Termin wypłaty po rozwiązaniu umowy o pracę

Dzień kończący zatrudnienie wyznacza zarówno finisz współpracy, jak i datę, w jakiej pracodawca powinien dokonać wszystkich możliwych rozliczeń finansowych z pracownikiem.

Skrupulatnie z pensją

Wynagrodzenie za pracę należy wypłacać załodze w terminach przyjętych w przepisach wewnątrzzakładowych – w regulaminie pracy lub, w mniejszych firmach, ?w informacji przekazywanej pracownikom. Przy czym nie można określić terminu wypłaty później niż na dziesiątego dnia kolejnego miesiąca. Zasadę tę stosuje się jednak do wynagrodzenia należnego osobom pozostającym w zatrudnieniu. Przy rozwiązaniu stosunku pracy do terminu wypłaty wynagrodzenia trzeba podejść inaczej. Dzień ten powinien wyznaczać datę graniczną naliczenia i wypłaty pensji pracownikowi. Dotyczy to tej stałej części wynagrodzenia, przy której nic nie uzasadnia przesunięcia przelewu na później. W odniesieniu do wynagrodzenia stałego nie wiąże już termin wypłaty przyjęty w regulacjach wewnętrznych.

W tym też dniu stają się wymagalne inne składniki wynagrodzenia, takie jak np. za nadgodziny (zob. uchwała Sądu Najwyższego z 25 maja 2010 r., I PZP 4/10), dyżury, dodatki za pracę w porze nocnej.

Przykład

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku ?w podstawowym systemie czasu pracy i zarabia stałą miesięczną pensję 2500 zł. Umowa o pracę ulega rozwiązaniu za porozumieniem stron ?9 września 2014 r.

Wyliczyć trzeba wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. Należy więc sięgnąć do rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.). Aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej ?w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, gdy okres pozostawania pracownika ?w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Następnie otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od tego przysługującego za cały miesiąc.

2500 zł : 176 godzin (wymiar czasu pracy we wrześniu) = 14,20 zł

14,20 zł x 120 godzin (15 dni przypadających ?do przepracowania od 10 do 30 września ?x 8 godzin) = 1704 zł

2500 zł – 1704 zł = 796 zł

Takie wynagrodzenie należy się za przepracowaną część września.

Rozliczenie z pracownikiem niekiedy musi obejmować też dopłatę za niewypracowany wymiar czasu pracy wynikający ?z angażu lub czas nadpracowany. Obejmuje to przypadki, gdy umowa rozwiązuje się w trakcie okresu rozliczeniowego czasu pracy, a pracownik od początku tego okresu do dnia finiszu przepracował zgodnie ?z rozkładem czasu pracy:

- ?mniej, niż wynika to z norm czasu pracy, lub

- ?więcej, niż wynika to z norm czasu pracy.

Zdarza się to głównie w systemie równoważnego czasu pracy.

Przykład

Pracownik pracuje w pełnym wymiarze ?czasu pracy w systemie równoważnym, ?w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych obejmujących kwartały kalendarzowe. Jego zatrudnienie kończy się ostatniego dnia lipca. Zgodnie z harmonogramem przepracował w tym miesiącu 160 godzin. Ponieważ wymiar pracy ?w lipcu wynosi 184 godziny, pracownik powinien otrzymać dopłatę do wynagrodzenia ?za 24 nieprzepracowane godziny w związku ?z ułożonym przez pracodawcę rozkładem czasu pracy, a które wynikają z jego wymiaru czasu pracy.

Jeśli angaż ustaje przed upływem okresu rozliczeniowego, oprócz normalnego wynagrodzenia pracownik ma prawo do dodatku z art. 151 § 1 k.p., jeżeli od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania zatrudnienia pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy wynikające z art. 129 k.p.

Niewykluczona jest także sytuacja odwrotna. W części okresu rozliczeniowego przepracowanej przez etatowca, zanim zakończył angaż, pracował on mniej, niż wynikałoby z jego norm i wymiaru czasu pracy. W takich przypadkach przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości należnej za czas, jaki powinien przepracować w tym okresie zgodnie z wymiarem czasu pracy, ?w jakim jest zatrudniony, a nie za czas faktycznie przepracowany.

Niektóre składniki później

Nie wszystko jednak da się ustalić i wypłacić w dniu kończącym współpracę. Składniki wynagrodzenia naliczane po zamknięciu pewnych przedziałów czasu na podstawie danych uzyskiwanych dopiero po zakończeniu przyjętego okresu (np. kwartału czy nawet roku) w wielu przypadkach nie będą mogły być określone na ostatni dzień zatrudnienia.

Przykład

Poza stałą pensją pracownik otrzymuje premię miesięczną uzależnioną od łącznych wyników sprzedaży działu, w którym jest zatrudniony. Mamy tutaj do czynienia ze świadczeniem powiązanym z miesięcznymi wynikami sprzedaży. Przy czym nie opiera się to na efekcie pracy jednego pracownika, ale jest wynikiem poziomu sprzedaży wygenerowanego przez cały dział, w którym osoba ta jest zatrudniona. Nie ma więc możliwości wypłaty należnej mu części premii – proporcjonalnie do okresu pozostawania w zatrudnieniu w tym miesiącu – w dniu zakończenia pracy, gdy rozstaje się ?z pracodawcą, np. w połowie miesiąca. Wypłacona zostanie w terminie przyjętym w regulaminie.

Tak też do tego zagadnienia podszedł resort pracy w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 (pismo z 16 września 2010 r.): „(...) Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego »rozliczenia się« z obowiązków wynikających z zakończonej umowy.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, to w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych (...)".

