejszy dla siebie sposób. Stąd też pojawiają się przypadki, gdy w czasie pracy zajmują się obowiązkami domowymi. Z kolei pracodawcy, obarczeni zleceniami od klientów, wysyłają elektroniczne wiadomości do pracowników o każdej porze.

Należy zwrócić również uwagę, że obecnie jesteśmy dostępni online praktycznie przez cały czas. Zarówno pracownicy jak i pracodawcy nie rozstają się z laptopem i telefonem, nie tylko ze względów zawodowych, ale także prywatnych. Laptop czy telefon to narzędzia, które zapewniają prywatną komunikację czy organizowanie zakupów.

Sens kolejnych zasad

Wydaje się, że prawo do bycia offline poniekąd wynika z kodeksu pracy, chociażby poprzez pryzmat norm czasu pracy i prawa do odpoczynku. Do rozważenia zostaje, czy rzeczywiście konieczne jest wprowadzanie nowej regulacji, czy jednak wystarczy respektowanie przez pracodawców i pracowników obecnie obowiązujących przepisów.

Wprowadzenie zakazu kontaktowania się przez pracodawcę z pracownikami po godzinach pracy może doprowadzić po stronie pracodawcy do sytuacji rodzących straty, a po stronie pracownika – do sytuacji braku możliwości elastycznego realizowania zadań. W bieżącej działalności pracodawców zdarzają się sytuacje wymagające nagłego zaangażowania pracowników. Pracodawcy nie zawsze potrafią samodzielnie rozwiązać niespodziewane trudności, awarie. Często pracownicy chcą pomagać pracodawcom po godzinach pracy, bo wiąże się to z dodatkowym wynagrodzeniem oraz budowaniem zaufania i odpowiedzialności.

Zdaniem autora

Kamila Kozera, radca prawny w Kancelarii Prawnej ANSWER Wojciechowski i Partnerzy oraz LexDigital

W pracy zdalnej bardzo ważne jest zaufanie i uczciwość między stronami stosunku pracy oraz wzajemne wspieranie się. Przepisy kodeksu pracy nie bazują na zaufaniu i wzajemnej pomocy – ważna jest w nich terminowość, pisemność, uzasadnienie, przestrzeganie norm itp. Pracodawca powinien zagwarantować zatrudnionemu szacunek i zapłatę za wykonaną pracę. Pracownik powinien natomiast dać pracodawcy poczucie, że zadba o jego interesy, nie będzie pozorował wykonywania pracy. Wówczas sztywne godziny pracy pracownika i rygorystyczny zakaz kontaktowania się przez pracodawcę z pracownikami po godzinach pracy niekoniecznie są dobrym rozwiązaniem dla rynku pracy.

Prawo do bycia offline w pewnym zakresie wybrzmiewa z przepisów kodeksu pracy. Warto się jednak zastanowić, jak praktykować te przepisy, aby obie strony stosunku pracy czerpały zadowolenie z podejmowanych obowiązków służbowych, a pracownik miał zagwarantowany odpowiedni czas odpoczynku.