Kierowca za nocleg w kabinie musi otrzymać ryczałt

Od początku 2008 r. Sąd Najwyższy rozważał prawo kierowców nocujących w kabinach pojazdów do ryczałtów za noclegi. W pierwszym wyroku uznał, że warunki spania w szoferce nie odpowiadają właściwym standardom, dlatego kierującym należy się ryczałt.

O co chodzi

Branża transportowa zareagowała na to z opóźnieniem, ale większość firm zdążyła dostosować praktykę do nowej wykładni, przyznając kierowcom – poza dietami – prawo do tych ryczałtów. Pogląd ten ewoluował w kolejnych rozstrzygnięciach SN, który większą wagę przykładał do warunków noclegu zapewnionego kierowcy w kabinie, uzależniając od nich prawo do ryczałtu.

W ostatnim z wyroków, ?z 4 czerwca 2013 r. (II PK 296/12), SN uznał jednak, że świadczenie to nie przysługuje szoferom zatrudnionym w transporcie międzynarodowym. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 muszą oni zgodzić się na noclegi ?w pojeździe, a ustawodawca europejski nie postrzega tego procederu jako zagrażającego bezpieczeństwu ruchu drogowego.

Tak poważna wolta poglądów SN wywołała konsternację w branży, stawiając pod znakiem zapytania zasadność wyłączania wypłacanych kierowcom ryczałtów noclegowych z podstawy wymiaru podatku i składek. Ta niepewność w obrocie prawnym powodowała, że pracodawcy nie wiedzieli, czy powinni nadal wypłacać te świadczenia, ?a organy skarbowe i ubezpieczeniowe czekały na możliwość naliczenia obciążeń od kwot wypłacanych tytułem nienależnego ryczałtu.

Uchwała kończy rozbieżności

Te rozbieżności ucina uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (II PZP 1/14). Uznano w niej, że możliwość spania w kabinie samochodu podczas podróży służbowych dla kierowcy transportu międzynarodowego nie jest równoznaczna z zapewnieniem przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. ?w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm., dalej: rozporządzenie MPiPS). Sąd Najwyższy w powiększonym składzie podkreślił jednocześnie, że w takich okolicznościach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w § 9 ust. 1–3 tego rozporządzenia albo korzystniejszych, wynikających z zakładowego układu zbiorowego pracy (zuzp), regulaminu wynagradzania lub umowy ?o pracę.

Nie budzi już wątpliwości, że kierującym pojazdami zatrudnionym w transporcie międzynarodowym trzeba wypłacać ryczałty noclegowe. Co więcej, ich minimalna wysokość wynika z rozporządzenia MPiPS, a regulacje wewnętrzne muszą być korzystniejsze od powszechnie obowiązujących. Taka praktyka nie leży jednak w interesie pracodawcy, który musiałby opodatkować i oskładkować nadwyżkę ponad limit z rozporządzenia MPiPS.

Co było i na przyszłość

Choć to rozstrzygnięcie SN zapadło pod rządami starego rozporządzenia MPiPS z 2002 r., nadal zachowuje aktualność. Powołany przez SN przepis ?§ 9 ust. 4 został przeniesiony bez merytorycznych zmian do § 16 ust. 4 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Obie regulacje zakładają, że zapewnienie pracownikowi bezpłatnego noclegu w zagranicznej podróży służbowej przez pracodawcę lub stronę zagraniczną zwalnia szefa z konieczności zwrotu kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub wypłaty ryczałtu w wysokości 25-proc. limitu hotelowego, gdy nie ma hotelowego kwitu.

Uwaga! Tę wykładnię SN stosuje się także w sporach sądowych prowadzonych na podstawie przepisów obecnego rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. Praktyka wskazuje, że sądy niższych instancji nie polemizują z uchwałami wydanymi przez SN w składzie siedmiu sędziów. Zatem w firmach, które kierowcom nie płaciły ryczałtów noclegowych lub płaciły je w niższej wysokości niż wynikająca z uchwały, nowe spory będą się pojawiać na bieżąco.

