Pandemia znacząco zmieniła rynek pracy, a kilka milionów polskich pracowników zaczęło świadczyć pracę zdalną. Praca w tym trybie pozornie nie wydaje się mieć żadnych wad, przynajmniej z perspektywy pracowników. Jak to jednak wygląda z perspektywy pracodawcy?

Poniżej omawiamy praktyczne korzyści i zagrożenia z pracy zdalnej dla pracodawcy.

Rozwiązanie tymczasowe i docelowe

Praca zdalna, choć do tej pory nie była dobrze zdefiniowana w polskim prawie – w praktyce istnieje od dawna. Jednak to dopiero pandemia COVID-19 upowszechniła jej stosowanie na bardzo szeroką, niespotykaną dotąd skalę. To nieodwracalnie zmieniło rynek pracy, na którym obecnie oferty pracy bez możliwości pracy zdalnej zdecydowanie tracą na atrakcyjności w oczach potencjalnych kandydatów. Przed pandemią istniały jedynie regulacje kodeksowe dotyczące telepracy. Niektórym pracodawcom kojarzyła się ona głównie z formalizmem i procedurami, co mogło działać zniechęcająco. Jednocześnie chociaż telepraca i praca zdalna wykazują wiele podobieństw, są to dwa różne tryby świadczenia pracy na odległość.

Aktualnie praca zdalna jest wykonywana na podstawie przepisów tzw. ustawy antycovidowej. Przewiduje ona możliwość wykonywania pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii z powodu COVID-19 oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, a należy zauważyć, że nadal mamy w Polsce stan zagrożenia epidemicznego.

Obecnie na ukończeniu są prace legislacyjne nad wprowadzeniem pracy zdalnej na stałe do kodeksu pracy, która ma zastąpić telepracę. Zgodnie z zawartą w projekcie definicją praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Lokalizacja nie ogranicza

Dla pracodawcy korzyścią ze stosowania pracy zdalnej jest możliwość pozyskania pracowników mających miejsce zamieszkania daleko od siedziby pracodawcy, którzy bez możliwości pracy zdalnej nie zdecydowaliby się aplikować na daną ofertę. Przy pracy zdalnej codzienne dojazdy do siedziby pracodawcy przestają być przeszkodą, a komunikacja za pomocą środków porozumiewania się na odległość umożliwia natychmiastowy kontakt ze współpracownikami niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują.

Zatrudnienie zdalnego pracownika daje więc większy wybór potencjalnych kandydatów, jak też może prowadzić do nawiązania współpracy z wartościowymi pracownikami, np. z niepełnosprawnościami, dla których codzienne dojazdy byłyby przeszkodą nie do pokonania i bez możliwości pracy zdalnej nie zdecydowaliby się na aplikowanie na dane stanowisko. Pozwala to na pozyskanie wysoko wykwalifikowanych pracowników o najlepszych kompetencjach, co w efekcie będzie się przekładać na rozwój pracodawcy. W czasach tzw. rynku pracownika, na którym to pracodawcy muszą zabiegać o najlepszych specjalistów w danej dziedzinie, szczególnie istotne jest, aby oferty pracy były dla kandydatów atrakcyjne, a za takie właśnie uchodzą te oferty, które przewidują możliwość pracy zdalnej. W niektórych przypadkach właśnie ewentualna możliwość pracy zdalnej może stanowić przeważający argument za wyborem oferty i przekonać pracownika do danego pracodawcy.

Niższe koszty

Kolejną korzyścią z pracy zdalnej pracowników jest ograniczenie kosztów dla pracodawcy. Pracodawca nie musi bowiem organizować wszystkim pracownikom miejsca pracy w swojej siedzibie, co przekłada się na potrzebną powierzchnię biurową. Praca zdalna umożliwia więc pracodawcy zmniejszenie wynajmowanej powierzchni biurowej, która będzie znacznie mniejsza niż w przypadku, gdyby wszyscy pracownicy pracowali w jego siedzibie.

