Jeżeli firma chce zmienić pracownikowi warunki pracy lub płacy na jego niekorzyść, a podwładny nie wyraża na to zgody, konieczne jest posłużenie się wypowiedzeniem zmieniającym. Jego zastosowanie wymaga zachowania warunków formalnych przewidzianych przez prawo pracy. Jednym z nich jest konieczność zamieszczenia w wypowiedzeniu odpowiedniego pouczenia dla pracownika.
Wypowiedzenie zmieniające następuje, gdy pracodawca proponuje zatrudnionemu nowe warunki pracy lub płacy na piśmie (art. 42 § 2 k.p.). Orzecznictwo sądowe precyzuje ponadto, że z tym wypowiedzeniem mamy do czynienia, gdy firma wypowiada obowiązujące warunki pracy lub płacy i zarazem proponuje nowe warunki. Zatem wypowiedzenie zmieniające powinno wskazywać zakres zmian, które nastąpią po upływie okresu wypowiedzenia i to, czym zostaną zastąpione dotychczasowe warunki (np. jakie będzie nowe wynagrodzenie, miejsce lub stanowisko pracy podwładnego). Wypowiedzenie zmieniające powoduje – z upływem okresu wypowiedzenia – zmianę treści stosunku pracy, gdy pracownik przyjął zaproponowane warunki (w sposób wyraźny lub domniemany).