Podwyżki wprowadzone z mocą wsteczną są działaniem na korzyść pracowników, więc nie stoją w sprzeczności z prawem. Niestety często wiążą się z obowiązkiem ponownego ustalenia wysokości niektórych świadczeń. Chodzi tu o należności naliczone od chwili, od której spóźniona podwyżka powinna obowiązywać i na których wysokość wpływa wysokość wynagrodzenia.

Podwyżka przyznana wstecz rodzi przede wszystkim dodatkowy obowiązek przeliczenia poborów za pracę wykonywaną od momentu jej przyznania. Zasadę tę stosuje się nie tylko do normalnego wynagrodzenia, ale też płacy i dodatków za nadgodziny – jeśli ich podstawą jest składnik, którego wysokość podniesiono.

Konieczność przeliczenia może jednak dotyczyć również takich elementów płacy, jak:

- ?składniki, których stawka zależy od wysokości pensji (np. premie, dodatki funkcyjne, stażowe),

- ?wynagrodzenie urlopowe,

- ?ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

- ?świadczenia pieniężne należne z tytułu choroby lub macierzyństwa.

Urlopowe wyrównanie

Zgodnie z naczelną regułą pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Do podstawy urlopowej wchodzą zarówno składniki stałe, jak i zmienne.

Gdy dochodzi do modyfikacji w elementach pensji należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc wliczanych do wspomnianej podstawy, przepisy każą ją przeliczyć. Zmiana wysokości danego składnika, likwidacja bądź wprowadzenie nowego elementu płacy w okresie, ?z którego ustala się podstawę urlopową, wprowadzone przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego (lub w miesiącu jego wykorzystywania), wymuszają rekalkulację składników płacowych, tak aby te zmiany uwzględnić.

Przeliczenie jest tym bardziej konieczne, gdy podwyżka przyznana została z datą wsteczną, ?a pracownik „urlopował się" ?w miesiącach, za które należała się już wyższa pensja.

Co ważne, każdą modyfikację składnika pensji wliczanego do podstawy urlopowej należy uwzględnić od początku okresu przyjmowanego do podstawy.

Przykład

Pracownik w maju 2014 r. otrzymał podwyżkę z mocą wsteczną od ?1 kwietnia 2014 r. Po zmianie należy mu się stała miesięczna pensja zasadnicza w kwocie ?3000 zł oraz dodatek stażowy ?w wysokości 5 proc. tego wynagrodzenia. Wcześniej otrzymywał 2500 zł płacy zasadniczej i 100 zł dodatku stażowego.

W kwietniu 2014 r. pracownik przebywał pięć dni na urlopie wypoczynkowym. Za cały kwiecień otrzymał on pensję w łącznej kwocie 2600 zł (przy stałym wynagrodzeniu nie zachodzi potrzeba wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego). Wskutek przyznanej podwyżki ?w kwietniu jego wynagrodzenie powinno wynieść w sumie 3150 zł (3000 zł płacy zasadniczej + 150 zł dodatku za staż). Pracownikowi przysługuje więc wyrównanie kwietniowej pensji w wysokości 550 zł (3150 zł – 2600 zł). Wypłata tej kwoty załatwi sprawę przeliczenia i wyrównania pensji za kwiecień (w tym wynagrodzenia urlopowego).

Wyższy ekwiwalent

Ponieważ przy wyznaczaniu podstawy ekwiwalentu urlopowego stosuje się – z pewnymi wyjątkami – reguły ustalania bazy obliczeniowej wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, wsteczna podwyżka wymusza również przeliczenie ekwiwalentu.

Przykład

Pracownik zatrudniony jest ?w spółce z branży budowlanej ?na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy. Do ?30 kwietnia 2014 r. pracował na podstawie umowy o pracę na czas określony, a od 1 maja br. wykonuje obowiązki na mocy bezterminowego angażu. Z końcem kwietnia, w związku z rozwiązaniem umowy ?z upływem czasu, na jaki ją zawarto, otrzymał ekwiwalent za pięć dni ?(40 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. 19 maja 2014 r. podpisał aneks przewidujący dla niego podwyżkę od 1 kwietnia 2014 r. W myśl jego postanowień stawkę godzinową podniesiono mu z 16 zł do 19 zł oraz otrzymał stały dodatek funkcyjny ?w wysokości 300 zł.