Przepisy odnośnie pracy zdalnej przewidują obowiązek zapłaty ekwiwalentu bądź ryczałtu za pracę zdalną. Niemniej jednak, nawet pomimo wypłaty takiego świadczenia, pracownik zdalny będzie stanowić oszczędność dla pracodawcy. Pracodawca zaoszczędzi nie tylko na wynajmie powierzchni biurowej, ale także zmniejszeniu lub wręcz wyeliminowaniu kosztów związanych z meblami biurowymi, materiałami eksploatacyjnymi i sprzętem oraz rachunkach za media. Daje to możliwość przeznaczenia zaoszczędzonych w ten sposób środków na szkolenie kadry czy inwestycje, co będzie w efekcie prowadzić do rozwoju firmy.

Łączenie pracy z życiem prywatnym

Praca zdalna pozwala pracownikom na łatwiejsze pogodzenie życia prywatnego z zawodowym. Dzięki temu pracownicy mogą spełniać się w wielu rolach społecznych.

Związana z pracą zdalną elastyczność ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku pracowników, którzy łączą wykonywanie obowiązków służbowych z wychowywaniem dzieci, a tym samym zapewnienia im stałej opieki. Sztywne godziny pracy i konieczność dojazdu do biura wykluczają z rynku pracy rodziców, którzy nie są w stanie sprostać czasowym i logistycznym ograniczeniom (np. szkoła bądź przedszkole i siedziba pracodawcy w innych miejscowościach, trudności w dojazdach). Praca zdalna oferuje elastyczność, dzięki której mogą czuć się spełnieni jednocześnie jako pracownicy i rodzice.

Jest to szczególnie istotne w przypadku kobiet będących pracownicami. Pełne skorzystanie z uprawnień związanych z rodzicielstwem (urlop macierzyński, urlop rodzicielski) jest dla nich finansowo niekorzystne w porównaniu z wcześniej otrzymywanym wynagrodzeniem. Możliwość pracy zdalnej pozwala na aktywizację kobiet, które mają małe dzieci i chcą się realizować zawodowo. Dzięki temu mogą łączyć opiekę nad potomstwem z szybkim powrotem do zawodowej aktywności. Praca zdalna może stanowić czynnik przeciwdziałający wykluczeniu na rynku pracy kobiet, które urodziły dziecko.

Zachowanie właściwej równowagi między życiem prywatnym a zawodowym pracowników pozytywnie wpływa na ich wydajność, zaangażowanie i kreatywność. Praca zdalna pomaga więc uzyskać tzw. work-life balance, co jest korzystne także z perspektywy pracodawcy.

Mniej absencji zdrowotnych

Wprowadzenie pracy zdalnej może przyczynić się także do zmniejszenia liczby pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich. Gdy pracownicy pracują zdalnie, mają większe możliwości zadbania o swoje zdrowie psychiczne i fizyczne, co przekłada się na niższy odsetek absencji chorobowych. Wynika to ze zmniejszonego poziomu stresu spowodowanego pracą zdalną.

Czas spędzony na pracy w domu pozwala im także na przygotowywanie zdrowszych posiłków i większe skupienie się na swoim zdrowiu. Pracownicy zdalni, z uwagi na brak dojazdów do miejsca pracy, mają bowiem więcej czasu niż ci pracujący z biura.

W przypadku home office i sezonu grypowego istnieje też mniejsza szansa, że osoby pracujące w tym samym pomieszczeniu będą się nawzajem zarażać, co mogłoby doprowadzić do licznych absencji w poszczególnych zespołach i przekładałoby się na brak możliwości zapewnienia ciągłości pracy. Osoba pracująca zdalnie może więc być bardziej efektywna i zdrowa, co stanowi kolejną praktyczną korzyść z pracy zdalnej dla pracodawcy, gdyż przekłada się na jego absencje pracowników i ich produktywność.

