Objaśnienia Ministra Finansów różnicują zakres weryfikacji statusu rzeczywistego właściciela (ang. beneficial owner, dalej: BO) w zależności od relacji między płatnikiem a odbiorcą należności. W przypadku podmiotu niepowiązanego certyfikat rezydencji oraz oświadczenie o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela mogą, co do zasady, stanowić wystarczający zakres aktywnej weryfikacji, jeżeli płatnik nie posiada informacji podważających ich treść. W relacjach z podmiotami powiązanymi oczekiwane jest natomiast wykorzystanie szerszego zakresu informacji dostępnych w grupie.

Szczególne wątpliwości pojawiają się przy spółkach holdingowych. Ich działalność koncentruje się przede wszystkim na posiadaniu udziałów lub akcji, wykonywaniu praw właścicielskich, nadzorze nad inwestycjami oraz podejmowaniu decyzji dotyczących finansowania i alokacji kapitału.

Z punktu widzenia statusu BO kluczowe jest więc ustalenie, czy holding rzeczywiście wykonuje przypisane mu funkcje, posiada wpływ na sposób wykorzystania otrzymanych środków, ponosi związane z nimi ryzyko oraz nie jest prawnie lub faktycznie zobowiązany do ich dalszego przekazania. To właśnie granica między rzeczywistą funkcją holdingową a rolą podmiotu pośredniczącego jest źródłem większości sporów.

Holding nie musi przypominać spółki operacyjnej

Objaśnienia wskazują, że wymagany poziom substratu majątkowo-osobowego zależy od rodzaju działalności. Inne wymogi należy stawiać spółce produkcyjnej, a inne podmiotowi, którego działalność polega na zarządzaniu inwestycjami i udziałami.

W przypadku holdingu znaczenie mogą mieć przede wszystkim doświadczenie osób podejmujących decyzje, faktyczne wykonywanie funkcji zarządczych, kontrola nad rachunkami bankowymi, ponoszenie kosztów odpowiadających skali aktywów oraz realna możliwość decydowania o wykorzystaniu środków. Sam brak licznego personelu, własnego budynku czy rozbudowanego wyposażenia nie oznacza automatycznie braku rzeczywistej działalności.

 Podejście to potwierdził NSA w wyroku z 6 lutego 2026 r., sygn. II FSK 1150/25. Sprawa dotyczyła luksemburskiego funduszu inwestycyjnego otrzymującego dywidendy od polskiej spółki. Organy wskazywały m.in. na brak pracowników, własnego pomieszczenia i rzeczowych składników majątku oraz na powiązania osobowe występujące w strukturze.

 NSA zakwestionował jednak sposób oceny tych okoliczności. Zdaniem sądu negatywne stanowisko organów wynikało z przyjętego przez nie wyobrażenia o cechach, jakie powinna posiadać rzeczywista działalność gospodarcza. Kryteria te powinny być natomiast dostosowane do rodzaju działalności prowadzonej przez dany podmiot. Innego zaplecza wymaga działalność operacyjna, a innego działalność holdingowa lub inwestycyjna.

 Nie oznacza to, że każda spółka holdingowa o ograniczonym zapleczu automatycznie prowadzi rzeczywistą działalność. Ocenie powinny podlegać jej faktyczne funkcje, samodzielność decyzyjna, sposób zarządzania aktywami oraz ekonomiczne uzasadnienie obecności w strukturze.

Brak wymogu BO nie oznacza automatycznego prawa do zwolnienia

W najnowszym orzecznictwie utrwala się stanowisko, zgodnie z którym status rzeczywistego właściciela nie jest formalnym warunkiem zastosowania zwolnienia dywidendowego z art. 22 ust. 4 ustawy o CIT.

Nie oznacza to jednak, że sposób funkcjonowania odbiorcy dywidendy pozostaje bez znaczenia. Okoliczności analizowane zwykle w ramach badania statusu BO mogą bowiem wskazywać na sztuczność struktury i prowadzić do zastosowania art. 22c ustawy o CIT. Przepis ten pełni funkcję szczególnej klauzuli antyabuzywnej dotyczącej m.in. zwolnienia dywidendowego. Pozwala wyłączyć preferencję, jeżeli skorzystanie ze zwolnienia byłoby w danych okolicznościach sprzeczne z celem przepisów, a jednym z głównych celów danej transakcji lub struktury było osiągnięcie korzyści podatkowej, przy jednoczesnym sztucznym sposobie działania. W praktyce oznacza to, że spełnienie formalnych warunków zwolnienia nie zamyka organowi drogi do badania ekonomicznego uzasadnienia struktury i rzeczywistej roli odbiorcy dywidendy.

Wyraźnie pokazuje to wyrok NSA z 3 lutego 2026 r., sygn. II FSK 674/25. Sąd uznał, że z językowej wykładni art. 22 ust. 4 ustawy o CIT nie wynika wymóg posiadania przez odbiorcę dywidendy statusu rzeczywistego właściciela. NSA zwrócił uwagę, że ustawodawca przewidział taki warunek wprost dla zwolnienia odsetek i należności licencyjnych w art. 21 ust. 3 pkt 4 ustawy o CIT, ale nie wprowadził go w odniesieniu do dywidend. Zdaniem sądu nie można więc utożsamiać pojęcia podmiotu „uzyskującego dochody z dywidend” z pojęciem rzeczywistego właściciela.