Ekwiwalent urlopowy pierwotnie skalkulowano na bazie wynagrodzenia godzinowego sprzed podwyżki w następujący sposób:

7936 zł (pensja za przepracowanie 62 dni od stycznia do marca ?2014 r.) : 3 = 2645,33 zł

2645,33 zł : 20,83 (współczynnik ekwiwalentowy) = 127 zł

127 zł : 8 = 15,88 zł

15,88 zł x 40 godz. = 635,20 zł.

Po przyznaniu podwyżki z mocą wsteczną pracownikowi należy ?się wyrównanie zarówno płacy ?za kwietniową pracę, jak ?i ekwiwalentu urlopowego. Ekwiwalent powinien zostać obliczony jak poniżej:

9424 zł – tj. wynagrodzenie przeliczone po nowej stawce godzinowej: (62 dni pracy x 8 godz. x 19 zł) : 3 = 3141,33 zł

3141,33 zł + 300 zł stałego dodatku funkcyjnego przyznanego od kwietnia br. = 3441,33 zł

3441,33 zł : 20,83 = 165,21 zł

165,21 zł : 8 = 20,65 zł

20,65 zł x 40 godz. = 826 zł

826 zł – 635,2 zł (ekwiwalent wypłacony w kwietniu) = 190,80 zł.

Jubileuszówka ?i nie tylko

Kalkulując kwotę należnej nagrody jubileuszowej, należy korzystać z reguł ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Warto pamiętać, że podstawę obliczeniową tej gratyfikacji stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, chyba że korzystniejsze jest dla niego, aby ustalić je od pensji przysługującej w dniu jej wypłaty.

Zasada ta dotyczy pracowników tzw. sfery budżetowej, ale zwykle stosują ją również pracodawcy z sektora prywatnego, wypłacający podwładnym jubileuszówkę z własnej woli. Przyznanie podwładnemu prawa do podwyżki z opóźnieniem nie zmienia faktu, że nabył on prawo do wyższego wynagrodzenia za miesiąc od momentu podniesienia płacy, w tym za ten, ?w którym otrzymał nagrodę za długoletni staż pracy.

Przykład

11 marca 2014 r. pracownik samorządowy nabył prawo do nagrody jubileuszowej w wysokości 75 proc. wynagrodzenia. Jego pensja zasadnicza w momencie wypłaty jubileuszówki wynosiła 3200 zł, a przysługujący mu dodatek stażowy stanowił 20 proc. płacy zasadniczej. Uwzględniając wspomniane składniki, zakład wypłacił mu w marcu 2014 r. nagrodę jubileuszową w wysokości 2880 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(3200 zł + 3200 zł x 20 proc.) ?x 75 proc. = 2880 zł.

W maju 2014 r. pracownik otrzymał podwyżkę płacy zasadniczej ?o 200 zł z mocą od 1 marca 2014 r. W tej sytuacji za okres od marca ?do kwietnia należy mu się wyrównanie pensji, które należy obliczyć następująco:

(200 zł + 200 zł x 20 proc.) x 2 m-ce = 480 zł.

Dodatkowo powinien on otrzymać też wyrównanie wypłaconej w marcu jubileuszówki, ustalone następująco:

(3400 zł + 3400 zł x 20 proc.) ?x 75 proc. = 3060 zł

3060 zł – 2880 zł = 180 zł.

Analogicznym przeliczeniom w związku z podniesieniem pracownikowi płacy z datą wsteczną podlegają także inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy, których wysokość ustala się według zasad obowiązujących przy kalkulowaniu ekwiwalentu urlopowego. Chodzi m.in. o:

- ?odprawę pieniężną należną ?z tytułu zwolnień grupowych,

- ?odprawę emerytalną lub rentową,

- ?odszkodowanie należne w razie skrócenia trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony najwyżej do miesiąca z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników,

- ?odszkodowanie za nieuzasadnione lub z naruszeniem przepisów wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony,

- ?wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, przysługujące osobie przywróconej do pracy po nieuzasadnionym lub niezgodnym z prawem zwolnieniem jej przez pracodawcę.

Wpływ na chorobówkę

Podwyżka wynagrodzenia wprowadzona z wyrównaniem za okres wsteczny i obejmująca miesiące, które uwzględniono przy ustalaniu wysokości świadczeń chorobowych lub macierzyńskich, oznacza też konieczność przeliczenia podstawy ich wymiaru. W takim przypadku trzeba do niej wliczyć wynagrodzenie za miesiące objęte podwyżką w wysokości obowiązującej po zmianie.

