Zmiana daty wypłaty a rozliczenia PIT i ZUS

Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz ?w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Gdy pensja jest płacona raz w miesiącu, pracownicy powinni otrzymać ją z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jej pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli termin wypłaty wypadnie na dzień wolny od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić w dniu poprzedzającym.

Zmiana terminu wypłaty zarobków może spowodować, że pracownicy otrzymają ?w jednym miesiącu pensję dwa razy. Czasem taka sytuacja może oznaczać brak wypłaty ?w innym miesiącu. W zależności od okoliczności ma to różne konsekwencje podatkowo-składkowe i przełożenie na wysokość świadczeń takich jak np. wynagrodzenie urlopowe.

Dwie wypłaty, ?jedno odliczenie...

Pracodawca od wypłacanych pracownikom należności musi jako płatnik obliczać ?i pobierać w ciągu roku zaliczki podatkowe. Wytyczne ?w tym zakresie określa art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU ?z 2012 r., poz. 361 ze zm.). Nakazuje on, aby ustalając dochód stanowiący podstawę obliczenia daniny na rzecz fiskusa, od uzyskanych przez pracownika w ciągu miesiąca przychodów ze stosunku pracy odliczyć:

- ?zryczałtowane koszty uzyskania przychodów, które wynoszą miesięcznie 111,25 zł (lub 139,06 zł – jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podwładnego jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a jednocześnie nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę oraz

- ?składki na ubezpieczenia społeczne potrącone z pensji pracownika.

Kalkulując zaliczkę podatkową, można zastosować tylko jedne pracownicze koszty uzyskania przychodu w stałej stawce niezależnie od liczby wypłat w danym miesiącu, wymiaru czasu pracy czy liczby przepracowanych dni. Jeśli więc w wyniku zmiany terminu wypłaty wynagrodzenia pracownik otrzyma dwie pensje w jednym miesiącu, zakład pracy może uwzględnić tylko jedne miesięczne koszty.

...i pojedyncze zmniejszenie

Ta sama reguła odnosi się do kwoty, o którą – na podstawie złożonego przez pracownika formularza PIT-2 – płatnik pomniejsza co miesiąc podatek. Pracodawca może zastosować tylko jedną kwotę zmniejszającą, nawet gdy zatrudniony uzyskuje w danym miesiącu kilka wypłat.

Koszty ?nie przepadną

Zmiana daty zapłaty za pracę może spowodować, że ?w miesiącu, w którym będzie obowiązywał nowy termin wypłaty, pracownicy nie uzyskają żadnego przychodu. Stanie się tak, gdy pensja wypłacana z końcem danego miesiąca zacznie być przekazywana pracownikom do dziesiątego dnia miesiąca następnego.

Jeśli podwładny świadczył pracę na rzecz pracodawcy ?w danym miesiącu, a nie otrzymał wynagrodzenia, to za ten miesiąc przysługują mu koszty uzyskania przychodu w pełnej stawce. W takiej sytuacji zakład pracy w informacji PIT-11 musi wpisać faktycznie odliczone koszty pracownicze. Natomiast zatrudniony uwzględni w zeznaniu rocznym koszty należne w pełnej wysokości (a więc również za miesiąc, w którym nie było wypłaty). To samo dotyczy kwoty kosztów wykazywanych w druku PIT-40.

Identycznie jest z miesięczną kwotą zmniejszającą podatek. W opisanych wyżej okolicznościach w rozliczeniu rocznym uwzględnia się ją ?w pełnej wysokości.

Przykład

Pan Piotr od lipca do grudnia 2013 r. pracował na podstawie umowy o pracę w spółce z o.o. (była to jego pierwsza praca ?w życiu). Przy  zatrudnianiu się ?w niej złożył oświadczenie PIT-2. Do listopada 2013 r., zgodnie ?z regulaminem obowiązującym ?w spółce, wynagrodzenie otrzymywał do dziesiątego dnia miesiąca następującego po tym, którego dotyczyła wypłata. Od grudnia 2013 r. zmieniono termin zapłaty pensji na ostatni dzień roboczy danego miesiąca. Spowodowało to, że w grudniu uzyskał wynagrodzenie za listopad i za grudzień.

W przedstawionej sytuacji:

1) pracodawca:

- ?przy obliczaniu zaliczki podatkowej za grudzień 2013 r. odliczył przysługujące pracownikowi zryczałtowane koszty uzyskania przychodu oraz miesięczną kwotę zmniejszającą podatek?w pojedynczej stawce,

- ?w informacji PIT-11 za 2013 r. wystawionej pracownikowi wykazał koszty uzyskania przychodów, które faktycznie uwzględnił przy poborze zaliczek na podatek dochodowy, tj. koszty za pięć miesięcy (pierwsza wypłata nastąpiła ?w sierpniu),

2) pan Piotr w swoim zeznaniu podatkowym za 2013 r. (składał PIT-37):

- ?uwzględnił koszty uzyskania przychodów za sześć miesięcy, w których świadczył pracę na rzecz spółki z o.o.,

- ?przy obliczaniu podatku dochodowego za 2013 r. odliczył całą kwotę zmniejszającą podatek w pierwszym przedziale skali podatkowej, tj. 556,02 zł.

