Często w aktach osobowych znajdujących się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych brakuje pełnej dokumentacji kadrowo-płacowej ubezpieczonego. Dotyczy to w szczególności dawnej dokumentacji, np. z lat siedemdziesiąt czy osiemdziesiątych. Obowiązek przekazania takiej dokumentacji spoczywa na pracodawcach. Nie zawsze jednak pracodawca wystawił prawidłowe zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wówczas ubezpieczony najczęściej nie ma wiedzy, że w jego dokumentacji czegoś brakuje. Dowiaduje się o tym dopiero z decyzji ZUS o ustaleniu kapitału początkowego, w której organ nie uwzględnił dochodów osiągniętych w konkretnym zakładzie pracy.

Dodatkowe problemy wynikają z faktu, że taki zakład pracy zwykle już nie istnieje. Wówczas, w razie braku odpowiedniej dokumentacji osobowo-płacowej potwierdzającej wysokość osiągniętego wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek w okresie zatrudnienia, pracownicy często udają się na poszukiwania do archiwów, żeby uzyskać dokumentację zlikwidowanego zakładu pracy.

Nie jest to łatwe. Nie oznacza to jednak, że trzeba pogodzić się z wartością kapitału początkowego ustaloną z pominięciem dochodów z okresu pracy u tego pracodawcy. Jest to szczególnie ważne, ponieważ kapitał początkowy ustala się w celu obliczenia wysokości przyszłej emerytury.

Wszelkie środki dowodowe

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego, w razie braku dokumentacji płacowej ubezpieczony – w celu wykazania podstawy wymiaru emerytury – może udowadniać wysokość swoich zarobków w oparciu o jakiekolwiek inne środki dowodowe. Ważne jest jedynie to, czy przedłożone sądowi dowody okażą się obiektywnie przekonywujące (wyrok SN z 3 lutego 2014 r., I UK 322/13).

W związku z powyższym, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu nie jest jedynym dokumentem, w oparciu o który można udowodnić wysokość swoich dochodów za sporny okres. Należy przedłożyć w tym celu wszelkie posiadane dokumenty dotyczące wysokości otrzymywanych zarobków u danego pracodawcy. Może to być legitymacja ubezpieczeniowa, karty zarobkowe, ale także zeznania świadków, opinie biegłych, dokumentacja zastępcza, w tym dokumenty dotyczące wynagrodzenia osób zatrudnionych w podobnych okolicznościach. Trzeba mieć jednak na uwadze, że nie chodzi o wynagrodzenie hipotetyczne pracownika (jakie mógłby otrzymywać, gdyby pracował), lecz o ustalenie (na podstawie wszystkich możliwych środków dowodowych i z zachowaniem zasad prowadzenia dowodów) wynagrodzenia, które w rzeczywistości otrzymywał (wyrok SN z 3 lutego 2014 r., I UK 322/13).

ZDANIEM AUTORKI
Paulina Kosiewicz - prawnik współpracujący z K&S Kancelarią Radców Prawnych Kardasz Staszak Sp. p. w Gdańsku

Problem braku odpowiedniej dokumentacji płacowej dotyczy wielu ubezpieczonych. Ponadto wciąż jest to problem aktualny. Dlatego warto z wyprzedzeniem zainteresować się, czy w aktach osobowych w ZUS znajduje się pełna dokumentacja płacowa. Gdy czegoś brakuje, można podjąć działania wcześniej i możliwe, że uda się uniknąć wielu problemów już na etapie przyznania renty albo emerytury. Warto też pamiętać, że można wystąpić o ponowne ustalenie wysokości emerytury albo renty w sytuacji przedłożenia nowych dowodów albo ujawnienia nowych okoliczności. Jednak muszą one istnieć przed wyda- niem decyzji dotyczącej przyznania emerytury albo renty.

Tylko przed sądem

Takie dowody można jednak przedłożyć jedynie w postępowaniu sądowym. Sąd ma bowiem szersze możliwości dowodowe niż ZUS w postępowaniu poprzedzającym wydanie decyzji ustalającej kapitał początkowy. Sąd dokona oceny opierając się na szerokim materiale dowodowym.

Bez zerowych lat

Może się zdarzyć, że przedstawiona dokumentacja okaże się niewystarczająca do ustalenia wysokości zarobków otrzymywanych u danego pracodawcy także przez sąd. W takim przypadku za podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę obowiązującego w danym okresie mini- malnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy. Wynika to z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wprowadzenie przepisu art. 15 ust. 2a do ustawy o emeryturach i rentach z FUS było podyktowane tym, że „znaczna rzesza ubezpieczonych nie była w stanie przedłożyć brakującej dokumentacji płacowej, wskutek czego była pozbawiona możliwości uzyskania wyższego świadczenia (w podstawie wymiaru emerytury/renty za okresy nieudokumentowane zarobkami przyjmowano zerową podstawę wymiaru składek), co było dla nich krzywdzące i wywoływało uzasadnione wątpliwości” (zgodnie z uzasadnieniem poselskiego projektu ustawy o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; druk nr 633 Sejmu RP VI kadencji). Przepis ten wszedł w życie 1 stycznia 2009 r.