Służbowe auto do celów prywatnych ryczałt kwotowy a pojemność silnika

Zwrot kosztów prywatnego korzystania z aut służbowych odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu zawartej między pracodawcą a pracownikiem. U tych etatowców powstaje przychód ze stosunku pracy z racji nieodpłatnego świadczenia. Pracodawcy muszą go doliczać do pozostałych osiąganych przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa o pdof).

Przyszło nowe

Od 1 stycznia 2015 r. w każdym przypadku szefowie mają też, zarówno do celów podatkowych, jak i naliczania składek ZUS, na nowych zasadach rozpoznawać przychody pracowników za nieodpłatne lub częściowo odpłatne używanie aut służbowych do celów prywatnych. Wartość pieniężna takiego świadczenia jest od kilku dni określona ryczałtem, którego wysokość zależy od pojemności silnika. Nie mają już znaczenia przejechane kilometry.

Miesięcznie wartość pieniężna przysporzenia majątkowego to:

- 250 zł – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3. Przy 18-proc. stawce podatkowej oznacza to 45 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku lub 8,33 zł za każdy dzień wykorzystywania auta do celów prywatnych;

- 400 zł – dla pojazdów o pojemności ponad 1600 cm3, czyli 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku lub 13,33 zł za każdy dzień używania prywatnie samochodu firmowego.

Jeśli pracownik uczestniczy w kosztach prywatnego użycia firmowego auta, osiąga przychód będący różnicą między kwotowym ryczałtem a ponoszoną odpłatnością.

Regulaminy do zmiany

Nowe zasady rozliczania prywatnych przejazdów firmy muszą stosować od 1 stycznia 2015 r. Znowelizowane przepisy ustawy o pdof mają pierwszeństwo przed regulacjami zakładowymi określającymi podatkowe skutki używania samochodów służbowych do celów prywatnych. To oznacza, że od nowego roku należało uchylić m.in. przepisy wewnętrzne, np. regulamin wynagradzania, jeżeli zawierał takie postanowienia, lub dostosować je do zmienionych art. 12 ust. 12a, ust. 2c ustawy o pdof.

Pracodawcy, którzy nie zmodyfikowali przepisów wewnętrznych, które są niezgodne z ustawowymi, nie mogą ich stosować – 1 stycznia przestały one jako regulacje niespójne z ogólnymi i wynikające z aktów niższego rzędu. Zazwyczaj konieczna będzie także modyfikacja umowy pracownika o użytkowanie pojazdu służbowego (patrz ramka z pismem).

Do roboty busem

Także od 1 stycznia 2015 r. działa nowe zwolnienie podatkowe przy świadczeniach uzyskiwanych przez pracowników za zorganizowanie przez pracodawcę nieodpłatnego dowozu do pracy autobusem. Jako „autobus" należy rozumieć pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą (art. 2 pkt 41 ustawy z 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1137 ze zm.). Będzie to więc np. bus, którym może podróżować co najmniej dziesięć osób, wliczając prowadzącego.

Przed zmianą zorganizowanie bezpłatnego dowozu załogi do zakładu przez pracodawcę, niezależnie od rodzaju pojazdu wykorzystywanego do tego celu, wymagało ustalenia wynikających z tego przychodów pracowników i potrącenia należnej zaliczki podatkowej. Podatku nie trzeba było odprowadzać jedynie wtedy, gdy nie można było określić, który z zatrudnionych skorzystał z takiego transportu.

Nowe zwolnienie ma uprościć rozliczenia przewozów personelu organizowanych przez zakład. Ma też promować zatrudnianie bezrobotnych mieszkających na terenach słabo skomunikowanych.

PRZYKŁAD

Pracodawca z siedzibą w Krakowie na swój koszt codziennie dowozi do zakładu ludzi z okolicznych miejscowości autami osobowymi. Od 1 stycznia 2015 r. przejazdu zorganizowanego przez pracodawcę tym transportem nie można zwolnić z opodatkowania, gdyż pojazd ma być przystosowany do wożenia więcej niż dziewięciu osób razem z kierowcą. Samochód osobowy nie spełnia tych warunków.

WCZEŚNIEJSZE REGUŁY

Do 31 grudnia 2014 r. nie było przepisów, które określałyby zasady ustalania wysokości przychodów pracowników związanych z używaniem służbowego auta do celów prywatnych. W konsekwencji ich wartość ustalało się według ogólnych reguł (art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2a ustawy o pdof). Z uwagi na to, że wartość pieniężną nieodpłatnie świadczonych usług określa się najczęściej na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o pdof), ustalając wartość przychodu pracowników za nieodpłatne korzystanie z aut na cele prywatne, pracodawcy powinni uwzględniać ceny stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów podobnego rodzaju. Taką interpretację indywidualną wydał m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu 17 września 2010 r. (ILPB1/415–733/10–2/IM).