Suma w raporcie ?dla ZUS

Pracodawca, jako płatnik składek za pracowników, ma obowiązek obliczać, rozliczać i przekazywać co miesiąc daniny na rzecz ZUS. Podstawę wymiaru należności składkowych pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia. Przychód ten powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Gdy w danym miesiącu podwładni nie uzyskują żadnego świadczenia podlegającego oskładkowaniu, to płatnik składa za ten miesiąc za pracowników zerowe raporty ?ZUS RCA. Jeśli z kolei w jednym miesiącu następuje wypłata dwóch pensji, to w zusowskich dokumentach rozliczeniowych pracodawca musi wykazać ich sumę, naliczając składki należne od wszystkich ozusowanych wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy deklaracja ZUS.

Pensja za urlop...

Zmiana daty wypłaty pensji może też wpłynąć na wysokość wynagrodzenia urlopowego. Przypomnijmy, że przy jego obliczaniu pod uwagę należy brać:

- ?składniki pensji określone ?w stawce miesięcznej, w stałej wysokości – w kwocie przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego,

- ?składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a gdy są znaczne wahania w ich wysokości w poszczególnych miesiącach – z 12 miesięcy.

Bazą do wyliczenia wynagrodzenia urlopowego są składniki pensji wypłacone pracownikowi w okresie trzech lub 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc korzystania przez niego z płatnego wypoczynku – niezależnie od tego, za jaki okres przysługiwały. Ważna jest więc data postawienia podwładnemu do dyspozycji określonego składnika płacy, ?a nie okres, za który on jest należny.

Przykład

Pracodawca wypłaca pensje wynikające ze stawki godzinowej za dany miesiąc w terminie ?do dziesiątego dnia miesiąca następnego, a zmienne premie regulaminowe – do końca miesiąca, za który przysługują. ?W czerwcu br. jeden z pracowników korzystał z urlopu wypoczynkowego. Ustalając wysokość należności za urlop, zakład pracy powinien uwzględnić premię wypłaconą mu w marcu, kwietniu i maju 2014 r. oraz wynagrodzenie godzinowe wypłacone w tych samych miesiącach. Nie ma znaczenia, ?że należy się ono odpowiednio ?za luty, marzec i kwiecień.

...niższa lub wyższa

Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych oblicza się:

KROK 1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, ?z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,

KROK 2. mnożąc otrzymany wynik przez liczbę godzin, jakie etatowiec przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał ?z urlopu.

Jeśli zatem na pensję etatowca składają się elementy zmienne, wówczas przesunięcie terminu wypłaty (z ostatniego dnia miesiąca na najpóźniej dziesiąty dzień następnego miesiąca) spowoduje, że wynagrodzenie za urlop będzie niższe. W jednym z miesięcy, z których liczona jest podstawa pensji urlopowej, nie będzie bowiem żadnej wypłaty. A w obliczeniach można uwzględnić tylko faktycznie wypłacone wynagrodzenie zmienne. W tym przypadku można więc przyjąć ten zmienny składnik jedynie za dwa miesiące, ale trzeba go podzielić przez czas przepracowany w ciągu trzech miesięcy.

W praktyce może też wystąpić odwrotna sytuacja – gdy termin wypłaty wynagrodzenia przesuwa się z dziesiątego dnia następnego miesiąca na ostatni dzień miesiąca. Powoduje to kumulację dwóch wypłat w jednym miesiącu. ?W takich okolicznościach do średniej urlopowej ze zmiennych składników pensji mogą wejść składniki wypłacone ?w okresie trzech miesięcy, ale przysługujące faktycznie za cztery miesiące. Ich sumę dzieli się wówczas przez czas przepracowany w ciągu trzech miesięcy, co w konsekwencji przełoży się na wyższe wynagrodzenie za urlop.

Przykład

Pan Robert pracuje na pełnym etacie (praca w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku po osiem godzin) i otrzymuje wynagrodzenie akordowe. ?W kwietniu 2014 r. zmieniono mu termin wypłaty pensji z dziesiątego dnia następnego miesiąca na ostatni dzień bieżącego miesiąca. Od marca ?do maja 2014 r. otrzymał on następujące wynagrodzenie:

- ?w marcu za luty: 3410 zł,

- ?w kwietniu za marzec oraz kwiecień (kumulacja wypłat spowodowana zmianą terminu zapłaty za pracę): ?3480 zł + 3550 zł,

- ?w maju za maj: 3370 zł.

W czerwcu pan Robert korzystał ?z dwóch dni urlopu wypoczynkowego (9 i 10 czerwca). W tym przypadku w podstawie urlopowej należy uwzględnić pensję wypłaconą od marca do maja. Ponieważ w tym czasie pan Robert przepracował w sumie ?496 godzin, wynagrodzenie za urlop należy wyliczyć następująco:

(3410 zł +3480 zł + 3550 zł + 3370 zł) : 496 godz. = 27,84 zł

27,84 zł x 16 godz. urlopu ?= 445,44 zł.

Bez wpływu na stawkę zasiłkową

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia nie ma znaczenia przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń należnych w razie choroby lub macierzyństwa. Stanowi ją bowiem przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za:

- ?12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa ?do świadczenia chorobowego lub

- ?pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia – gdy trwało ono krócej niż rok.

W bazie do obliczeń zasiłków uwzględnia się kwoty wypłacone ?za poszczególne miesiące poprzedzające niezdolność do pracy, ?bez względu na datę ich wypłaty (nawet gdy zostaną wypłacone ?po kilku miesiącach). W przypadku zmiany terminu wypłaty pensji ?w podstawie wymiaru należności przysługujących w razie macierzyństwa lub niedyspozycji zdrowotnej trzeba uwzględnić wynagrodzenie wypłacone za miesiące poprzedzające ten, ?w którym powstało prawo do chorobówki, przypisując je ?do konkretnych miesięcy, za które przysługiwało.