Po ostatnim orzeczeniu Sądu Najwyższego w sprawie stosowania procedury zwolnień  grupowych przy obniżce wynagrodzeń okazało się, że rozstrzygnięciem w tej sprawie zajmie się Trybunał Sprawiedliwości UE. Co to oznacza na polskich pracodawców?

Patrycja Zawirska: Oznacza to tyle, że o kolejny rok lub dłużej przeciągnie się okres niepewności, w którym trzeba będzie (na wszelki wypadek) stosować procedurę zwolnień grupowych. Moim zdaniem nie wszystkie „niekorzystne" dla pracowników zmiany warunków zatrudnienia (z przyczyn ekonomicznych lub restrukturyzacyjnych) powinny tego wymagać. Oczywiście TSUE może być innego zdania, argumentując, że każde wypowiedzenie zmieniające, którego pracownik nie przyjmie, przekształca się w rozstanie definitywne.

– Kiedy należy stosować dodatkowe procedury przy wypowiedzeniach zmieniających do czasu rozstrzygnięcia tych wątpliwości przez unijny Trybunał, a kiedy można sobie to darować?

Najbezpieczniej stosować je za każdym razem, gdy zaistnieje potrzeba wręczenia odpowiedniej („grupowej") liczby wypowiedzeń zmieniających w okresie 30 dni. Dotyczy to tylko firm zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Osobiście uważam, że dodatkowych procedur nie powinny wymagać zmiany, które nie zmierzają do zakończenia współpracy z zatrudnionymi, tj. przede wszystkim takie, które – patrząc na sprawę obiektywnie – nie powinny skutkować decyzją podwładnych o zakończeniu współpracy. Przykładowo pracodawca zmienia adres swojego biura. Przeprowadza się o kilka kilometrów w zakresie tej samej miejscowości. W umowach miejsce pracy zostało określone nie jako miejscowość, lecz poprzez wpisanie konkretnego adresu. Z formalnego punktu widzenia zmiana będzie więc wymagać zawarcia indywidualnych porozumień zmieniających. Jeżeli zbierze się grupa zatrudnionych, którzy odmówią podpisu, szef będzie mógł „wymusić" modyfikację jedynie w drodze wypowiedzeń zmieniających. Oczywiście proponowana przez niego zmiana nie zmierza ani (obiektywnie) nie uzasadnia rozstania. W takim przypadku przejście procedury grupowej nie powinno być wymagane. Konsultacji „zbiorowych" należy za to wymagać od pracodawców, którzy masowo obniżają płace zasadnicze lub pogarszają zasady premiowania.

– Czy każda obniżka wynagrodzenia kwalifikuje się do konsultacji z załogą i zawiadamiania o tym powiatowych urzędów pracy?

W obecnym stanie prawnym – tak. Obniżenie wynagrodzenia nawet o kilka złotych stanowi istotną zmianę warunków zatrudnienia. Przed wręczeniem wskazanej w przepisach liczby wypowiedzeń zmieniających trzeba będzie przejść procedurę grupową.

–  Jaki najczęściej błąd popełniają pracodawcy, nie stosując dodatkowych procedur przy zmianie warunków zatrudnienia?

Dużo pracodawców patrzy na zmiany globalnie – czy są (w ogólnym rozrachunku) korzystne czy nie. Tymczasem modyfikacje np. zasad premiowania często mają złożoną naturę. Jedne warunki lub parametry zmieniają się na korzyść, inne ulegają pogorszeniu. Przykładowo nawet, jeśli maksymalna kwota premii ulega podwyższeniu, trudniejsze do spełnienia mogą się okazać warunki nabycia prawa do tego świadczenia. Wtedy modyfikacja jest tylko na pozór korzystna dla zatrudnionych, a więc procedura „grupowa" może być wymagana.

– Dlaczego pracodawcy nie chcą stosować procedur zwolnień grupowych za każdym razem, gdy zmieniają warunki zatrudnienia?