Przy czym należy podkreślić – nie dotyczy to sytuacji, w których rozliczenie wymaga dokonania rachunków na podstawie dostępnych danych (np. ilości przepracowanego czasu w godzinach nadliczbowych). Wyjątek odnosić należy do składników wynagrodzenia niemożliwych do określenia na dzień zakończenia pracy dlatego, że brakuje danych umożliwiających dokonanie wyliczenia należności dla pracownika.

Banknoty zamiast urlopu

W dniu ustania zatrudnienia szef musi też rozliczyć pracownikowi niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotyczy to wakacji za trwający rok kalendarzowy w wymiarze proporcjonalnym do długości zatrudnienia u pracodawcy w tym roku oraz całego urlopu pozostałego z lat ubiegłych. Rozwiązanie umowy wyznacza kres możliwości udzielenia urlopu w naturze. Dlatego trzeba się rozliczyć finansowo, wypłacając odchodzącemu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane wakacje. Bezwzględnie trzeba to zrobić w dniu zakończenia zatrudnienia. Podkreślił to SN w wyroku z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00). Wskazał, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.

Przykład

Umowa z pracującym w firmie od kilku już lat rozwiązuje się za porozumieniem stron ?4 sierpnia. Do tego dnia pracownik wykorzystał łącznie tylko siedem dni tegorocznego urlopu (51 godzin – pracuje w równoważnym czasie pracy). Ma 3000 zł stałej pensji, otrzymuje premie miesięczne zależne od osiągniętego obrotu oraz premie kwartalne związane ?z wynikami działu, którym kieruje.

Ustalamy wymiar niewykorzystanego urlopu,

przyjmując, że pracownik ma prawo do 26 dni wypoczynku rocznie.

Przy określaniu urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Musimy więc przyjąć osiem miesięcy:

8/12 x 26 dni = 17,33 dnia. Wynik ten zaokrągla się w górę do pełnego dnia i otrzymujemy 18 dni należnego urlopu. Przeliczamy to na godziny, przyjmując zasadę, że dzień urlopu równa się ośmiu godzinom.

18 x 8 = 144 godziny

Pracownik wykorzystał już 51 godzin, a więc do rozliczenia ekwiwalentem pozostały 93 godziny.

Obliczamy należny ekwiwalent.

Przy ustalaniu ekwiwalentu składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Stałe składniki wynagrodzenia to przede wszystkim taka sama pensja miesięczna, ale też dodatki do wynagrodzenia wyrażone w niezmiennej kwocie (funkcyjny, stażowy) lub ustalone jako pewien procent wynagrodzenia miesięcznego o tej samej wysokości.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone mu w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ?tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości ?z tego okresu.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc ?(np. premia kwartalna, roczna), wypłacone ?w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Załóżmy, że pracownik z przykładu otrzymał ?w trzech miesiącach poprzedzających sierpień (maj, czerwiec, lipiec) premie miesięczne ?w łącznej wysokości 6000 zł oraz 12 000 zł premii kwartalnych w 12 miesiącach poprzedzających miesiąc, w którym doszło do rozwiązania umowy.

6000 zł : 3 = 2000 zł. To kwota, którą wliczymy do podstawy rozliczania ekwiwalentu z tytułu premii miesięcznych.

12 000 zł : 12 = 1000 zł. To kwota wliczana ?do podstawy ekwiwalentu w związku z otrzymywanymi premiami kwartalnymi.

3000 zł (stała pensja) + 2000 zł + 1000 zł = 6000 zł.

Ekwiwalent za niewykorzystany przez odchodzącego urlop wypoczynkowy ?oblicza się:

- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, a następnie,

- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,

- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

6000 zł : 20,83 = 288,05 zł

288,05 zł : 8 godzin = 36,01 zł.

36,01 zł x 93 godziny = 3348,93 zł.

Tyle ekwiwalentu pieniężnego należy się pracownikowi.

Czasami będzie coś ekstra

Niekiedy finiszowi zatrudnienia towarzyszy też wypłata odpraw. Dotyczy to tych przypadków, w których stosunek pracy rozwiązano w związku z sytuacją, gdy przepisy zobowiązują do uregulowania dodatkowego świadczenia. Dotyczy to o odprawy emerytalno-rentowej oraz tej będącej konsekwencją zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników.

Odprawa emerytalno-rentowa przysługuje pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty ?z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę. W wielu przypadkach należna będzie w dniu zakończenia zatrudnienia, ale nie we wszystkich. Wskazuje na to choćby Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2012 r. (I PK 24/12). Przesłankami nabycia prawa do odprawy rentowej są: rozwiązanie stosunku pracy, przyznanie prawa do renty i związek funkcjonalny między nimi. Przyznanie prawa do renty może nastąpić po pewnym czasie od ustania stosunku pracy, byleby między nimi występował związek funkcjonalny. Prawo do odprawy powstaje w chwili spełnienia wszystkich jego przesłanek, a więc w dacie przyznania prawa do renty, jeżeli następuje to po pewnym czasie od rozwiązania stosunku pracy.

Bezpośrednio z zakończeniem zatrudnienia powiązana jest też odprawa, gdy zatrudniony otrzymał wypowiedzenie albo rozwiązano z nim umowę na podstawie porozumienia stron w zakresie grupowych bądź indywidualnych zwolnień z przyczyn niedotyczących załogi. Takiej odprawy nie musi płacić zatrudniający mniej niż 20 pracowników, gdyż nie podlega pod ustawę z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.), a z kodeksu pracy taki obowiązek nie wynika.

Oczywiście prawo do zbliżonego świadczenia mogą gwarantować przepisy wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę.

Dniem wymagalności takiej odprawy jest dzień rozwiązania stosunku pracy. Odsetki za opóźnienie ?z wypłatą tego świadczenia przysługują od dnia następującego po tym, kiedy ustał stosunek pracy (wyrok SN z 21 października 1999 r., I PKN 320/99).