Mimo tej korzystnej dla podatnika wykładni NSA oddalił skargę kasacyjną. Sąd zaakceptował bowiem zastosowanie art. 22c ustawy o CIT. W sprawie znaczenie miały m.in. brak własnego personelu i lokalu, zarządzanie funduszem przez podmioty zewnętrzne, ograniczona samodzielność decyzyjna oraz sposób funkcjonowania wielopoziomowej struktury. W ocenie NSA okoliczności te potwierdzały, że fundusz nie prowadził rzeczywistej działalności w zakresie otrzymywanych należności, a jego wykorzystanie w strukturze służyło zasadniczo uzyskaniu dywidend bez opodatkowania.

Podobne stanowisko zajął WSA w Gdańsku w wyroku z 17 lutego 2026 r., sygn. I SA/Gd 972/25. Sąd uznał, że wymogu BO nie można wyprowadzać z art. 22 ust. 4 ustawy o CIT, ale jednocześnie zaakceptował zastosowanie art. 22c ustawy o CIT. Holenderska spółka holdingowa nie zatrudniała pracowników, nie posiadała własnego lokalu, nie prowadziła aktywnej działalności holdingowej, a w strukturze występowała dodatkowo spółka cypryjska.

Inaczej zakończyła się sprawa rozstrzygnięta wskazywanym wyrokiem NSA z 6 lutego 2026 r., sygn. II FSK 1150/25. Sąd również potwierdził brak wymogu BO, lecz uznał, że organy nie wykazały konkretnie niedozwolonej korzyści podatkowej ani sprzeczności struktury z celami dyrektywy dotyczącej spółek dominujących i zależnych. Samo istnienie powiązań oraz ograniczony substrat spółki inwestycyjnej nie wystarczyły do stwierdzenia nadużycia.

Zestawienie tych orzeczeń prowadzi do praktycznego wniosku: o zastosowaniu art. 22c ustawy o CIT nie powinien przesądzać sam brak pracowników, lokalu lub rozbudowanego zaplecza. Znaczenie ma funkcja odbiorcy w konkretnej strukturze, jego samodzielność decyzyjna, sposób wykorzystania dywidendy oraz rzeczywista korzyść podatkowa wynikająca z obecności tego podmiotu.

Jak dokumentować rzeczywistą działalność spółki holdingowej?

Z objaśnień wynika, że przy ocenie rzeczywistej działalności gospodarczej znaczenie ma przede wszystkim to, czy sposób funkcjonowania podmiotu odpowiada charakterowi prowadzonej przez niego działalności. W przypadku spółki holdingowej nie chodzi więc o wykazanie rozbudowanego zaplecza typowego dla działalności operacyjnej, lecz o potwierdzenie, że spółka rzeczywiście wykonuje funkcje przypisane jej w strukturze.

Dokumentacja powinna zatem pozwalać wykazać m.in. faktyczne podejmowanie decyzji, dysponowanie otrzymanymi środkami, ponoszenie kosztów związanych z działalnością, korzystanie z odpowiedniego zaplecza oraz prowadzenie aktywności odpowiadającej profilowi spółki. Znaczenie mogą mieć w szczególności umowy, sprawozdania finansowe, dokumentacja korporacyjna, informacje o osobach podejmujących decyzje, źródłach finansowania oraz sposobie wykorzystania otrzymywanych należności.

W praktyce warto jednak spojrzeć na dokumentowanie działalności szerzej. Organy mogą oczekiwać nie tylko dokumentów formalnych, ale również dowodów pokazujących, że spółka rzeczywiście funkcjonuje jako samodzielny podmiot. Z doświadczenia praktycznego mogą to być m.in. własny rachunek bankowy i dokumentacja potwierdzająca możliwość samodzielnego dysponowania środkami, faktury zakupowe i sprzedażowe, umowy z kontrahentami, własna strona internetowa, korespondencja biznesowa, dokumenty dotyczące podejmowanych decyzji inwestycyjnych, protokoły posiedzeń zarządu czy dowody ponoszenia kosztów związanych z bieżącą działalnością.

Nie ma przy tym zamkniętego katalogu dokumentów, które w każdej sprawie będą wystarczające. Kluczowe jest ustalenie, jakie funkcje dana spółka rzeczywiście wykonuje, a następnie dobranie takich dowodów, które najlepiej potwierdzają ten model działalności.

Należyta staranność nie sprowadza się do liczby dokumentów

Z objaśnień i orzecznictwa wynika, że nie istnieje jeden, uniwersalny zestaw dokumentów, który w każdej sytuacji gwarantuje prawidłowe zastosowanie preferencji w WHT. Zakres weryfikacji powinien zależeć przede wszystkim od relacji między stronami, rodzaju należności, skali wypłat oraz informacji, do których płatnik ma realny dostęp. Należyta staranność wymaga przede wszystkim oceny rzeczywistej roli spółki w strukturze i okoliczności jej funkcjonowania.

Najważniejszy wniosek jest zatem taki, że o bezpieczeństwie płatnika nie decyduje sam certyfikat, samo oświadczenie ani liczba zgromadzonych załączników. Warto dokumentować nie tylko same dowody, ale również przebieg i wynik przeprowadzonej analizy. Jeżeli ocena statusu odbiorcy lub struktury nie daje jednoznacznego rezultatu, zasadne może być dodatkowe zabezpieczenie stanowiska – w szczególności poprzez opinię o stosowaniu preferencji albo przetestowanie przyjętych założeń w postępowaniu zwrotowym.

autorka: Joanna Szandała, Sendero Tax & Legal