Zbliża się 30 września, tj. termin, do którego pracownicy powinni wykorzystać zaległe urlopy. Ponieważ rząd przedłużył do 30 września br. stan zagrożenia epidemicznego, pracodawcy nadal mogą korzystać z rozwiązań, które przewiduje w tym zakresie ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 1842; dalej: specustawa). Zgodnie z jej art. 15gc w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Zgoda niekonieczna
Brak konieczności uzyskania zgody pracownika na wysłanie go na zaległy urlop nie wynika bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy. Kodeks pracy reguluje jedynie obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu. Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów (lub ustalonego w porozumieniu z pracownikiem, jeśli plan urlopów nie jest w firmie ustalany), pracodawca udziela do 30 września następnego roku kalendarzowego. Odnosi się to do urlopu zaległego, tzn. niewykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlop za dany rok staje się zaległy 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego. Brak konieczności uzyskania zgody pracownika w tym zakresie wynika natomiast z orzecznictwa Sądu Najwyższego.
Czytaj więcej:
Co istotne, zgodnie ze stanowiskiem PIP, pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop „na żądanie” w wymiarze 4 dni w roku. Jeśli więc pracownikowi przysługuje np. 26 dni wolnych, a nie wykorzystał żadnego dnia urlopu w 2021 r., pracodawca może wysłać go na urlop w narzuconym terminie w wymiarze 22 dni kalendarzowych do 30 września br. Zgodnie z tym stanowiskiem, w sytuacji, gdy pracownik w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał 4 dni urlopu na żądanie, te 4 dni „przechodzą” na rok następny jako „normalny” urlop.
Art. 15gc nie usankcjonował zatem nowego rozwiązania, ale potwierdził istniejącą już do tej pory praktykę. Wprowadził natomiast dwie nowości.
Dwie nowe możliwości
Po pierwsze, pracodawca może wysłać pracownika na urlop z pominięciem planu urlopów. Jeśli w planie urlopowym wskazano np., że pracownik wykorzysta zaległy urlop z 2020 r. w kwietniu 2021 r., to na podstawie art. 15gc specustawy pracodawca może nadal jednostronnie zmienić termin urlopu pracownika np. na sierpień lub wrzesień 2022 r.
Po drugie, maksymalna długość przymusowego urlopu to 30 dni. To uregulowanie jest niekorzystne z perspektywy pracodawcy, gdyż ogranicza jego prawa – dotąd mógł wysłać pracownika na cały zaległy urlop, nawet gdy jego wymiar przekraczał 30 dni. W konsekwencji w razie większych zaległości urlopowych pojawia się wątpliwość, czy w okresie zagrożenia epidemicznego pracodawca nadal może polecić pracownikowi wykorzystanie wszystkich zaległych dni wolnych we wskazanym terminie zarówno w czasie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, jak też po ich odwołaniu?
W naszej ocenie na to pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Przy takim poleceniu pracodawca powinien powołać się na orzecznictwo Sądu Najwyższego, które jednoznacznie dopuszcza taką możliwość. Art. 15gc jest co prawda uregulowaniem szczególnym w stosunku do przepisów kodeksu pracy, ale nie przekreśla dotychczasowego dorobku orzeczniczego.
Przykładowo zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (I PK 403/02): „Przepis art. 168 k.p. stanowi, że urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie”.
Z kolei w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy uznał: „Przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić »najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego« żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Z tego co wyżej powiedziano o przedmiocie, celu i zakresie art. 168 k.p. nie da się wywieść warunku, na który się powołuje skarżący, że zastosowanie art. 168 k.p., zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie”.
Okres przedawnienia
Roszczenie wynikające ze stosunku pracy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Dotyczy to też roszczenia do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc pracownik nabył prawo do urlopu np. w 2021 r., to bieg terminu przedawnienia rozpocznie się 30 września 2022 r. (z zastrzeżeniem uwag dot. urlopu na żądanie). W związku z tym niewykorzystany urlop z roku 2021 r. można wykorzystać do 30 września 2025 r. Po tym terminie urlop przepada.
