Zatrudnialiśmy pracownicę od 1 września 2013 r. do 11 kwietnia 2014 r. Przysługuje jej ekwiwalent za trzy godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego. Do końca marca 2014 r. była ona zaangażowana na pół etatu i zarabiała 900 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego plus premie zmienne od 100 do 400 zł miesięcznie. Od ?1 kwietnia otrzymywała 500 zł brutto miesięcznie stawki zasadniczej bez premii i miała 1/4 etatu. Jak obliczyć należny jej ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

– pyta czytelnik.

Przede wszystkim rzadko się zdarza, aby ekwiwalent za urlop opiewał na mniej niż pełny dzień urlopu wypoczynkowego. Urlopu udziela się bowiem w dni robocze dla podwładnego w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy tego dnia wynikającemu z rozkładu czasu pracy. Za dzień urlopu uznaje się wówczas osiem godzin pracy, chyba że zatrudnionego obowiązuje niższa, dobowa norma pracy. Wtedy dzień urlopu odpowiada tej niższej dobowej normie (art. 154

2

§ 1 i 2 k.p.). Na przykład pracownik niepełnosprawny w stopniu znacznym ma dzień urlopu wypoczynkowego równy siedmiu godzinom (art. 154

2

§ 3 k.p. w związku z art. 15 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.).

Udzielenie urlopu na część dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne wyjątkowo, gdy reszta wakacji pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar jego czasu pracy tego dnia (art. 154

2

§ 3 k.p.). Z jedną z takich sytuacji mamy tu właśnie do czynienia:

- ?zatrudniona miała dni robocze obejmujące trzy godziny pracy dziennie (co przy 1/4 etatu jest popularnym rozwiązaniem) albo

- ?grafik wyznaczał dni pracy z większym godzinowym wymiarem czasu pracy, ale pozostała do wykorzystania część urlopu wypoczynkowego jest niższa od dobowego wymiaru czasu pracy.

Jak pobory

Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, należy stosować reguły obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy ze zmianami wynikającymi z § 15–19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlop oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe). Szefowi powinna przy tym przyświecać zasada, że ekwiwalent ma odzwierciedlać takie wynagrodzenie, jakie zatrudniony by dostał, gdyby nadal w tym czasie pracował (wyrok Sądu Najwyższego z 5 lipca 2007 r., ?III PK 20/07).

Z podstawy wymiaru ekwiwalentu wyłącza się jednak:

- ?jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (głównie chodzi o nagrody),

- ?wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas przestoju niezawinionego przez pracownika,

- ?gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

- ?wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- ?ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

- ?dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

- ?wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- ?kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

- ?nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

- ?odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

- ?wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Które składniki uwzględnić

W podstawie wymiaru ekwiwalentu za urlop mieszczą się natomiast wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy z wyjątkiem wyłączeń wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Generalnie więc przyjmuje się zarówno wymienione wynagrodzenie zasadnicze, jak i zmienne premie miesięczne.

To, jak poszczególne należności wliczać do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, zależy od częstotliwości ich wypłaty. Składniki w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w pełnej kwocie miesięcznej należnej w miesiącu ustania zatrudnienia zgodnie z umową o pracę bądź z innym aktem nawiązującym stosunek pracy (np. mianowania). Takiego składnika płacowego nie wolno przyjąć we wskazanej podstawie w wysokości faktycznie przysługującej za czas przepracowany w ostatnim miesiącu trwania zatrudnienia. Grozi to nieuzasadnionym zaniżeniem ekwiwalentu za niewykorzystany wypoczynek.

Element zmienny

Zmienne składniki pensji należne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (tu zmienne premie miesięczne) wchodzą do podstawy wymiaru ekwiwalentu w średniej kwocie wypłaconej w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia (§ 16 ?ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Z kolei ruchome i w stałej stawce składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (m.in. premie i dodatki kwartalne, półroczne i roczne) przyjmuje się do tej podstawy w przeciętnej wysokości uiszczonej podczas 12 miesięcy występujących przed ostatnim miesiącem zatrudnienia (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Są to jednak ogólne reguły mające wiele wyjątków >patrz tabela.

Po modyfikacjach płacowych

U czytelnika mamy właśnie do czynienia z jednym z odstępstw od generalnej zasady z § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego. W miesiącu zwolnienia doszło bowiem do zmniejszenia zmiennego składnika wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc, któremu dodatkowo towarzyszyła redukcja wymiaru czasu pracy podwładnej. W razie modyfikacji w składnikach wynagrodzenia zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, jakie nastąpiły w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia i weszły w życie przed datą rozstania, podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop ustala się ponownie z uwzględnieniem korekt (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Oznacza to, że w tych okolicznościach ?z podstawy ekwiwalentu ?w ogóle wyłącza się zmienne premie miesięczne, ponieważ zakład przestał je wypłacać 31 marca 2014 r. Podstawę wymiaru tworzymy zatem wyłącznie z wynagrodzenia miesięcznego w stałej stawce należnej za kwiecień 2014 r., czyli z kwoty 500 zł brutto.

Jaki współczynnik

Tak oszacowaną podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop trzeba następnie podzielić przez współczynnik ekwiwalentu właściwy dla 2014 r. Dla zatrudnionego na pełnym etacie wynosi on 20,83. W ten sposób uzyskuje się wartość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Współczynnik ekwiwalentu to wskaźnik obrazujący średnią liczbę dni roboczych w poszczególnych miesiącach konkretnego roku kalendarzowego. Oblicza się go oddzielnie dla każdego roku, odejmując od łącznej liczby dni roku sumę występujących w nim niedziel, świąt ?i dni wolnych od pracy z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a wynik dzieląc przez 12.

Współczynnik 20,83 służy do ustalenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu osobom, których stosunek pracy uległ bądź ulegnie rozwiązaniu ?od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Nie ma znaczenia, czy ekwiwalent przysługuje za zaległy urlop wypoczynkowy (za poprzednie lata) czy za bieżący rok. Bez znaczenia jest też to, czy należy się on za podstawowy urlop wypoczynkowy, za dodatkowy czy w zamian za niewykorzystany urlop na krótką niedyspozycję (na żądanie). Współczynnik jest proporcjonalny do wymiaru czasu pracy i u pracownicy czytelnika wynosi 5,21 (20,83 zł x 1/4 etatu).

Końcowe działania

Potem ekwiwalent za jeden dzień urlopu szef dzieli przez normę dobową czasu pracy wiążącą etatowca, która ?nawet dla zatrudnionego ?w niepełnym wymiarze wynosi najczęściej osiem godzin. Następnie ekwiwalent za jedną godzinę urlopu trzeba pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (trzy godziny) i otrzymuje się końcową kwotę rekompensaty.