Przykład

Pracownik otrzymujący co miesiąc wyłącznie stałą pensję zasadniczą ?w wysokości 3000 zł brutto?chorował w kwietniu 2014 r. przez ?5 dni. Za czas tej niedyspozycji otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wyliczone następująco:

[(3000 zł – 411,30 zł z tytułu składek ZUS) x 12 m-cy] : 12 = 2588,70 zł

2588,70 zł x 80 proc. : 30 = 69,03 zł (stawka dzienna)

69,03 zł x 5 dni = 345,15 zł.

W maju 2014 r. pracownikowi przyznano podwyżkę płacy ?w kwocie 400 zł, z wyrównaniem ?od 1 lutego 2014 r. W tych okolicznościach trzeba przeliczyć podstawę wymiaru świadczenia chorobowego, uwzględniając ?w niej wynagrodzenie za luty ?i marzec 2014 r. w nowej ?wysokości:

[(3000 zł – 411,30 zł) x 10 m-cy] + [(3400 zł – 466,14 zł) x 2 m-ce] = 31754,72 zł

31754,72 zł : 12 = 2646,23 zł.

Finalnie należną w analizowanym przypadku kwotę wyrównania wynagrodzenia za czas choroby należy ustalić jak poniżej:

2646,23 zł x 80 proc. : 30 = 70,57 zł

70,57 zł x 5 dni = 352,85 zł

352,85 zł - 345,15 zł = 7,7 zł.

Warto w tym miejscu wspomnieć o sytuacji, w której wskutek podniesionej z opóźnieniem pensji, zachodzi konieczność przeliczenia zasiłku z ubezpieczenia społecznego, a jego płatnikiem jest bezpośrednio ZUS. W takich okolicznościach zakład pracy, po wypłaceniu podwładnemu wyrównania wynagrodzenia za okres wsteczny, musi przesłać do ZUS korektę zaświadczenia Z-3 (z wykazanymi wartościami po podwyżce), w oparciu o które ubezpieczony otrzymał świadczenie chorobowe. W punkcie 16 wspomnianego formularza, w którym zamieszcza się uwagi, pracodawca powinien umieścić krótkie wyjaśnienie przyczyny składania korekty druku ZUS Z-3, z podaniem informacji o kwocie podwyżki oraz terminie wypłaty wyrównania.

Nie wolno zapomnieć o byłych pracownikach

Decydując się na wsteczną podwyżkę płac, pracodawca powinien pamiętać, że powinna ona objąć wszystkich zatrudnionych w tym okresie. Nie wolno pomijać byłych pracowników tylko dlatego, że firma zakończyła z nimi współpracę. Oni również są uprawnieni do zaległych podwyżek, jeśli należeli do grupy objętej podniesieniem płac. Pozbawienie ich tego prawa ze względu na rozwiązanie stosunku pracy należy traktować jako naruszenie zasad:

- wynagradzania za pracę wykonaną,

- wynagradzania według ilości i jakości pracy oraz

- równego traktowania pracowników.

Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 1996 r. (I PRN 94/96).

Wyrównanie pensji byłemu pracownikowi stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Podlega on zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.

Gdy zaległa pensja została wypłacona w miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, należy ją wykazać (wraz z innymi oskładkowanymi należnościami wypłaconymi w tym miesiącu) w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia ?01 10 xx. Jeżeli zaś wypłata nastąpi po miesiącu, w którym ustał tytuł ?do ubezpieczeń (zatrudnienie), należy ją wykazać w formularzu ZUS RCA ?z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. W żadnym przypadku nie trzeba korygować zusowskich dokumentów rozliczeniowych złożonych za miesiące, których zaległa wypłata dotyczy. W tym przypadku ważna jest data wypłacenia podwyżki i w raportach za ten miesiąc uwzględnia się kwoty dotyczące podniesienia płacy dokonanej ze wsteczną datą. Co ważne, stawiając do dyspozycji byłemu pracownikowi pieniądze tytułem zaległej podwyżki, pracodawca nie powinien ponownie zgłaszać go ?do ubezpieczeń w ZUS.

Kalkulując kwotę spóźnionej podwyżki dla byłego pracownika, która finalnie powinna trafić do jego kieszeni, zakład pracy przy wyliczaniu zaliczki podatkowej może stosować jedynie standardowe koszty uzyskania przychodów (111,25 zł). Nie może uwzględnić kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę na podatek.