Rekompensatę za utratę pracy w postaci odprawy muszą wypłacać tylko te firmy, których załoga liczy co najmniej 20 pracowników. Podlegają one pod regulacje wynikające z ustawy z 13 marca 2003 o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.), dalej ustawa o zwolnieniach grupowych.

Służby kadrowo-płacowe stają wówczas przed wyzwaniem prawidłowego ustalenia podstawy przysługujących z tego tytułu odpraw. Błąd na tym etapie spowoduje zawyżenie lub zaniżenie kalkulowanego świadczenia.

Finansowe odszkodowanie za pozbawienie pracownika etatu należne jest w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeśli staż zakładowy w danej firmie jest krótszy niż dwa lata,

• dwumiesięcznego wynagrodzenia, przy stażu wynoszącym od dwóch do ośmiu lat,

• trzymiesięcznego wynagrodzenia, gdy podwładny przepracował w zakładzie więcej niż osiem lat.

Wysokość odprawy pieniężnej jest ustawowo ograniczona do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu ustania zatrudnienia. Do końca 2011 r. jest to kwota 20 790 zł (1386 zł x 15),  w przyszłym roku będzie  22 500 zł (1500 zł x 15).

Przepisy wewnątrzzakładowe mogą jednak gwarantować wyższe odprawy.

Mimo że określenie wysokości odprawy odnosi się do wynagrodzenia, to nie chodzi tu o pensję pracownika. Jak wskazuje art. 8 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych, rekompensatę za pozbawienie pracy należy liczyć zgodnie z regułami obowiązującymi przy wyliczaniu pieniężnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Schemat budowania podstawy obliczeń znajduje się więc w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.). Zgodnie z nim pod uwagę należy brać zarówno składniki o charakterze stałym, jak i zmiennym, uwzględniając:

• stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej – w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy,

• zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. wynagrodzenie według stawki godzinowej, dodatek za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe, wynagrodzenie za nadgodziny) – w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy,

• składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premie kwartalne, wynagrodzenie za przekroczenia średniotygodniowe przy dłuższych niż miesiąc okresach rozliczeniowych) – w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy.

Właściwa baza

W podstawie wyliczeń pieniężnych odpraw trzeba uwzględnić składniki wynagrodzenia wypłacone pracownikowi w okresie trzech miesięcy (12 miesięcy) bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy, niezależnie  za jaki okres przysługiwały.

Przykład

Pracodawca wypłacający zmienną pensję za dany miesiąc w terminie do 10 dnia następnego miesiąca musi z końcem listopada br. wypłacić odprawy z tytułu grupowej redukcji zatrudnienia.

Ustalając ich wysokość musi przyjąć wynagrodzenie wypłacone w sierpniu, wrześniu i październiku 2011, mimo że dotyczyło ono odpowiednio lipca, sierpnia i września.

Wyłączenia z listy

Na wysokość odprawy dla odchodzących z firmy (podobnie jak na wysokość ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego) bez wpływu pozostają:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• nagrody jubileuszowe i nagrody z zakładowego funduszu nagród,

• dodatkowe wynagrodzenie roczne i należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

• wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego,

• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• odprawy pieniężne, wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy,

• premie uznaniowe niemające charakteru roszczeniowego (potwierdza to wyrok SN z 20 lipca 2000, I PKN 17/00).

Oprócz tych składników  z obliczeń wyłączamy też te, które nie stanowią stricte wynagrodzenia >patrz ramka.

Uzupełnianie podstaw

Jeśli w okresie, z którego wyznaczana jest podstawa odprawy, nie wszystkie dni zostały przepracowane (np. wskutek choroby lub urlopu), wówczas niezbędne jest dokonanie tzw. dopełnienia. W tym celu uzyskane przez zwalnianą osobę wynagrodzenie trzeba podzielić przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, a wynik pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby (w okresie trzech lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z wyznaczonym dla niego rozkładem czasu pracy.

Z kolei przy absencjach całomiesięcznych, gdy podwładny z powodu nieobecności nie otrzymał wynagrodzenia zmiennego, przy kalkulowaniu podstawy odprawy musimy cofnąć się do wypłat w najbliższych miesiącach, za które przysługiwały.

Dokonując dopełnień podstaw, powstaje problem, z których miesięcy brać liczbę przepracowanych dni. Część ekspertów uważa, że dzielnikiem dla celów uzupełnienia wynagrodzenia składającego się na bazę ekwiwalentu powinna być liczba dni wypracowanych w miesiącach, w których wypłacono pensję uwzględnioną w podstawie.