Problem w tym, że ta procedura wymaga dużego nakładu pracy papierkowej. Tę pracę musi przecież ktoś wykonać. Dodatkowo zawiadamianie przedstawicieli pracowników i urzędów pracy o „procedurze zwolnienia grupowego", gdy pracodawcy chodzi wyłącznie o niewielką zmianę w warunkach zatrudnienia, może rodzić niepokój załogi. Pracownicy mogą się zastanawiać, jaki jest prawdziwy cel działań szefa, gdzie jest drugie dno tej zmiany.

Co więcej, procedura zwolnienia grupowego jest bardzo transparentna. Podwładni znają odcinek czasu (30 dni), podczas którego będą wręczane wypowiedzenia zmieniające. W praktyce wzrasta ryzyko absencji w pracy. Pracodawcy chcą tego wszystkiego najzwyczajniej w świecie uniknąć.

– Od czego powinien zacząć pracodawca, który musi masowo pogorszyć np. warunki wynagradzania?

Od porozumień zmieniających. Może uda się zmodyfikować zasady współpracy w sposób polubowny, za zgodą podwład-nych. Jeśli tak, tj. jeżeli w zakresie wypowiedzeń zmieniających nie dojdzie do przekroczenia limitów z ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej ustawa o zwolnieniach grupowych), uniknie się zbiorowych obowiązków konsultacyjnych i sprawę można zamknąć. Wynika to z art. 1 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych, zgodnie z którym akt ma zastosowanie w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeżeli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmuje:

– co najmniej 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,

– 10 proc. pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,

– co najmniej 30 pracowników, gdy w firmie jest zatrudnionych co najmniej 300 osób.

– Jaki ma być pierwszy krok pracodawcy, który już wie, że musi wszcząć procedurę zwolnień grupowych?

Wszystko zależy od tego, czy w spółce działa rada pracowników. Jeśli tak, to przed wręczeniem wypowiedzeń zmieniających trzeba przejść całą procedurę informacyjno-konsultacyjną z radą pracowników. Obowiązek ten nie wynika z kodeksu pracy ani z ustawy o zwolnieniach grupowych. Jest on zapisany w ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Rozmowy z tym organem mogą trwać dobrych kilka tygodni, szczególnie jeżeli pracodawca nie podpisał z nim wcześniej porozumienia określającego ramy czasowe procesu informowania i konsultacji. Jednocześnie jeśli nie uda się zawrzeć z radą porozumienia w sprawie planowanych zmian, wystarczy, że szef odniesie się do jej twierdzeń na piśmie. W tym momencie można uznać etap rozmów z tym organem za zakończony. Pominięcie tego kroku może się spotkać z surową odpowie-dzialnością władz firmy, włączając w to grzywnę lub ograniczenie wolności. Może też spowodować uznanie przez sąd pracy ewentualnych wypowiedzeń za wadliwe. Najczęściej żeby uniknąć niepotrzeb-nych pytań i niepokoju, pracodawcy informują związki zawodowe o konieczności przeprowadzenia procedury charakterys-tycznej dla zwolnienia grupowego równolegle z radą pracowników. Konieczność takiego zawiadomienia wynika bezpośrednio z ustawy o zwolnieniach grupowych.

– A co jeśli w spółce nie ma rady pracowników?

W takim przypadku należy zacząć od wspomnianego już poinformowania związków zawodowych.

– Jak najszybciej można zakończyć procedurę zwolnień grupowych?

W praktyce przeprowadzenie całej procedury informacyjno-konsultacyjnej zabiera od czterech do ośmiu tygodni. Wszystko zależy od tego, czy jest rada pracowników, czy pracodawca ustalił z nią wcześniej ramy czasowe procesu informowania i konsultacji oraz w jakiej atmosferze odbywają się rozmowy ze związkami zawodowymi. Nie bez znaczenia jest również stopień zaangażowania ze strony służb kadrowych spółki. W zakres pracy papierkowej wchodzą choćby zawiadomienia związków zawodowych m.in. o: proponowanych kryteriach doboru pracowników do zmiany zasad zatrudnienia, kolejności dokonywania wypowiedzeń zmieniających, a także propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z planowanymi modyfikacjami. Analogiczne notyfikacje należy wysłać do powiatowych urzędów pracy. Od momentu zawiadomień szef powinien prowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi. Według przepisów trwają one 20 dni; w praktyce – niejednokrotnie dłużej. Dopiero po tym terminie, jeśli nie uda się zawrzeć porozumienia ze związkowcami, a to często się dzieje, pracodawca może samodzielnie ustalić regulamin wdrażania zmian. O przyjętych ustaleniach, w tym m.in. o liczbie zatrudnionych i liczbie osób, które otrzymają wypowiedzenia zmieniające, i okresie, w ciągu którego wypowiedzenia będą wręczane, należy ponownie poinformować powiatowe urzędy pracy. Najczęściej pracodawcy informują o tym fakcie tylko jeden, najbliższy urząd pracy (właściwy dla siedziby firmy). Są jednak tacy, którzy ustalają adresy właściwe ze względu na miejsce zameldowania pracowników i wysyłają informacje do poszczególnych urzędów. Utrudnia to całe zadanie. Co ważne, jeśli zmiany doprowadzą do rozwiązania umowy o pracę, nie może to nastąpić wcześniej niż 30 dni od drugiego zawiadomienia PUP. Ma to znaczenie przy umowach z dwutygodnio-wym okresem wypowiedzenia. W ich przypadku zmiany powinny być wdrażane w drugiej połowie 30-dniowego okresu.

– A co w sytuacji, gdy w firmie nie działa związek zawodowy?

Wtedy pracodawca powinien najpierw zorganizować wybory w firmie, tak aby załoga wyłoniła swoich przedstawicieli do negocjacji grupowej zasad zmiany warunków zatrudnienia. Choć organizacja wyborów może dodatkowo wydłużyć procedurę, rozmowy z przedstawicielami załogi często przebiegają sprawniej niż ze związkami zawodowymi. Tu też obowiązuje 20-dniowy termin konsultacji, a po ich zakończeniu szef wydaje regulamin zwolnienia grupowego.

– Czy pracodawca może uniknąć tej procedury, co miesiąc zmieniając zasady zatrudnienia kolejnych grup pracowników, tak aby nie przekroczyć ustawowych limitów?

Takie zachowanie pracodawcy jest możliwe tylko wtedy, gdy modyfikacja w transzach jest obiektywnie uzasadniona. Inaczej może to zostać uznane przez sąd za próbę ominięcia przez niego obowiązków zapisanych w ustawie oraz za nadużycie prawa podmiotowego. To z kolei powodowałoby wadliwość wypowiedzeń zmieniających.

– Czego zazwyczaj oczekują związkowcy czy przedstawiciele załogi w czasie konsultacji zwolnień grupowych?

Przede wszystkim negocjują wysokość odpraw należnych odchodzącym pracownikom. Takie negocjacje mają miejsce najczęściej przy zwolnieniach grupowych, a nie przy zmianach warunków zatrudnienia pracowników. Jeśli pracodawcy nie stać na uwzględnienie takich postulatów, nie musi tego robić.

– A co z pracownikami chronionymi przed zwolnieniem?

Jednostronne obniżenie w ramach procedury grupowej wynagrodzenia pewnym grupom pracowników (np. kobiecie w ciąży i podczas urlopu macierzyńskiego, chronionemu działaczowi związkowemu czy osobie w okresie ochrony przedemerytalnej) wiąże się z koniecznością zapłaty dodatku wyrównawczego na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych.

– To może nie zmieniać im warunków zatrudnienia? Zmniejszy to liczbę osób, które dostaną wypowiedzenia, i być może ta grupa zmieści się poniżej limitu?

Nie można pominąć tych pracowników. Prawo zezwala na wręczenie im wypowiedzeń zmieniających w ramach procedury zwolnienia grupowego, lecz przewiduje odpowiednie wyrównanie. Nie można więc argumentować, że ich pominięcie wynika z ograniczeń ustawowych. Jeśli grupy szczególnie chronione zostałyby wyjęte z procesu modyfikacji warunków zatrudniania, inne osoby, które wykonują analogiczną pracę, mogłyby podnosić roszczenia z powołaniem się na przepisy dotyczące zakazu dyskryminacji. Poza tym do efektywnej obniżki wynagrodzenia tych szczególnych grup pracowników i tak dojdzie, tyle że po upływie okresu ochronnego.

—rozmawiał Mateusz Rzemek