Karta przetargowa

To, czy pracodawca jest otwarty na organizowanie procesu pracy w formie pracy zdalnej, czy też hybrydowej, ma znaczenie w procesach rekrutacyjnych. Praca zdalna już stała się atutem pracodawców poszukujących pracowników w wielu branżach. Pytanie przez kandydatów do pracy o tę możliwość jest już właściwie normą w procesach rekrutacyjnych. Niewątpliwie gotowość pracodawcy do takiej organizacji pracy pozytywnie wpływa na jego wizerunek na rynku pracy.

Utrudniony nadzór…

Z perspektywy pracodawcy wadą pracy zdalnej może być brak kontroli nad pracownikiem zdalnym. Oczywiście, pracodawca ma możliwość stosowania różnych narzędzi do monitorowania pracownika poprzez chociażby bieżące, codzienne rozliczanie z wykonywanych zadań czy instalowanie oprogramowania rejestrującego aktywność komputerów poszczególnych osób. Niemniej jednak kontrola ta z oczywistych względów wydaje się bardziej ograniczona w stosunku do tej, którą pracodawca może sprawować nad pracownikiem świadczącym pracę w jego siedzibie, gdzie może go na bieżąco nadzorować i wydawać ustnie polecenia. Podstawowym problemem pozostaje więc kwestia zaufania, która przy pracy zdalnej jest szczególnie istotna.

… i weryfikacja czasu pracy

Kolejnym zagrożeniem z perspektywy pracodawcy w przypadku pracy zdalnej jest brak możliwości dokładnej weryfikacji czasu pracy pracowników. Gdy pracownicy znajdują się fizycznie w biurze i wychodzą po przepracowaniu przepisowych 8 godzin danego dnia, pracodawca jest świadomy, że normy czasu pracy są przestrzegane i nie dochodzi do łamania odpoczynku dobowego. W przypadku pracowników zdalnych brak jest kontroli nad pracą wykonywaną w godzinach nadliczbowych. Pracodawca nie jest w stanie weryfikować na bieżąco, czy danego dnia pracownik nie pracował dłużej niż 8 godzin.

Próbą weryfikacji czasu spędzonego na pracy danego dnia może być instalacja oprogramowania rejestrującego aktywność komputera pracownika. To rozwiązanie często jest jednak niewystarczające, w szczególności że praca zdalna to nie tylko czas spędzony przy komputerze, ale również udział w spotkaniach, rozmowach telefonicznych czy analiza dokumentów. Praca zdalna znacząco utrudnia pracodawcy dokładnie określenie czasu pracy pracownika, co w efekcie może prowadzić do powstawania nadgodzin.

Ochrona danych

W przypadku pracy w biurze pracodawca ma możliwość dokładnego zabezpieczenia sieci komputerowej, a co za tym idzie – zmniejszenia ryzyka wycieku danych. Wszyscy pracownicy korzystają bowiem z sieci komputerowej zapewnionej przez firmę. Inaczej będzie w przypadku pracy zdalnej, która w tej kwestii może stanowić wyzwanie i zagrożenie dla pracodawcy.

Przy pracy zdalnej u pracodawcy może pojawić się obawa o bezpieczeństwo przesyłanych danych z uwagi na niezweryfikowane połączenia internetowe, z których korzystają pracownicy (w tym także ewentualne ryzyka związane z korzystaniem z sieci wi-fi w miejscach publicznych czy sprzętu prywatnego pracowników). Z tego względu ważne jest zadbanie o zabezpieczenie informacji poprzez instalowanie odpowiednich programów komputerowych czy też wprowadzenie procedur i polityk wewnętrznych mających na celu ochrony danych (np. zakaz wykonywania pracy zdalnej w miejscach publicznych czy automatyczne blokowanie dostępu, gdy nie są spełnione określone warunki dotyczące bezpieczeństwa sieci).

