ZFŚS: Rozliczanie odpisów przy zakładaniu i likwidacji działalności

Pracodawca, który rozpoczął działalność w trakcie roku kalendarzowego i jest  zobowiązany do utworzenia funduszu (bo zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat), ma obowiązek dokonać odpisu na fundusz dopiero od następnego roku kalendarzowego.

Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.

Jeśli natomiast firma w trakcie roku zamyka działalność lub likwiduje fundusz, musi wpłacić odpis w wysokości proporcjonalnej do okresu prowadzenia działalności/funduszu w roku kalendarzowym.

Gdy już na początku roku wie, że będzie trwała niecały rok, od razu nalicza odpis tylko za okres działalności. Natomiast ta, która na początku roku ustaliła całoroczny odpis, a potem została zlikwidowana lub zrezygnowała z funduszu, może skorygować odpis w maju bądź wrześniu.

Przykład 4

Planowana przeciętna liczba

zatrudnionych w firmie handlowo-usługowej w 2012 r. wyniosła 32,75 etatu. Całoroczny odpis na zfśs, przy założeniu, że wszyscy pracują w normalnych warunkach to 35 826,21 zł (32,75 etatu x 1093,93 zł).

Pracodawca w porozumieniu z pracownikami zdecydował, że fundusz ulegnie likwidacji od 18 czerwca do końca 2012 r. Zmianę wprowadzono do regulaminu wynagradzania 14 dni wcześniej. Firma ustala przeciętną liczbę zatrudnionych metodą średniej chronologicznej. Załóżmy, że na początku roku ustaliła zatrudnienie:

– styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec – po 32,75 etatów

Teraz należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w czerwcu Sumujemy połowę zatrudnionych pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i wszystkich zatrudnionych 15. dnia. Tak uzyskaną sumę dzielimy przez 2. Stan zatrudnienia będzie następujący:

1 czerwca – 32,75e : 2 = 16,38e

30 czerwca – 0e (na ostatni dzień czerwca już nie uwzględniamy pracowników, bo fundusz nie będzie wtedy funkcjonował)

15 czerwca – 32,75e

16,38e + 0e + 32,75e = 49,13e / 2 = 24,57e – przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w czerwcu.

Naliczamy na nowo odpis proporcjonalny:

– styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj – po 32,75 pełnych etatów

– czerwiec – 24,57e

Razem: 163,75e + 24,57e = 188,32e

188,32e : 12 = 15,7e

15,7e x 1093,93 zł = 17 147,70 zł – odpis na zfśs do 17 czerwca 2012 r.

Już w maju zakład przekazał część wyższego odpisu, ale może teraz wycofać środki i pozostawić tylko kwotę odpisu według nowych wyliczeń.

Pracodawca, który założył krótsze działanie funduszu już na początku roku, może od razu naliczyć niższy odpis wprowadzając jednocześnie zmiany np. do regulaminu wynagradzania. Załóżmy, że firma z powyższego przykładu ustaliła rezygnację z funduszu od 1 maja br. do końca 2012 r. Odpis proporcjonalny wyniesie: