Do firm spedycyjnych trafiają pierwsze żądania kierowców o wyrównanie nieopłaconych noclegów w tirach

Zgodnie z regulaminem wynagradzania u przewoźnika spoza sfery budżetowej stosuje się do rozliczania podróży służbowych pracowników (w tym kierowców) wprost rozporządzenie o podróżach służbowych z 2013 r. Na początku listopada 2014 r. do prezesa zgłosił się kierowca zatrudniony na etacie, żądając wyrównania zaległych ryczałtów za noce spędzone w tirze podczas zagranicznych podróży służbowych za trzy lata wstecz. Przedstawił pismo z konkretnymi wyliczeniami. Powołał się na uchwałę Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. Czy trzeba mu wypłacić tę rekompensatę? Jeśli tak, to jak ją skalkulować? – pyta właściciel firmy spedycyjnej.

Pracownik ma rację. Wedle uchwały SN podjętej w składzie siedmiu sędziów z 12 czerwca 2014 r. (II PZP 1/14) kierowcom transportu drogowego przysługuje ryczałt za noc spędzoną na leżance w tirze. Sen na prowizorycznym miejscu zorganizowanym w ciężarówce absolutnie nie zapewnia darmowego noclegu – uznał SN. Należy się więc ryczałt w wysokości 25 proc. limitu hotelowego ustalonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.). Orzeczenie zapadło na tle tego aktu prawnego, ale zachowuje w pełni aktualność pod rządami nowego, wiążącego od 1 marca 2013 r. rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie o podróżach służbowych).

Co na to ustawa...

Kierowca przewozu drogowego przebywa w podróży służbowej właściwie poza granicami administracyjnymi miejscowości, gdzie zakład prowadzi działalność, wykonując zwykłe umówione czynności. Podróżą służbową szofera jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

Przewóz drogowy to z kolei każda podróż odbywana w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób i rzeczy (art. 4 lit. a rozporządzenia WE nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady, a także stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 16 października 2007 r., GNP-302-4560-464/07/PE).

Kierowcy przebywającemu w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w art. 775 § 3-5 kodeksu pracy.

...a co na to kodeks pracy

Spedytorzy mogą więc sami określić warunki zwrotu pracownikom wydatków dokonanych na podróż służbową – w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a gdy nie są objęci układem lub nie muszą tworzyć regulaminów – w umowach o pracę. Nie wolno jednak w tym trybie skalkulować diet krajowych i zagranicznych na wysokości niższej od diet krajowych z rozporządzenia o podróżach służbowych (art. 775 § 3-5 k.p.).

Zanim zapadła uchwała SN z 12 czerwca 2014 r., przewoźnicy błędnie mniemali, że na tej podstawie wolno wprowadzić u nich mniejsze należności za delegacje od tych z rozporządzenia o podróżach służbowych, byleby diety zagraniczne nie spadły poniżej krajowych. W tej uchwale SN podważył takie postępowanie jako niezgodne z prawem. Podkreślił, że rozporządzenie o podróżach służbowych stanowi akt prawny powszechnie obowiązujący, a postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania czy umów o pracę nie mogą być mniej korzystne. Transportowcy mogą zatem przyjąć u siebie (odpowiednio w przepisach wewnątrzfirmowych lub w angażach pracowników) jedynie wyższe należności za delegacje, w tym ryczałty za nocleg. Wyjątkowo diety zagraniczne wolno im obniżyć do stawek diet krajowych.

Pracodawcy, którzy nie skorzystali z prawa do samodzielnej regulacji należności za delegacje, muszą honorować rozporządzenie o podróżach służbowych. Jeśli w układzie zbiorowym, regulaminie płac lub w umowach o pracę ustalili rekompensaty niższe niż te z rozporządzenia o podróżach służbowych, z mocy prawa stosuje się do nich te z rozporządzenia.

...oraz rozporządzenie

Zgodnie z rozporządzeniem etatowemu kierowcy przewozu przysługuje za nocleg w zagranicznej podróży służbowej refundacja jego kosztów stwierdzonych rachunkiem. Nie więcej jednak niż wynosi limit hotelowy właściwy dla konkretnego państwa podany w tabeli w załączniku do tego aktu. Przykładowo: limit hotelowy za nocleg w Wielkiej Brytanii to 200 GBP, w Portugalii 120 euro, a w Szwecji 1800 SEK. W uzasadnionych przypadkach szef może jednak przystać na zwrot opłat za noc udokumentowanych rachunkiem wyższych niż te limity.

Jeśli kierowca nie przedstawi rachunku np. za hotel, dostaje ryczałt za nocleg o wartości 25 proc. limitu hotelowego, czyli za nocleg w Wielkiej Brytanii 50 GBP (200 GBP x 25 proc.), w Portugalii 30 euro (120 euro x 25 proc.) i w Szwecji – 450 SEK (1800 SEK x 25 proc.). Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Kierowca nic nie dostaje również wtedy, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili mu bezpłatne spanie. Ale w tym pojęciu z mocy uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. nie mieści się nocleg w kabinie tira.

Jak ustalać wyrównanie

Na podstawie uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. kierowcy mają prawo składać do pracodawców wnioski o wypłatę zaległych diet za trzy lata wstecz, licząc od daty zgłoszenia wniosku, i to z odsetkami (13 proc. w skali roku). Przewoźnicy, którzy nie wypłacali szoferom śpiącym w ciężarówkach ryczałtów noclegowych, muszą teraz uiścić te rekompensaty za trzy lata do tyłu. Nie podlegają one składkom na ubezpieczenia społeczne ani opodatkowaniu, jeśli mieszczą się w limitach z rozporządzenia o podróżach służbowych.