Aby pracownik został „zapisany” do PPK (czyli aby została – w jego imieniu i na jego rzecz – zawarta umowa o prowadzenie PPK), musi mieć określony okres zatrudnienia. Najwcześniej można „zapisać” pracownika do PPK po upływie czternastu dni zatrudnienia, przy czym pracodawca ma na to czas do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły trzy miesiące (90 dni) zatrudnienia tej osoby. Do okresu zatrudnienia potrzebnego do „zapisania” pracownika do PPK, wlicza się okres przebywania przez niego na urlopie bezpłatnym, jeżeli w miesiącu, w którym pracownik korzystał z tego urlopu, uzyskał ze stosunku pracy przychód będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.