Doręczenia procesowe stanowią fundamentalny mechanizm umożliwiający prawidłowy przebieg postępowania cywilnego. Są gwarantem realizacji konstytucyjnego prawa do sądu oraz zasady kontradyktoryjności. W odniesieniu do doręczeń pism pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami ustawodawca przyjął szczególny reżim, odbiegający od zasad obowiązujących strony działające samodzielnie.
Obowiązujące zasady ogólne
Zgodnie z art. 132 § 1 k.p.c. w toku postępowania sądowego adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna RP są zobowiązani do samodzielnego, bezpośredniego doręczania sobie nawzajem odpisów pism procesowych wraz z załącznikami.
Ustawodawca nie narzucił jednej konkretnej formy doręczenia, tj. formy papierowej, pozostawiając profesjonalnym pełnomocnikom względną swobodę.
W obecnym stanie prawnym bowiem przepis art. 132 § 13 k.p.c. stanowi expressis verbis, że dopuszczalne są również wzajemne doręczenia elektroniczne, jednakże jedynie w sytuacji, jeśli wymienieni w przepisie profesjonalni pełnomocnicy „złożą sądowi zgodne oświadczenia odpowiedniej treści i podadzą do wiadomości sądu używane do tego dane kontaktowe”.
Jednocześnie art. 132 § 13 k.p.c. nie precyzuje konkretnych systemów teleinformatycznych ani metod prawidłowego kontaktu elektronicznego. Omawiana regulacja prawna nie wymaga również wprost tożsamości środka komunikacji elektronicznej wybranego przez reprezentantów obu stron procesowych, jednakże z uwagi na konieczność sprawnego przepływu przesyłanych danych dominującym wyborem wśród pełnomocników do korespondencji elektronicznej jest przesyłanie pism drogą poczty elektronicznej (e-mail).
Powyższy sposób wzajemnego doręczania pism procesowych z powodu braku jasnych wytycznych, a także zapis w treści art. 132 § 13 k.p.c. o konieczności każdorazowego złożenia oświadczenia o wyborze doręczeń w postaci elektronicznej przez obie strony czyni obowiązującą regulację przepisem praktycznie martwym.
Już od kilku lat podnoszone są głosy, że doręczenia „papierowe” zarówno w relacji pełnomocnik–sąd, jak i pełnomocnik–pełnomocnik muszą zostać zastąpione doręczeniami elektronicznymi, zaś Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (PISP) może w przyszłości stać się przestrzenią nie tylko do wymiany informacji, ale wręcz pełnić rolę elektronicznej skrzynki, za pośrednictwem której może następować wymiana pism pomiędzy wszystkimi stronami postępowania.
Już obowiązujące brzmienie art. 131¹ § 2 k.p.c. przewiduje doręczanie pism za pośrednictwem systemów teleinformatycznych (PISP), jednak wyłącznie w relacji sąd–pełnomocnik, nie zaś między samymi pełnomocnikami procesowymi.
Brak jednolitego systemu oraz niejednolita praktyka sądów powodują, że doręczanie pism między pełnomocnikami często rodzi trudności. Wzajemne doręczenia pism procesowych przez profesjonalnych pełnomocników za pomocą poczty tradycyjnej bywają czasochłonne, nierzadko obarczone opóźnieniami oraz kosztowne, niemniej doręczenia elektroniczne w obecnych realiach nie stanowią pewniejszego wyboru.
Aktualne rozwiązania normatywne w zakresie doręczeń pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami, jak się wydaje, opierają się na założeniu, że strony reprezentowane przez zawodowych pełnomocników są w stanie samodzielnie i skutecznie zarządzać wymianą pism procesowych w formie papierowej. System ten jednak, biorąc pod uwagę postępującą cyfryzację relacji państwo–obywatel, funkcjonuje już w sposób anachroniczny i nieprzystający do współczesnych realiów technologicznych.
Planowane zmiany
Nadchodząca nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego ma przewidywać obowiązek doręczania pism procesowych kierowanych do sądów powszechnych przez profesjonalnych pełnomocników za pośrednictwem PISP, może zatem otworzyć również drogę do zmiany zasad wzajemnego doręczania pism procesowych pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami i stworzyć okazję do rozwiązania problemów sygnalizowanych powyżej.
Celem nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego jest rozszerzenie zakresu stosowania narzędzi teleinformatycznych w procedurze cywilnej. Kluczowym elementem zmian jest między innymi wprowadzenie nowych zasad wnoszenia i doręczania pism procesowych za pomocą PISP. Skutkiem wprowadzanych nowelizacji zmian ma być uproszczenie oraz przyspieszenie wymiany informacji między sądem a stronami, a także zredukowanie kosztów i obciążeń administracyjnych związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów papierowych.
Jednostronna komunikacja
Obecna infrastruktura pozwala na jednostronną komunikację za pośrednictwem PISP – jest to komunikacja sądu z pełnomocnikami. Nowelizacja ma na celu jej rozszerzenie na komunikację dwukierunkową – tak aby strony mogły nie tylko odbierać dokumenty, ale również przesyłać je do sądu. Umożliwia to składanie określonych pism procesowych bez konieczności wizyty w sądzie lub wysyłki pocztą tradycyjną.
