Jestem właścicielem hurtowni ogrodniczej. Po przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdziłem znaczny niedobór. Chcę skierować sprawę do sądu. Czy złożenie wraz z pozwem protokołu inwentaryzacji wystarczy do wygrania procesu? Czy znaczenie mogą mieć błędy formalne dotyczące powierzenia odpowiedzialności materialnej lub powoływanie się pracownika na to, że kradzieży drobnych towarów dokonali nieznani sprawcy? – pyta czytelnik.

Czytaj także: Usiłowanie kradzieży to powód do rozwiązania umowy o pracę

Protokół inwentaryzacji tylko w niektórych sprawach może okazać się wystarczający do obciążenia pracownika odpowiedzialnością za powstały niedobór. Jeżeli pracownik kwestionuje swoją odpowiedzialność za powstanie niedoboru, sam protokół jest zwykle zbyt słabym dowodem do wygrania sprawy, szczególnie gdy przy powierzeniu mienia doszło do uchybień.

Mienie powierzone

W art. 124 kodeksu pracy wskazano, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Przy rozstrzyganiu sporów dotyczących odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone istotną rolę odgrywają dowody z dokumentów. Zatem dla powodzenia pozwu kluczowe znaczenie ma prawidłowość prowadzenia dokumentacji księgowej. Niezmiernie istotną rolę odgrywa także to, czy mienie, nad którym pracownik sprawował pieczę, powierzono mu w sposób prawidłowy.

Problemy mogą się pojawić, gdy pracownik zakwestionuje umowę o odpowiedzialności materialnej, prawidłowość powierzenia mu mienia lub rzetelność inwentaryzacji. Przepisy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone zostały jednak skonstruowane w sposób, który ułatwia prowadzenie procesu pracodawcy z uwagi na fakt przyjęcia domniemania prawnego winy pracownika.

Ważne fakty, a nie deklaracja

W ostatnich kilkunastu latach ukształtowało się orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym mniejsze znaczenie przypisuje się samemu podpisaniu umowy o  odpowiedzialności materialnej, jeżeli sam fakt powierzenia mienia i jego prawidłowość nie budzą wątpliwości.

W wyroku z 24 stycznia 2017 r. (II PK 306/15) Sąd Najwyższy, akceptując pogląd wyrażony wcześniej w wyroku z 17 maja 2016 r. (III APa 57/15) i kilku wcześniejszych orzeczeniach stwierdził, że pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na podstawie

art. 124 k.p., choćby nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Istotne jest bowiem:

? rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie owej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, by nie budziła wątpliwości oraz

? by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i  mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego.

Wskutek tego Sąd Najwyższy wyjaśnił, że dla stwierdzenia, że pracownik przyjął na siebie odpowiedzialność za mienie powierzone, nie ma zatem znaczenia złożenie oświadczenia woli o przyjęciu takiej odpowiedzialności na piśmie – jeżeli zgoda pracownika wynika jednoznacznie z rodzaju pracy i obowiązków wskazanych w zawartej umowie o pracę. Dla stwierdzenia, że pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za mienie powierzone, istotne i niezbędne jest natomiast prawidłowe powierzenie mu tego mienia.

Prawidłowe przekazanie

Przekazanie pracownikowi mienia może mieć różną formę. Może – ale nie musi – to być remanent czy przeprowadzona inwentaryzacja. Ważne jest natomiast, aby pracownik był obecny przy powierzaniu mu mienia i mógł kontrolować stan, ilość i wartość faktycznie powierzanego mu mienia.

W tym samym orzeczeniu SN wyraził także – mogącą być dla pracodawców istotną przestrogą – tezę, że zgodnie z art. 124 k.p. udział pracownika przy ustalaniu ilości przekazanego mu mienia nie może być zrealizowany post factum, już po stwierdzeniu szkody w mieniu, za które miałby on ponosić odpowiedzialność. Prawidłowe przekazanie mienia może, co prawda, nastąpić w różny sposób (także przez czynności konkludentne), jednak pracownik musi mieć możliwość kontroli ilości, jakości i wartości przekazywanego mu mienia przed jego przekazaniem. Przesłanka prawidłowości powierzenia mienia nie jest spełniona w sytuacji przeprowadzenia inwentaryzacji dopiero po ujawnieniu niedoboru kasowego.

Kradzież mienia firmy...

Kwestię reguł dowodowych w tego typu procesach klarownie wyjaśnił Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 9 grudnia 2015 r. (III APa 9/15). Wskazał, że jeśli pracodawca decyduje się na dochodzenie zapłaty od pracownika, powinien wykazać fakt powstania szkody, jej

wysokość oraz musi wskazać osobę odpowiedzialną, której mienie zostało powierzone. Pracodawca ma też obowiązek:

? udowodnić, że w sposób właściwy powierzył mienie pracownikowi,

? wykazać uchybienia pracownika oraz związek przyczynowy między uchybieniami a powstałą szkodą.