Zasięg tej uchwały SN nie kończy się na podróżach zagranicznych. Także przy ryczałcie za spanie w delegacji krajowej dzisiejsze przepisy są kopią starego rozporządzenia dotyczącego podróży krajowych. Podobne są też przesłanki, skoro prawo do tego świadczenia zależy od tego, czy pracodawca nie zapewnił noclegu i pracownik nie przedłożył rachunku za usługę hotelową. Dodatkowy wymóg przy podróży krajowej polega na skorzystaniu z noclegu trwającego co najmniej sześć godzin między 21 a 7. Podstawą pozbawienia pracownika prawa do tego ryczałtu jest uznanie przez pracodawcę, że podwładny ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Analogicznie do wyjazdów zagranicznych ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Przesłanki nabycia prawa do tego świadczenia są zbliżone do tych przy ryczałcie noclegowym w podróży zagranicznej i podobnie jak one nie zmieniły się istotnie przy zmianie przepisów w 2013 r. Można zakładać, że uchwała SN będzie także podstawą roszczeń szoferów śpiących w kabinie podczas podróży krajowych.

Ilu przewoźników, ?tyle sposobów

To, jak się zmieni lista płac kierowcy, zależy od tego, jak dotychczas postępował przewoźnik.

Na rynku można znaleźć jeszcze firmy, które w ogóle nie wypłacają ryczałtów noclegowych prowadzącym pojazdy ?i śpiącym w szoferkach. Muszą one niezwłocznie wprowadzić na listę płac tych pracowników ryczałty za te noclegi. Przy takiej wykładni SN kierowcy mają do nich prawo na podstawie powszechnych przepisów. Jednak niezwłoczne przyznanie szoferom prawa do tych świadczeń oraz rozpoczęcie ich naliczania i wypłacania nie rozwiąże wszystkich problemów.

Przykład

Kierowca zatrudniony od pięciu lat przy przewozach towarowych do Francji dowiedział się o prawie do ryczałtów noclegowych za odpoczynki dobowe i skrócone tygodniowe spędzane w kabinie pojazdu. Pracodawca nie wypłacał mu tego świadczenia, więc podwładny zdecydował się skierować roszczenia na drogę sądową.

Wobec nowej uchwały SN istnieje duże prawdopodobieństwo, że sąd uzna prawo szofera do ryczałtów w wysokości 45 euro za każdy nocleg w podróży do Francji nawet za trzy lata wstecz, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy.

Aby uniknąć takiego ryzyka, w interesie pracodawców, którzy dotychczas nie wypłacali ryczałtów noclegowych, leży niezwłoczne wprowadzenie tych świadczeń. Naliczając i wypłacając je zgodnie z rozporządzeniem, szef respektuje oficjalną wykładnię prawa. Dodatkową korzyścią jest to, że z każdym kolejnym miesiącem będzie się skracał trzyletni okres, za który kierowcy mogą się domagać wypłaty ryczałtu.

W lepszej sytuacji są firmy, które zdecydowały o przyznaniu szoferom ryczałtów noclegowych, ale optymalizując koszty, obniżyły ich wysokość w przepisach wewnętrznych. Podstawą takiego działania był art. 775 § 3 k.p. Pozwala on pracodawcom ustalić warunki wypłaty należności za podróże służbowe w zuzp, regulaminie wynagradzania lub w umowach o pracę.

Częstą praktyką było też określanie równego ryczałtu noclegowego dla wszystkich państw, do których odbywały się przewozy. Poza obniżeniem kosztów znacznie ułatwiało to naliczanie świadczeń. Przy wykładni SN zaprezentowanej w tej uchwale również ta praktyka jest obecnie wykluczona. Skoro minimalna wysokość ryczałtu to 25 proc. limitu hotelowego określonego ?w załączniku do rozporządzenia, pracodawcy ci muszą się zdecydować na podwyższenie go do tej wysokości. Podobnie jak firmy, które nie wypłacały kierowcom ryczałtów hotelowych, pracodawcy ci muszą się liczyć z ryzykiem, że szoferzy wystąpią na drogę sądową ?o wyrównanie ryczałtów za wcześniejsze okresy. Skala tych roszczeń będzie jednak mniejsza, jeśli szef częściowo wypłacał to świadczenie.