Takie podejście wymuszałoby jednak dzielenie sumy zmiennych składników przez liczbę dni nieadekwatną do rzeczywistego czasu pracy, za który składniki te wypłacono. W rezultacie prowadziłoby to do zniekształcenia podstawy ekwiwalentowej.

Z tego względu jako właściwy dzielnik przy wyznaczaniu uzupełnionej bazy ekwiwalentu należy przyjąć sumę dni przepracowanych w miesiącach, za które wypłacono przyjęte wynagrodzenie. Ta sama zasada odnosi się do dni, w których pracownik świadczyłby pracę (w okresie trzech lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy.

Przeliczanie składników

Modyfikacje w elementach pensji należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru odprawy wymagają jej przeliczenia. Zmiana wysokości danego składnika, likwidacja bądź wprowadzenie nowego elementu wynagrodzenia w okresie, z którego ustala się podstawę obliczeń, wprowadzone przed zyskaniem uprawnienia do opisywanej rekompensaty (lub w miesiącu nabycia do niej prawa) wymuszają przeliczenia składników płacowych, tak by zmiany uwzględnić.

Przykład

W wyniku zwolnień grupowych 31 grudnia 2011 zwolniony zostanie pracownik pracujący u swego pracodawcy pięć lat. Jest on zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy i wynagradzany stawką godzinową 6 zł za godzinę.

W ostatnich trzech miesiącach jego pensja kształtowała się następująco:

• za sierpień wypłacone we wrześniu:

– pensja ze stawki godzinowej 720 zł (za 120 godz.)

– za czas gotowości do pracy 240 zł

– dodatek za pracę w nocy 50,56 zł

– za urlop 128,80 zł

– premia regulaminowa 250 zł

• za wrzesień wypłacone w październiku:

– pensja ze stawki godzinowej 1056 zł (za 176 godz.)

– dodatek za pracę w nocy 113,76 zł

– premia regulaminowa 200 zł

– kwota wyrównania do płacy minimalnej 130 zł

• za październik wypłacone w listopadzie:

– pensja ze stawki godzinowej 576 zł (za 96 godz.)

– za urlop 190,32 zł

– premia regulaminowa 350 zł

– wynagrodzenie chorobowe 195,70 zł

W analizowanej sytuacji należną odprawę trzeba wyliczyć biorąc pod uwagę pensję ze stawki godzinowej, którą traktujemy jako wynagrodzenie zmienne, dodatek za pracę w nocy, premię regulaminową.

Pensję za czas gotowości do pracy, wynagrodzenie za urlop oraz wyrównanie do płacy minimalnej i wynagrodzenie chorobowe należy pominąć. Uwzględnione składniki pensji trzeba jednak przeliczyć, uzupełniając o liczbę dni niewykonywania pracy.

Odprawę należy więc oszacować dokonując kolejnych obliczeń.

KROK 1. Uzupełnienie wynagrodzenia

(720 zł + 50,56 zł + 250 zł + 1056 zł + 113,76 zł + 200 zł + 576 zł + 350 zł) : 49 dni pracy od sierpnia do października br. = 67,68 zł 67,68 zł x 65 dni nominalnie do przepracowania w okresie od sierpnia do października 2011 = 4399,20 zł

KROK 2. Ustalenie podstawy wyliczeń

4399,20 zł : 3 miesiące = 1466,40 zł

KROK 3.  Obliczenie kwoty dwumiesięcznej odprawy

1466,40 zł x 2 = 2932,80 zł

Co jeszcze poza katalogiem

Przy kalkulacjach odpraw pomijamy także świadczenia wypłacane z tytułu zawieranych z macierzystym pracodawcą umów cywilnoprawnych, co podkreślił SN w wyroku z 4 marca 2008 (II PK 183/07).

To samo odnosi się do należności wypłaconych w celu zrekompensowania pracownikowi poniesionych przez niego wcześniej wydatków.

Chodzi tu głównie o ekwiwalenty za pranie i konserwację obuwia oraz odzieży roboczej, za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy.

Dotyczy to też ryczałtów za korzystanie przez pracownika z samochodu prywatnego do celów służbowych czy o świadczenia należne zatrudnionemu w związku z odbyciem podróży służbowej.