Od odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczanie tego mienia. W tym przypadku ciężar dowodu spoczywa na pracowniku – musi on udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że szkoda powstała na skutek zdarzeń od niego niezależnych, nie wynika z jego zaniedbań.

Jak jednak trafnie zauważył Sąd Apelacyjny w Gdańsku, w świetle art. 124 § 3 k.p. nawet poważne uchybienia organizacyjne zakładu pracy, pozostające w związku przyczynowym ze szkodą wyrządzoną przez pracownika materialnie odpowiedzialnego, nie uzasadniają jego całkowitej ekskulpacji – jeżeli pracownik ten nienależycie wykonywał swoje obowiązki i dopuszczał się zaniedbań pozostających w związku przyczynowym z powstaniem szkody. W takiej sytuacji może wchodzić w grę jedynie częściowe uwolnienie pracownika od odpowiedzialności materialnej (por. wyrok z 23 kwietnia 2014 r., III APa 3/14).

Podobnie próbę uwolnienia się od odpowiedzialności przez nierzetelnych etatowców ocenił Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 27 czerwca 2013 r. (III APa 7/13), stwierdzając, iż pracownik materialnie odpowiedzialny nie może powoływać się na przyczynienie się pracodawcy do powstania szkody przez brak nadzoru i kontroli, jeżeli znając swoje obowiązki, świadomie je zaniedbuje, a przez fałszowanie dokumentacji zaciemnia rzeczywisty obraz rzeczy i ukrywa niedobór. Brak nadzoru i kontroli ze strony zakładu pracy może być poczytany za przyczynienie się do powstania lub zwiększenia szkody, gdy pracownik z powodu braku doświadczenia lub innych obiektywnych okoliczności nie może sobie poradzić w pracy, a kontrola i nadzór mogłyby mu pomóc w wywiązywaniu się z przyjętych obowiązków.

... zwykle obciąża etatowca

Konsekwencje takiego rozumienia przepisów są bardzo surowe dla pracowników. Jak bowiem przyjmuje Sąd Najwyższy, nawet gdy szkoda w mieniu powierzonym pracownikowi jest wynikiem kradzieży dokonanej przez osobę trzecią, to stwierdzenie, iż szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika w rozumieniu art. 124 § 3 k.p., jest uzależnione od wykazania przez niego, że w żadnym zakresie nie zawinił powstaniu tej szkody, w szczególności przez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku pieczy nad tym mieniem (por. wyrok SN z 10 lutego 2012 r., II PK 151/11).

Błąd przy inwentaryzacji

Jak wspomniano wcześniej, pracodawca może przegrać proces odszkodowawczy także w wyniku błędów popełnionych przy dokonywaniu inwentaryzacji. W szczególności w orzecznictwie przyjmuje się, że przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność pracownika, któremu powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, którego nie zawiadomiono o terminie inwentaryzacji i przeprowadzenie spisu towarów z karty osobistej pracownika czy dokumentacji magazynowej, a nie spisu z natury w sensie fizycznym, skutkuje uznaniem takiej inwentaryzacji za nieprawidłową i niemogącą powodować odpowiedzialności materialnej pracownika w oparciu o art. 124 § 1 k.p. (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 9 lutego 2005 r., III APa 104/04, Apel.-W-wa 2005/4/17).

Rafał Krawczyk sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Czasem pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, powołując się na to, że pracodawca ponosi winę polegającą na zatrudnieniu niewłaściwych osób na stanowisku kierowniczym. Jak bowiem uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 17 grudnia 2001 r. (I PKN 748/00, OSNP 2003/24/591), podporządkowanie pracownika kierownictwu nieuczciwego lub nierzetelnego przełożonego może być kwalifikowane jako niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających należyte zabezpieczenie mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 3 k.p.).

Nieustalone przyczyny obciążą pracownika

W wyroku z 17 maja 2016 r. (III APa 57/15) znalazła się teza bardzo korzystna dla pracodawców w kontekście postępowania dowodowego. Sąd Najwyższy uznał, że w sprawach o wynagrodzenie szkody wyrządzonej w mieniu powierzonym z obowiązkiem wyliczenia się pracownik ponosi odpowiedzialność za powstałą szkodę, jeżeli wynikła ona z przyczyn nieustalonych. Ciężar wykazania, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika, spoczywa na nim. Jeżeli te przyczyny nie są znane i pracodawcy nie można udowodnić przyczynienia się do powstania szkody, istnieją podstawy do przyjęcia, że szkoda powstała z przyczyn leżących po stronie pracownika, który naruszył obowiązek sprawowania należytej pieczy nad powierzonym mu mieniem.