Kultura organizacyjna

Warto zauważyć, że na pracę z biura składa się nie tylko wykonywanie obowiązków służbowych. Niebagatelne znaczenie dla rozwoju każdej firmy ma panująca w niej atmosfera oraz stosunki międzyludzkie, które razem tworzą kulturę organizacyjną. Zintegrowany zespół pracuje efektywniej, co może przekładać się na rozwój firmy, a nie tylko indywidualny rozwój pracowników. Znacznie trudniej jest stworzyć przyjazną atmosferę i zachęcić pracowników do poznawania siebie nawzajem, gdy ich jedyny kontakt ma miejsce podczas spotkań służbowych lub wysyłania zapytań o terminy poszczególnych zadań.

Oczywiście pracodawca może organizować wyjazdy czy spotkania integracyjne. Niemniej trudno wyobrazić sobie, aby takie wydarzenia mogły zastąpić codzienne interakcje między pracownikami siedzącymi przy sąsiednich biurkach. Praca zdalna może więc stanowić zagrożenie dla integracji pracowników, a co za tym idzie – utrudniać pracownikom poznanie reszty zespołu. W konsekwencji może prowadzić do obniżania się morale wśród pracowników, którzy nie będą myśleć o wspólnym dobru i rozwoju firmy, a jedynie o własnych, osobistych celach zawodowych. Takie osoby mogą nie identyfikować się z firmą i z łatwością podjąć decyzję o zmianie pracodawcy w przyszłości.

Zdaniem autorki
Małgorzata Szwed - prawnik, praktyka prawa pracy i ubezpieczeń społecznych Domański Zakrzewski Palinka

Praca zdalna to forma wykonywania pracy, która niewątpliwie ma swoje wady i zalety. Zdecydowanie nie jest to system, który sprawdzi się u każdego pracownika, niezależnie od indywidualnych uwarunkowań. Jednak zalety pracy zdalnej generalnie przeważają nad wadami, szczególnie gdy pracodawca zadba o rozwiązanie kwestii bezpieczeństwa przy pracy zdalnej, wprowadzi odpowiednie narzędzia do kontroli wykonywanej pracy, jak też będzie działać na rzecz integracji pracowników. Patrząc na pracę zdalną z perspektywy pracodawcy, jedno jest pewne – praca w tym trybie staje się pewnym standardem na rynku pracy poszukiwanym przez kandydatów, o czym należy pamiętać, jeśli nasze oferty mają być atrakcyjne dla potencjalnych pracowników.

Nieobecny, niewidoczny

Minusem pracy zdalnej może być zmniejszona widoczność poszczególnych pracowników w danej firmie. Z jednej strony ta forma pracy sprzyja kreatywności i efektywności, ale może też powodować poczucie zagubienia wśród pracowników. Ma to miejsce w szczególności, gdy brak kontaktu twarzą w twarz z bezpośrednim przełożonym lub trudności w dopasowaniu kalendarzy spotkań sprawiają, że pracownik nie będzie się czuł słuchany, a jego pomysły będą ignorowane. W efekcie może to utrudniać takim pracownikom awanse i inne możliwości rozwoju.

W przypadku części pracowników praca zdalna może powodować poczucie osamotnienia i spadek motywacji. Takie osoby nie sprawdzą się w pracy zdalnej, gdzie mogą osiągać słabsze wyniki i lepiej odnajdą się w pracy z biura.

Pracodawca powinien być świadomy, że praca zdalna może nie być odpowiednią formą świadczenia pracy dla wszystkich. Należy wziąć pod uwagę indywidualne uwarunkowania pracowników. Wyzwaniem dla pracodawcy może więc być dostrzeżenie potencjału części osób pracujących zdalnie i weryfikacja, które z nich są wydajniejsze w przypadku pracy z biura i  odwrotnie, aby maksymalnie wykorzystać możliwości wszystkich zatrudnionych.