Ustawodawca przewidział również odpowiednie regulacje dotyczące sytuacji, w których składanie dokumentów przez PISP nie będzie możliwe z powodów technicznych – np. w przypadku przekroczenia dopuszczalnego rozmiaru załączników bądź awarii systemu. W takim przypadku dopuszczalne będzie złożenie pism w formie papierowej. Natomiast w przypadku, gdy awaria PISP nastąpi w ostatnim dniu terminu na wniesienie pisma, możliwe będzie jego złożenie w dniu następnym, a nawet później – pod warunkiem uprawdopodobnienia zaistniałych trudności.
Jednocześnie w projekcie nowelizacji założono dodanie art. 165 § 4 k.p.c., który stanowić ma, że momentem skutecznego wniesienia pisma za pośrednictwem PISP będzie data widniejąca na elektronicznym potwierdzeniu wniesienia dokumentu wygenerowanym w PISP. Taki zapis jest oczywiście istotny dla potwierdzenia zachowania terminów procesowych.
Ma być elastyczniej i łatwiej
Ustawodawca zamierza wprowadzić też bardziej elastyczne podejście do wzajemnego doręczania pism między profesjonalnymi pełnomocnikami. Do tej pory istniał obowiązek zamieszczania oświadczeń o nadaniu lub doręczeniu pism pełnomocnikowi drugiej strony w treści pisma procesowego. Po zmianach wprowadzonych planowaną nowelizacją sąd będzie mógł żądać dowodu nadania pisma jedynie w przypadku powstania wątpliwości dotyczących skuteczności doręczenia, co eliminuje zbędny formalizm i ogranicza ryzyko zwrotu pisma z przyczyn wyłącznie formalnych.
Dotychczasowa procedura doręczeń oparta na korespondencji pocztowej lub fizycznym składaniu pism generuje bowiem opóźnienia i koszty. Nowelizacja usprawni ten proces i pozwoli na niemal natychmiastowe doręczenie dokumentów – co jest szczególnie istotne np. przy środkach odwoławczych, które wiążą się z rygorystycznymi terminami.
Kolejnym krokiem w poszukiwaniu efektywności i cyfryzacji postępowania cywilnego może być wprowadzenie przez ustawodawcę nie możliwości, lecz obowiązku wzajemnego doręczania pism procesowych pomiędzy profesjonalnymi pełnomocnikami w drodze elektronicznej – czy poprzez elektroniczną skrzynkę pocztową, której obowiązek posiadania przez profesjonalnych pełnomocników procesowych istnieje już od 1 stycznia 2025 r., czy być może docelowo poprzez PISP, gdzie informację o złożonym piśmie procesowym mógłby otrzymywać jednocześnie sąd i pełnomocnik procesowy pozostałych uczestników postępowania.
Zmniejszenie liczby przesyłek pocztowych oraz konieczności drukowania dokumentów (przynajmniej w odniesieniu do profesjonalnych pełnomocników) w każdym wariancie oznaczać będzie wymierne oszczędności dla sądów i samych stron postępowania. Ponadto zmiany w przepisach dotyczących doręczeń między pełnomocnikami (art. 132 k.p.c.) znoszące obowiązek każdorazowego składania oświadczenia o doręczeniu odpisu pisma bez wątpienia uproszczą praktykę.
Oczywiście, mimo pozytywnych aspektów planowanej nowelizacji istnieją również poważne kwestie stanowiące negatywną przesłankę wprowadzenia zmian. Przede wszystkim jest to bariera technologiczna, której mogą ulec szczególnie starsi przedstawiciele zawodu. Projektowana nowelizacja przewiduje, że po rocznym okresie przejściowym składanie określonych pism procesowych przez profesjonalnych pełnomocników będzie możliwe wyłącznie przez PISP, co dla części starszych przedstawicieli zawodów prawniczych może stanowić poważne utrudnienie. Dodatkowo wprowadzenie obowiązku korzystania z PISP jako głównego kanału składania pism procesowych niesie za sobą również ryzyko występowania błędów systemowych, które mogą mieć realne konsekwencje procesowe. Awarie techniczne, przerwy serwisowe, problemy z dostępnością portalu czy ograniczenia co do wielkości załączanych plików to tylko niektóre z potencjalnych przeszkód.
Podsumowując powyższe rozważania, należy jednak stwierdzić, że planowana nowelizacja przepisów kodeksu postępowania cywilnego dotycząca wnoszenia i doręczania pism procesowych przez PISP to krok milowy w stronę cyfrowej transformacji wymiaru sprawiedliwości. Dla wielu profesjonalnych pełnomocników będzie ona oznaczać usprawnienie pracy, ograniczenie kosztów oraz uproszczenie procedur.
Tekst powstał w ramach współpracy z siecią Kancelarie RP