Najlepszą praktyką okazało się wypłacanie ryczałtów noclegowych w pełnej wysokości wynikającej z załączników do rozporządzenia. Firmy, które tak postępowały, nie mają żadnych zaległości wobec kierujących pojazdami. Mogą więc nadal wypłacać ryczałty noclegowe na dotychczasowych zasadach. Jedyną kwestią wymagającą rozstrzygnięcia w wewnętrznych przepisach płacowych jest przy tym to, czy ryczałt przysługuje w wysokości określonej dla państwa docelowego podróży czy państwa faktycznego korzystania z noclegu.

Przykład

Kierowca wyjechał ?w poniedziałek do Hiszpanii, rozpoczynając pracę o 8. Po drodze miał odebrać od klienta ?w Polsce towar dla kontrahenta ?z Niemiec, więc granicę kraju przekroczył dopiero o 18.30, ?a niewiele później wykorzystał odpoczynek. W południe kierowca dojechał do kontrahenta w Niemczech, rozładował towar i rozpoczął dalszą podróż do Hiszpanii, przekraczając o 17 granicę ?z Francją i tam nocując. W środę kierowca dotarł do klienta i po załadunku wyruszył w drogę powrotną do Polski, w której musiał skorzystać ze skróconego odpoczynku we Francji. Następnego dnia o 16 szofer przekroczył polską granicę, ?a po dwóch godzinach dotarł ?z towarem do kontrahenta. Ponieważ wykorzystał dzienny czas prowadzenia pojazdu, ?po rozładunku skorzystał ?z odpoczynku na rzyzakładowym parkingu, a po jego zakończeniu ruszył do bazy, gdzie dotarł ?w piątek o 13.

W regulaminie wynagrodzeń szef zapisał, że świadczenia za podróże służbowe kierowców są rozliczane według stawek wynikających z powszechnych przepisów, a ryczałty za nocleg ustala się według państwa docelowego podróży. Jeśli wyznaczył dwa takie państwa (Niemcy i Hiszpania), kierowca nabył prawo do jednego ryczałtu noclegowego za podróż niemiecką (150 euro x 25 proc. ?= 37,50 euro) oraz dwóch ryczałtów noclegowych za odcinek podróży francuskiej, trwającej do przekroczenia granicy w drodze do Polski ?(180 euro x 25 proc.) x 2 ?= 45 euro x 2 = 90 euro. Kierowca skorzystał też z odpoczynku dziennego w Polsce. Musiał on obejmować sześć godzin między 21 a 7. Dlatego obok ryczałtów zagranicznych w łącznej wysokości 127,50 euro nabył prawo do ryczałtu krajowego ?45 zł.

Agata Lankamer-Prasołek i Karol Lankamer są wspólnikami w firmie doradczo-szkoleniowej Pogotowie Kadrowe sp.j.

Jak rozwiązać problem

Ryczałt noclegowy nie może być obniżony, dlatego nie wszystkie firmy zajmujące się przewozami międzynarodowymi unikną wzrostu kosztów pracy. Przewoźnicy wypłacający dotychczas pełne diety zagraniczne mogą złagodzić skutki uchwały SN, obniżając ich wysokość dzięki art. 775 § 4 k.p. U prywatnego pracodawcy przepis ten dopuszcza ustalenie diety zagranicznej na poziomie równym diecie krajowej pracowników budżetówki. Ciężar wypłaty pełnego ryczałtu noclegowego można więc zrównoważyć odpowiednim obniżeniem diety zagranicznej, która nie może być niższa niż 30 zł za dobę. Nie rozwiąże to jednak wszystkich problemów, gdyż firmy, które wcześniej zdecydowały się maksymalnie obniżyć diety zagraniczne, nie znajdą sposobu na uniknięcie wzrostu realnych kosztów pracy.